Πέντε τρόποι για να καθαρίσετε την επιχείρησή σας IT

Αν εκμεταλλευτείτε την άνοιξη για να ταξινομήσετε το γραφείο σας, να καθαρίσετε τα χαρτιά σας και να πάρετε το διαχειριστή σας στην τάξη, μην παραμελήστε τα συστήματα πληροφορικής σας.

Είναι καλή ιδέα να αναθεωρήσετε ορισμένα βασικά περιοχές των συστημάτων του υπολογιστή σας κάθε 12 μήνες περίπου. Η επανεξέταση αυτών των πέντε κρίσιμων πτυχών δεν θα πρέπει να διαρκέσει πολύ, αλλά θα σας δώσει την εμπιστοσύνη ότι είστε ενημερωμένοι και μην ξοδεύετε περισσότερα για την πληροφορική από ό, τι χρειάζεστε.

1. Εξετάστε το αποθεματικό σας πληροφορικής

Η κατοχή ενημερωμένης καταγραφής του συνόλου του εξοπλισμού και των πόρων πληροφορικής στην επιχείρησή σας είναι χρήσιμη για διάφορους λόγους. Vitally, σας βοηθά να παρακολουθείτε μερικά από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, πληρώνετε για οποιοδήποτε υλικό ή λογισμικό αλλά δεν το χρησιμοποιείτε; Μπορείτε να αναδιανείμετε πιο χρήσιμα αυτούς τους πόρους;

Αυτές τις μέρες, υπάρχουν πολλά χρήσιμα εργαλεία που σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα αποθεματικό πληροφορικής. Ελέγξτε το Spiceworks, το οποίο προσφέρει μια δωρεάν εφαρμογή που σαρώνει το δίκτυό σας για να εντοπίσει όλο το υλικό και το λογισμικό σας.

2. Επανεξετάστε την υποστήριξη IT

Είναι κοινό για τις μικρότερες επιχειρήσεις να έχουν στενή εργασιακή σχέση με μια τοπική εταιρεία υποστήριξης πληροφορικής, αντί να στηρίζονται αποκλειστικά στην τεχνογνωσία πληροφορικής στο πλαίσιο της επιχείρησής τους. Εάν ο προμηθευτής πληροφορικής σας γνωρίζει την επιχείρησή σας, τότε τερματίζοντας τη σύμβαση για να κάνετε μια μικρή εξοικονόμηση είναι σχεδόν σίγουρα μια ψεύτικη οικονομία. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι μια πολύ καλή ιδέα να επανεξετάσετε τις απαιτήσεις υποστήριξης IT μία φορά το χρόνο. Για παράδειγμα, επενδύσατε σε οποιοδήποτε νέο εξοπλισμό ή λογισμικό που δεν καλύπτεται από την τρέχουσα σύμβαση υποστήριξης; Όταν αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα, ο πάροχος υποστήριξης σας απαντά εγκαίρως;

3. Αναθεωρήστε τον παροχέα υπηρεσιών Διαδικτύου

Αυτές τις μέρες, μάλλον βασίζεστε στη σύνδεσή σας στο Internet σχεδόν όσο και η παροχή ρεύματος ή το τηλέφωνό σας. Αλλά αντίθετα με την ηλεκτρική ενέργεια που θεωρούμε δεδομένη, όσον αφορά την ευρυζωνικότητα των επιχειρήσεων, μπορεί να υπάρξουν μεγάλες διαφορές μεταξύ των πακέτων.

Αν η εταιρεία σας έχει επεκταθεί τον τελευταίο χρόνο ή έχει αρχίσει να χρησιμοποιεί περισσότερες υπηρεσίες online - όπως backup cloud ή φιλοξενείται CRM θα μπορούσε να λειτουργήσει πιο αποτελεσματικά με τη μετάβαση σε μια ταχύτερη σύνδεση. Σε κάθε περίπτωση, καθώς οι πάροχοι προσφέρουν συχνά προσφορές για νέους πελάτες, μπορεί να αξίζει να αλλάξετε - ή τουλάχιστον να απειλήσετε - αν δεν είστε σύμβαση.

4. Αξιολογήστε το web hosting

Ο κόσμος της φιλοξενίας ιστοσελίδων έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Οι τιμές έχουν μειωθεί και τα πακέτα έχουν γίνει πιο ισχυρά, με πολλές νέες εφαρμογές και δυνατότητες διαθέσιμες. Αυτό το μόνο και μόνο κάνει καλό να επανεκτιμηθεί η υπηρεσία φιλοξενίας σας, αν δεν το έχετε εξετάσει σε λίγο.

Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς έχει γίνει η φιλοξενία σας τους τελευταίους 12 μήνες. Ήσασταν ευχαριστημένος με την υπηρεσία; Λειτουργείτε κοντά στα όρια αποθήκευσης ή δεδομένων; Εάν αρχίσετε να πιέζετε αυτά, είναι καλύτερο να αναβαθμίσετε νωρίς παρά να περιμένετε έως ότου τελικά ολοκληρώσετε την υπηρεσία.

5. Δείτε τι σκέφτονται οι εργαζόμενοι σας

Για να διαπιστώσετε πραγματικά πώς να βελτιώσετε τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών σας, πρέπει να ζητήσετε από τους ανθρώπους που τις χρησιμοποιούν καθημερινά, την ημέρα. Ακόμη και αν τα πράγματα λειτουργούν ομαλά συνολικά, υπάρχουν πιθανότατα τρόποι για να διευκολύνουν την ομάδα σας.

Το προσωπικό σας μπορεί να θέσει το ζήτημα να φέρει τη δική σας συσκευή (BYOD), η οποία τους βλέπει χρησιμοποιώντας το δικό τους εξοπλισμό πληροφορικής στην εργασία. Ή μπορεί να είναι μόνο ένα μικρό πράγμα, όπως η αλλαγή της πολιτικής κωδικού πρόσβασης ή η βελτίωση της κάλυψης Wi-Fi στο γραφείο. Αυτές οι μικρές βελτιώσεις μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στην παραγωγικότητα.