Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα διατήρησης αρχείων για την επιχείρησή σας

Όλοι γνωρίζουμε ή πρέπει να γνωρίζουμε ότι πρέπει να σώσουμε και να διαφυλάξουμε τα επιχειρησιακά μας αρχεία. Όταν ξεκινάμε, είναι εύκολο να παραμείνουμε σε κάθε έγγραφο, απόδειξη, τιμολόγιο και επιχειρηματικό αρχείο. Αλλά μετά από μερικά χρόνια διαπιστώνουμε ότι όλα αυτά τα αρχεία που κρατάμε παίρνουν περισσότερο χώρο σε αρχειοθήκες από τους χώρους εργασίας για τους εαυτούς μας και τους υπαλλήλους μας.

Τα καλά νέα είναι ότι πραγματικά δεν χρειάζεται να κρατήστε όλα αυτά τα αρχεία για πάντα. Ναι, μερικοί πρέπει να κρατήσουμε για πάντα. Κάποια κρατάμε μόνο μέχρι να έχει ο IRS ο δρόμος μαζί μας. Και μερικοί πρέπει να κρατήσουμε για λίγα μόνο χρόνια.

Ο καθορισμός των αρχείων που πρέπει να τηρούνται και για πόσο καιρό είναι λίγο πιο δύσκολο. Και η σωστή διάθεση των προσωρινών αρχείων δεν είναι τόσο απλή όσο ακριβώς πετώντας τα χαρτιά στο κάδο ανακύκλωσης.

Εδώ είναι το σημείο όπου παίζεται το πρόγραμμα διατήρησης αρχείων. Αυτό το έγγραφο απαριθμεί τους τύπους αρχείων που παράγει η επιχείρησή σας (οικονομικά, προσωπικό, εγχειρίδια εργαζομένων, συμβόλαια, διαδικασίες, πρακτικά συνεδριάσεων, δηλώσεις πολιτικής, δηλώσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων … ο κατάλογος μπορεί να φανεί ατελείωτος). προσδιορίζει τυχόν νομικές απαιτήσεις για το χρονικό διάστημα που πρέπει να τηρείται το αρχείο και την απαιτούμενη αρχή, όπως το IRS ή ο νόμος Sarbanes-Oxley · θα σημειώσει πόσο καιρό το ρεκόρ χρησιμοποιείται γενικά ενεργά στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. και ενδέχεται να περιέχουν και άλλες πληροφορίες, όπως για παράδειγμα ότι τα αρχεία περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ταυτοποίησης. και αν τα μικροφίλμ ή τα ψηφιακά σαρωμένα αντίγραφα είναι αποδεκτές νομικές εναλλακτικές λύσεις σε σχέση με το έντυπο έγγραφο.

Αναζητήστε στο Διαδίκτυο και θα βρείτε πολλές πληροφορίες σχετικά με τα Δελτία Διατήρησης Αρχείων και τα δείγματα, όπως αυτή που προσφέρεται ευγενικά από τη Millennium Records Management. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι ένα δείγμα χρονοδιαγράμματος είναι απλώς μια γενικευμένη αναπαράσταση αυτού που μοιάζει. Το χρονοδιάγραμμα διατήρησης των εγγραφών σας θα είναι προσαρμοσμένο στο είδος της επιχείρησής σας, όπου βρίσκεστε, σε ποιες πολιτείες και / ή στις χώρες που ασκείτε τις δραστηριότητές σας, ανεξάρτητα από το αν είστε εισηγμένες στο χρηματιστήριο ή είστε εισηγμένες στο χρηματιστήριο, δημόσιο ίδρυμα, ➢

Θα θέλατε να συνεργαστείτε με τον λογιστή σας, τον νομικό σας σύμβουλο και / ή μια επαγγελματική εταιρεία διαχείρισης αρχείων για να αναπτύξετε και να εδραιώσετε τα δικά σας.

Εφαρμόζετε επίσημα το Πρόγραμμα Διατήρησης Αρχείων όλοι στην εταιρεία σας το γνωρίζουν. Αυτό βοηθά να διασφαλίσουμε ότι τα ζωτικά σας αρχεία είναι στην πραγματικότητα διατηρούνται στην πρώτη θέση. Αργότερα, πείτε ότι έχετε πολλά αρχεία καταγραφής λογαριασμών πληρωτέων τιμολογίων. Το Πρόγραμμα κράτησής σας λέει ότι πρέπει να τα κρατήσετε για 6 χρόνια, αλλά η εμπειρία σας δείχνει ότι πραγματικά τα παίρνετε μόνο για 3 χρόνια. Γνωρίζοντας αυτό, μπορείτε να απελευθερώσετε τον χώρο γραφείου / γραφείου σας μεταφέροντας αυτές τις εγγραφές για να εξασφαλίσετε αποθήκευση εκτός χώρου ή αποδεκτά εναλλακτικά μέσα αποθήκευσης

Μόλις έχετε αρχεία που φτάνουν στο τέλος της περιόδου διατήρησής τους, μπορείτε να τα απορρίψετε. Αλλά, όπως είπα, δεν μπορείτε απλά να τους πετάξετε στο δοχείο ανακύκλωσης. Πρέπει να έχετε μια καθιερωμένη διαδικασία για τη διάθεσή τους. Ναι, πρέπει να δημιουργήσετε περισσότερη τεκμηρίωση για να απαλλαγείτε από παλιά έγγραφα.

Θα θελήσετε να υπογράψετε τους ανθρώπους που δημιούργησαν τα αρχεία ότι δεν χρειάζονται πλέον τα αρχεία. Πρέπει να σημειώσετε ότι τα αρχεία έχουν φτάσει στο τέλος της περιόδου διατήρησής τους σύμφωνα με το καθιερωμένο πρόγραμμα διατήρησης αρχείων και να ελέγξετε ότι η περίοδος διατήρησής τους δεν έχει παραταθεί λόγω ελέγχων, διαφορών κ.λπ.

Θα χρειαστεί να πιστοποιήσετε πότε, πώς και από ποιον τα έγγραφα καταστράφηκαν. Αυτό είναι σήμερα πιο εύκολο από ό, τι στο παρελθόν, όταν πέρασα πολλές ώρες μεταφέροντας κουτιά σε μια αποβάθρα φόρτωσης και τροφοδοτώντας το χαρτί σε έναν τεμαχιστή δίπλα σε έναν κάδο. Τα τελευταία χρόνια, οι εταιρείες κινητής τεμαχισμού έχουν πολλαπλασιαστεί. Θα οδηγήσουν τους τεράστιους τεμαχιστές κοντέιντ σε φορτηγά, θα μεταφέρουν τα κιβώτια σας στο φορτηγό, θα σας δείξουν την καταστροφή τους και θα σας δώσουν πιστοποιητικό καταστροφής.

Η καθιέρωση, η εφαρμογή και η τήρηση ενός Χρονοδιαγράμματος Διατήρησης Αρχείων θα προχωρήσουν πολύ στην εξασφάλιση της διατήρησης και διατήρησης των σημαντικών αρχείων που χρειάζεστε για να συνεχίσετε την επιχείρησή σας. Και, σε μια χειρότερη περίπτωση, θα πρέπει να παγιδευτείτε σε δικαστικές υποθέσεις ή κάτι παρόμοιο, να αποδείξετε ότι τα αρχεία σας φυλάσσονται και καταστρέφονται σε μια τακτικά εμφανιζόμενη, καθιερωμένη, εγκεκριμένη και τεκμηριωμένη διαδικασία και όχι σε μεσάνυχτα καίγονται πίσω από τον αχυρώνα μια ερασιτεχνική προσπάθεια να αποφύγουμε την κακοποιότητα και την ευθύνη ή να παρεμποδίζουμε τη νομική διαδικασία