3 λόγοι για τους οποίους οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρειάζονται καλύτερους προϋπολογισμούς

Είμαι μη κερδοσκοπικό μέλος του διοικητικού συμβουλίου και θα σας πω: Ως επί το πλείστον, τραβάω τα μαλλιά μου στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου όταν φτάσουμε στον προϋπολογισμό. Συνήθως υπάρχει μια σειρά από αναφορές του QuickBooks, που παρουσιάζονται σε PDF, σε teeny-tiny γραμματοσειρά. Τα στοιχεία γραμμής δεν έχουν πάντα νόημα και συχνά είναι πολύ δύσκολο να διαπιστωθεί εάν μια συγκεκριμένη πρωτοβουλία είναι πραγματικά οικονομικά υγιής για μη κερδοσκοπικό σκοπό. Πολλοί μη κερδοσκοπικοί προϋπολογισμοί έχω κοιτάξει έξω από ολόκληρα κομμάτια της οργάνωσης ή προσπάθησα να πάρω υπερβολικά λεπτομερή ή υπεραπλουστευμένα πράγματα. οι πόροι αυτοί δεν είναι πολύ χρήσιμοι ως συνεχές εργαλείο

Δείτε επίσης: Πώς να ξεκινήσετε μια μη κερδοσκοπική εταιρεία

Ωστόσο, η κυβέρνηση των ΗΠΑ απαιτεί το διοικητικό συμβούλιο να εγκρίνει έναν ετήσιο προϋπολογισμό και το διοικητικό συμβούλιο πρέπει στη συνέχεια να επανεξετάσει προϋπολογισμού στις τακτικές συνεδριάσεις του διοικητικού Ο νόμος υπάρχει για έναν λόγο: Οι προϋπολογισμοί είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τα μη κερδοσκοπικά. Αλλά αν ο προϋπολογισμός σας είναι κάτι σαν αυτά που μόλις περιγράψαμε, γνωρίζετε ότι αυτή η όλη διαδικασία μπορεί να είναι δυσκίνητη και όχι ιδιαίτερα χρήσιμη ή πολύτιμη. Και αν ακόμη και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σας δεν μπορούν να πείτε τι προσπαθεί να πει ο προϋπολογισμός σας, τι γίνεται με τους δωρητές ή τις τράπεζες;

Υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για τον προϋπολογισμό. Ακολουθούν τρεις βασικοί λόγοι για να σκεφτείτε την αλλαγή της διαδικασίας μη κερδοσκοπικού προϋπολογισμού σας:

1. Μπορείτε να επωφεληθείτε περισσότερο από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σας εάν οι συναντήσεις είναι αποτελεσματικές.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι συνήθως πολύ απασχολημένοι, πολύ επιτυχημένοι. Έχουν ενταχθεί στο διοικητικό συμβούλιο σας για να σας βοηθήσουν να είστε πιο επιτυχημένοι και επειδή πιστεύουν στην αποστολή του μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα σας. Αλλά δεν έχουν το χρόνο να χορτάσουν τον κακό προϋπολογισμό σας και να το βάλουν σε φόρμα.

Τι θα συμβεί αν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σας θα μπορούσαν να εξετάσουν τον προϋπολογισμό σας online, ανά πάσα στιγμή και να δουν πώς συγκρίνεται με τα πραγματικά αποτελέσματα, τον προηγούμενο μήνα και τον ίδιο μήνα πέρυσι; Φανταστείτε αν το μέλος του διοικητικού συμβουλίου μπορούσε εύκολα να καταλάβει ποια προγράμματα και πρωτοβουλίες ήταν επιτυχημένα και βιώσιμα και ποια όχι. Φανταστείτε έναν κόσμο όπου τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ήταν χαρούμενα και ενθουσιασμένα να δουν τον προϋπολογισμό, να δουν τι συνέβαινε στην πραγματικότητα και να δώσουν καλύτερη ανταπόκριση, βοήθεια και υποστήριξη.

Αυτό μπορεί να συμβεί. Υπάρχουν καλύτερα εργαλεία για τη χρήση και μια καλύτερη μεθοδολογία που θα σας βοηθήσει να καταρτίσετε καλύτερους προϋπολογισμούς. Εδώ, στο Palo Alto Λογισμικό, πιστεύουμε ακράδαντα ότι η εξέταση του προϋπολογισμού σας κάθε μήνα - και η σύγκρισή του με τους σωστούς αριθμούς - θα αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε το μη κερδοσκοπικό σας προς το καλύτερο. Αυτοί οι "σωστοί αριθμοί" είναι:

• Πραγματικά αποτελέσματα
• Αποτελέσματα προηγούμενου μήνα
• Ίδιος μήνας του περασμένου έτους αποτελέσματα

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να επιτευχθεί αυτό είναι χρησιμοποιώντας ένα λογισμικό σχεδιασμένο για να το κάνει για εσάς. Φυσικά είμαι λίγο μεροληπτικός, δεδομένου ότι βοήθησα να το δημιουργήσω, αλλά η αλήθεια είναι ότι το LivePlan είναι αυτό το λογισμικό-έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε την επιχείρησή σας εύκολα και με ακρίβεια. Δεν υπάρχει τίποτα άλλο σαν αυτό. γι 'αυτό το καταφέραμε.

2. Οι δωρητές θέλουν να δουν πού πηγαίνουν τα χρήματά τους.

Όταν ένας πελάτης αγοράζει ένα προϊόν, θέλει απλώς το προϊόν στα χέρια του - συνήθως δεν ανησυχεί πολύ για το πού πηγαίνουν τα χρήματα από την πώληση. Οι δωρητές σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι διαφορετικοί: γι 'αυτούς, είναι όλα σχετικά με το πού πηγαίνουν τα χρήματα. Οι δωρητές θέλουν να δώσουν τα χρήματά τους μακριά σε "μια άξια αιτία", και πρέπει να τους δείξετε ότι αυτό είναι αυτό που είστε.

Μέρος της απόδειξης ότι είστε άξιος μιας δωρεάς δείχνει ότι θα δαπανήσετε τη δωρεά με σύνεση. Έχετε ακούσει ποτέ το Charity Navigator, τον ιστότοπο που κατατάσσει τις φιλανθρωπικές οργανώσεις με βάση το πόσο καλά χρησιμοποιούν τα χρήματά τους; Οι φιλόδοξοι δωρητές βασίζονται σε αυτού του είδους τις πληροφορίες για να αποφασίσουν πού και πόσο θα δωρίσουν και θα πρέπει να τις συμπεριλάβετε στον ιστότοπό σας και στα φυλλάδια σας. Και όταν έχετε έναν καλό προϋπολογισμό και μια ακόμη καλύτερη διαδικασία ανασκόπησης του προϋπολογισμού, αυτό είναι εύκολο να το κάνετε - όλα τα οικονομικά σας είναι ήδη καταχωρημένα, τρέχοντα και οργανωμένα σε τυποποιημένους πίνακες και γραφήματα, με πληροφορίες σχετικά με το γιατί ξοδεύετε ό, ξοδεύετε και τι ακριβώς ολοκληρώνει.

3. Όταν θέλετε να αναπτυχθείτε, θα χρειαστεί να ζητήσετε από μια τράπεζα δάνειο.

Το "μη κερδοσκοπικό" είναι λίγο άγνωστο, έτσι δεν είναι; Μια επιτυχημένη μη κερδοσκοπική εταιρεία δεν μπορεί να παράγει κέρδη, per se, αλλά κάνει περισσότερα χρήματα από αυτά που ξοδεύει. είναι απλώς μια μη κερδοσκοπική εταιρεία να επενδύει ξανά το 100% του "κέρδους" της στον οργανισμό, ώστε να μπορεί να επεκτείνει τις υπηρεσίες και τις δραστηριότητές της. Όμως, επειδή ένα μη κερδοσκοπικό ίδρυμα συνήθως βασίζεται σε δωρεές και επιχορηγήσεις για τα έσοδά του, μπορεί να μην έχει πολλά (ή οποιοδήποτε) "κέρδος" στο τέλος του έτους και η επέκταση μπορεί να έρθει πολύ αργά. μη κερδοσκοπικός οργανισμός εάν βλέπει την ευκαιρία να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες ή να επεκτείνει τις δραστηριότητές της, αλλά δεν έχει τα χρήματα εκ των προτέρων; Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να αποφασίσει να κάνει το ίδιο πράγμα που θα κάνει μια επιχείρηση: να αναζητήσει επιχειρηματικό δάνειο ή πιστωτική γραμμή. Και αν θέλετε ένα επιχειρηματικό δάνειο - ειδικά εάν θέλετε να κλειδώσετε τους καλύτερους όρους και επιτόκια - θα πρέπει να παρουσιάσετε καλύτερα έναν προϋπολογισμό νοκ-άουτ. Και όπως όλοι γνωρίζουμε, οι καλύτεροι προϋπολογισμοί δεν είναι αυτοί που είχαν χτυπηθεί σε μια εβδομάδα. οι καλύτεροι προϋπολογισμοί έχουν δημιουργηθεί με την τεχνογνωσία του οργανισμού σας, είναι συνεχώς επεξεργασμένοι και προσαρμοσμένοι ώστε να αντανακλούν τις μεταβαλλόμενες ανάγκες της αγοράς σας. Αν πάτε σε μια τράπεζα με προϋπολογισμό όπως το

που βρίσκεται στο χέρι, ειδικά εάν μπορείτε επίσης να δείξετε τα πραγματικά αποτελέσματα και τη στρατηγική σας για τη διαχείριση των μετρητών σας, έχετε αυξήσει σημαντικά την πιθανότητα να εξασφαλίσετε το δάνειο [Εικόνες μέσω Shutterstock, Andertoons

]