5 απλά βήματα για καλύτερη διαχείριση

Το άρθρο αυτό δημοσιεύθηκε αρχικά στο SBA.gov. Έχει αναδημοσιευτεί εδώ με άδεια.

Καλά νέα: Εδώ είναι μια απλή διαδικασία, με πέντε απλά βήματα, που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την επιχείρησή σας. Είναι εύκολο να το κάνετε και εάν δεν κάνετε κάτι τέτοιο ήδη, τότε αυτή η απλή προσθήκη στη διαδικασία σας θα σας προσφέρει σημαντική βελτίωση των επιχειρήσεων.

Βήμα 1: Οραματίστε την κύρια ιστορία σας

Κάντε ένα βήμα πίσω από την επιχείρηση και να απεικονίσει την κύρια επιχειρηματική ιστορία. Φανταστείτε τον ιδανικό πελάτη, τι θέλουν από την επιχείρησή σας, πώς θα σας βρουν και πώς οι μοναδικές ιδιότητες της επιχείρησής σας ταιριάζουν με αυτό που επιθυμεί αυτό το συγκεκριμένο άτομο.

Μην το κάνετε τόσο σκληρό και μην ιδρώνετε τις λεπτομέρειες. Δεν χρειάζεται καν να το γράψετε, αν και γράφοντας μερικά βασικά σημεία σφαιρών μπορεί να είναι πραγματικά πολύτιμο για να θυμάστε τον εαυτό σας - και άλλα αργότερα - για τη στρατηγική.

Κάνετε στρατηγική. Η πραγματική επιχειρηματική στρατηγική έχει τρία στοιχεία που συνδυάζονται: ταυτότητα, αγορά-στόχος και προσφορά επιχειρήσεων. Η ταυτότητά σας είναι αυτό που είναι μοναδικό για την επιχείρησή σας και η αγορά-στόχος και η προσφορά επιχειρήσεων πρέπει να καθοριστούν στρατηγικά. Η στρατηγική είναι εστιασμένη, επομένως εστιάστε επίσης στο ποιος δεν είναι στην αγορά σας και τι δεν κάνετε. Ποιος δεν είναι στην αγορά σας είναι τόσο σημαντικός όσο αυτός είναι και αυτό που δεν κάνετε είναι τόσο σημαντικό όσο αυτό που κάνετε. Για παράδειγμα, εάν το εστιατόριό σας είναι για μια ήσυχη, χαλαρή γαστρονομική εμπειρία φαγητού, μην προσφέρετε απογείωση ή οδηγείτε και δεν έχετε παιδιά να τρώνε δωρεάν.

Βήμα 2: Προσδιορίστε τις κύριες παραδοχές σας

Μην το κάνεις τόσο δύσκολο. Πάρτε ένα βήμα πίσω από την επιχείρηση για μια στιγμή, και σκεφτείτε τις υποθέσεις που κάνετε όλη την ώρα. Υποθέτετε, για παράδειγμα, μια υγιή οικονομία ή ισχυρή περιφερειακή ανάπτυξη ή καλό καιρό για την καλλιέργεια λεμονιών; Κατάλογος αυτών των βασικών υποθέσεων. Μην πηγαίνετε σε πάρα πολλές λεπτομέρειες, καθώς θα συναντήσετε φθίνουσες επιστροφές. Αυτό που θέλετε είναι μια καλή λίστα για να βοηθήσετε στην τακτική αναθεώρηση και αναθεώρηση (βλ. Βήμα 5 παρακάτω).

Βήμα 3: Ορίστε τα ορόσημα και τις μετρήσεις απόδοσης

Τα ορόσημα έχουν να κάνουν με ημερομηνίες, προθεσμίες και συγκεκριμένες ευθύνες εργασιών. Θα πρέπει να γράψετε αυτά για τον εαυτό σας και, αν έχετε μια ομάδα, για τα μέλη της ομάδας σας. Δεν παίρνετε πραγματικά την υπευθυνότητα στην επιχείρηση χωρίς να γράφετε και να συμφωνείτε για το τι θα έπρεπε να συμβεί, πότε θα συμβεί και ποιος πρέπει να το κάνει.

Ακόμη κι αν τρέχετε αποκλειστικά τη δική σας επιχείρηση, εξακολουθείτε να πρέπει να ορίσετε ορόσημα για να μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο αργότερα. Έχω μάθει τον σκληρό τρόπο σε αυτό το ένα, τόσο στην επιχείρησή μου διαβούλευση με ένα άτομο που έτρεξα για 14 χρόνια, και για την επιχείρηση προϊόντων 50 ατόμων έγινε. Εάν δεν γράψουμε τις προθέσεις μας, αργότερα ψέμαμε στους εαυτούς μας για το τι νόμιζα ότι θα κάνουμε. Ελπίζω ότι αυτό είναι μόνο εγώ και όχι εσείς, αλλά αμφιβάλλω.

Οι μετρήσεις απόδοσης προσθέτουν τη ραχοκοκαλιά και τη λογοδοσία. Ορισμένα αφορούν βασικές επιχειρηματικές επιδόσεις, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων, των άμεσων δαπανών και των εξόδων. Ωστόσο, είναι πολύτιμο να υπερβείτε τις βασικές μετρήσεις. Για παράδειγμα, οι οδηγοί παρακολούθησης, οι επισκέπτες του ιστότοπου, η επισκεψιμότητα, τα γεύματα που εξυπηρετούνται, οι εκπαιδεύσεις, τα ταξίδια, τα ποσοστά μετατροπής, οι παραγγελίες, οι παρουσιάσεις, οι εισερχόμενες κλήσεις, τα λεπτά ανά κλήση κ.ο.κ. Αυτές οι βασικές μετρήσεις απόδοσης σας βοηθούν να παραμείνετε στην κορυφή του παλμού της επιχείρησής σας.

Βήμα 4: Διαχείριση των μετρητών της επιχείρησής σας

Τα κέρδη από μόνο του δεν εγγυώνται μετρητά. Για παράδειγμα, μπορείτε να είστε κερδοφόροι, αλλά έχετε πάρα πολλά μετρητά δεμένα σε λογαριασμούς εισπρακτέους ή αποθέματα, έτσι ώστε να καταλήξετε χωρίς αρκετά χρήματα για να κάνετε μισθοδοσία ή να καλύψετε τα απαραίτητα έξοδα. Για να διαχειριστείτε τα μετρητά, πρέπει να σχεδιάσετε τις πωλήσεις, τις άμεσες δαπάνες, τα έξοδα, τις πρόσθετες δαπάνες (για την εξόφληση του δανείου, την αγορά περιουσιακών στοιχείων κ.α.) και τα πρόσθετα έσοδα (από το δανεισμό, τη νέα επένδυση, την πώληση περιουσιακών στοιχείων κλπ.

Σε αυτή την περίπτωση, μην προσπαθήσετε να προβλέψετε το μέλλον. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι πωλήσεις, το κόστος και οι δαπάνες σχετίζονται μεταξύ τους, οπότε αργότερα, όταν οι πωλήσεις διαφέρουν από τις προσδοκίες, έχετε έναν εύκολο χρόνο να εντοπίσετε τις σχετικές αλλαγές που πρέπει να περιμένετε. Σκεφτείτε τι οδηγεί τις πωλήσεις, όπως η τιμολόγηση, τα έξοδα μάρκετινγκ, η κυκλοφορία, οι μετατροπές, οι οδηγοί, οι αγωγοί και ούτω καθεξής. Και μην πάτε σε πάρα πολύ λεπτομέρεια επειδή, όπως και με τις παραπάνω υποθέσεις, θα συναντήσετε φθίνουσες επιστροφές εάν το κάνετε. Για παράδειγμα, ένα εστιατόριο δεν πρέπει να ανησυχεί για την προβολή των πωλήσεων για κάθε στοιχείο μενού, αλλά πρέπει να συνοψίζει και να συγκεντρώνει για δείπνα, γεύματα, ποτά και άλλα. Ομοίως, ένα βιβλιοπωλείο δεν χρειάζεται να προβάλει πωλήσεις με τίτλο, συγγραφέα ή θέμα, αλλά μάλλον σκληρό εξώφυλλο, μαλακό εξώφυλλο, περιοδικά και άλλα. Κρατήστε τις κατηγορίες σας διαχειρίσιμες.

Βήμα 5: Επανεξέταση, αναθεώρηση, επανάληψη

Ορίστε μια συγκεκριμένη ημέρα του μήνα, όπως κάθε τρίτη Πέμπτη, για να ελέγξετε τα αποτελέσματα και να αναθεωρήσετε όπως είναι απαραίτητο. Εάν εργάζεστε με άλλους, σιγουρευτείτε ότι γνωρίζουν αυτή την τακτική μηνιαία συνάντηση και χάνουν μόνο για καλούς επιχειρηματικούς λόγους.

Ξεκινήστε τη συνάντησή σας με τη λίστα υποθέσεων σας. Προσδιορίστε εάν οι υποθέσεις έχουν αλλάξει και πώς και τι σημαίνει αυτό για την επιχείρησή σας.

Συμπεριλάβετε μια ανασκόπηση των ορόσημων για τον τελευταίο μήνα, συμπεριλαμβανομένου του εάν ή όχι τα αναμενόμενα ορόσημα έχουν επιτευχθεί. Στη συνέχεια, εξετάστε τα ορόσημα για τον επόμενο μήνα, για να αναθεωρήσετε τις προσδοκίες και να συγκρίνετε τα ορόσημα με τις υποκείμενες υποθέσεις.

Τέλος, αναθεωρήστε τις μετρήσεις απόδοσης. Παρακολουθήστε και διαχειριστείτε τη διαφορά μεταξύ της πραγματικής απόδοσης και των καθιερωμένων προσδοκιών.

Και τώρα, lo και behold, έχετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο

Δεν χρησιμοποίησα τις λέξεις "επιχειρηματικό σχέδιο" στον τίτλο ή στην πρώτη παράγραφο, επειδή δεν ήθελε να σας αποσπάσει ο μύθος του εγγράφου επίσημου επιχειρηματικού σχεδίου. Πάρα πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων διαβάζουν τις λέξεις "επιχειρηματικό σχέδιο" και απορρίπτουν την ιδέα, σκεπτόμενοι μερικές δύσκολες γραπτές αναφορές που θυμίζουν μια έντυπη εργασία, που δεν χρειάζονται, εκτός εάν υποβάλλουν αίτηση για εμπορική πίστωση, επιδιώκουν επενδύσεις ή ασχολούνται με θέματα όπως η πώληση της επιχείρησης ή η διαχείριση διακανονισμού διαζυγίου.

Το πραγματικό επιχειρηματικό σχέδιο, ωστόσο, είναι τόσο απλό όσο αυτά τα πέντε βήματα. Αν διατηρείτε το επιχειρηματικό σας σχέδιο φρέσκο ​​και ενημερωμένο, βελτιστοποιεί τη διαχείριση της εταιρείας σας. Τέλος, όταν χρειάζεστε ένα επίσημο σχέδιο, μπορείτε να πάρετε αυτό το πραγματικό επιχειρηματικό σχέδιο και να το ντύσετε με περισσότερες περιγραφές και εξηγήσεις για τους ξένους και να το εκτυπώσετε ως ένα επίσημο έγγραφο επιχειρηματικού σχεδίου.