Για να τεμαχίσουμε ή να μην τεμαχίσουμε; Η τήρηση αρχείων για νέες επιχειρήσεις

Η εκκίνηση της επιχείρησής σας είναι ένα συναρπαστικό πρώτο βήμα στον κόσμο του πλοίου. Είναι επίσης η αρχή της σχέσης σας με το IRS.

Είστε νομικά υποχρεωμένοι να τηρείτε τα οικονομικά αρχεία στο χέρι για το IRS. Ποιες όμως πρέπει να κρατήσετε και ποιες είναι οι πρόσθετες γραφειοκρατικές παρεμβάσεις;

Στην ηλεκτρονική υπηρεσία λογιστικής Bench, είμαστε ειδικοί όταν πρόκειται για τις λεπτότερες αποχρώσεις της παρακολούθησης των οικονομικών σας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξετάσουμε ποια αρχεία πρέπει να διατηρήσετε, πόσο καιρό θα πρέπει να τα διατηρήσετε και μερικές αποτελεσματικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κρατήσετε τα αρχεία σας οργανωμένα.

Δείτε επίσης: Μπορώ να το ξοδέψω; Ένας Λογιστής Εξηγεί τον Κόσμο των Γνωστοποιήσεων

Τι φορολογικά αρχεία πρέπει να κρατήσω;

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος ή είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, το IRS απαιτεί να φυλάσσετε έγγραφα που υποστηρίζουν τις απαιτήσεις εισοδήματος,, ή πίστωση που εμφανίζεται στο έντυπο φορολογικής σας δήλωσης. Αυτό αποδεικνύει ότι έχετε κερδίσει αυτό που είπατε στο IRS που κερδίσατε ή αγόρασα αυτό που είπατε στο IRS που αγοράσατε

Γενικά, η τεκμηρίωση που πρέπει να φυλάξετε περιλαμβάνει:

• Έσοδα
• Δηλώσεις τραπεζών και πιστωτικών καρτών
• Λογαριασμοί
• Ακυρωμένοι έλεγχοι
• Τιμολόγια
• Απόδειξη πληρωμών
• Οικονομικές καταστάσεις από λογιστή σας
• Προηγούμενες φορολογικές δηλώσεις
• του εισοδήματος, της έκπτωσης ή της πίστωσης που εμφανίζεται στη φορολογική σας δήλωση
• Λάβετε υπόψη ότι δεν πρόκειται για εκτενή κατάλογο. Η φύση και η νομική δομή της επιχείρησής σας θα επηρεάσει τα αρχεία που πρέπει να διατηρήσετε για το IRS.

Το βάρος της απόδειξης είναι σε εσάς, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης, να παράσχετε όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Έτσι, όταν αρχίζετε την τήρηση αρχείων, υπακούστε σε αυτή την απλή αρχή:

Κρατήστε τα πάντα. Σε περίπτωση ελέγχου, η πρώτη γραμμή άμυνάς σας είναι αποδείξεις και φορολογικά αρχεία. Η αποθήκευση όλων αυτών θα μεγιστοποιήσει το επίπεδο προστασίας σας. Επίσης, διατηρώντας τις εγγυήσεις των εισπράξεων σας, θα είστε σε θέση να διεκδικήσετε οποιεσδήποτε φορολογικές ελαφρύνσεις που οφείλετε.

Δείτε επίσης: 7 Συνήθειες Λογιστικής Ο καθένας πρέπει να υιοθετήσει

Μια πιθανή εξαίρεση: Ο κανόνας $ 75

δεν απαιτείται νόμιμα να διατηρείτε αποδείξεις. Για παράδειγμα, το IRS δεν απαιτεί από εσάς να κρατάτε εισπράξεις για ταξίδια (μείον στέγαση), διασκέδαση, δώρα ή μεταφορά, εφ 'όσον ισχύουν τα εξής:

Η δαπάνη, εκτός από τη διαμονή, είναι μικρότερη από $ 75

• Η δαπάνη είναι για μεταφορά και μια απόδειξη δεν είναι άμεσα διαθέσιμη
• Ωστόσο, να έχετε κατά νου ότι σε περίπτωση ελέγχου, οποιαδήποτε δαπάνη μπορεί να τεθεί υπό αμφισβήτηση - ακόμη και κάτω από $ 75.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις κατευθυντήριες γραμμές του IRS σχετικά με την απόδειξη δαπανών κάτω από $ 75.

Δείτε επίσης: Λογαριασμός εξαπατήσεως του λογαριασμού

Πόσο καιρό να διατηρείτε τα φορολογικά σας αρχεία

Ο κανόνας των τριών ετών:

καταγράφει για τρία έτη μετά την ημερομηνία που καταθέσατε την επιστροφή ή από την ημερομηνία λήξης της εν λόγω επιστροφής (όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη). Εάν υποβάλετε την επιστροφή σας νωρίς, αντιμετωπίζεται σαν να έχει κατατεθεί κατά την ημερομηνία λήξης.

Αυτός ο κανόνας τριών ετών έρχεται σε μας μέσω του Καταστατικού Περιορισμών, το οποίο είναι η περίοδος κατά την οποία εσείς, ο φορολογούμενος, φορολογική δήλωση - ή στην οποία το IRS μπορεί να ελέγξει την εν λόγω φορολογική δήλωση. Μόλις λήξει η περίοδος περιορισμού, δεν χρειάζεται πλέον να τηρείτε φορολογικά αρχεία για την περίοδο αυτή.

Εξαιρέσεις από τον κανόνα των τριών ετών:

Όπως πάντα, υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτόν τον κανόνα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να διατηρήσετε τα αρχεία σας περισσότερο από τα τριετή απαιτήσεις του Καταστατικού Περιορισμών. Οι εξαιρέσεις περιλαμβάνουν:

Κακές οφειλές και άχρηστες κινητές αξίες:

Εάν αφαιρέσατε το κόστος καθενός από αυτά στις φορολογικές δηλώσεις σας, διατηρήστε το αρχείο για επτά χρόνια Παραλείπεται το εισόδημα:

έσοδα προς το IRS και είναι πάνω από το 25 τοις εκατό του ακαθάριστου εισοδήματος που δηλώνεται κατά την επιστροφή σας, να τηρείτε αρχεία για έξι χρόνια μετά την ημερομηνία που υποβάλατε ή την ημερομηνία λήξης της επιστροφής, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη Αρχεία υπαλλήλων:

Τα αρχεία της απασχόλησης θα πρέπει να φυλάσσονται τέσσερα χρόνια μετά την καταβολή των οφειλόμενων φόρων μισθοδοσίας ή πληρωμής - όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη. Απαράδεκτες επιστροφές:

Αν συμπληρώσετε μια επιστροφή με δόλο καλύτερα να την κρατήσετε. Δεν υπάρχει κανόνας περιορισμού των επιστροφών που παραπλανούν το IRS Αρχεία περιουσιακών στοιχείων:

Θα πρέπει να τηρείτε αρχεία που συνδέονται με την κατοχή περιουσιακών στοιχείων κατά τη διάρκεια του καθεστώτος των περιορισμών-τρία χρόνια μετά την άφιξη της εν λόγω περιουσίας Όσον αφορά τα αρχεία ιδιοκτησίας, πρέπει να διατηρήσετε την τεκμηρίωση, όπως πράξεις, τίτλοι και αρχεία βάσης κόστους. Αυτό σας επιτρέπει να υπολογίσετε τυχόν απόσβεση, απόσβεση ή έκπτωση εξόφλησης, καθώς και παράγοντας το κέρδος ή τη ζημία όταν πουλάτε ή διαθέτετε το ακίνητο.

Δείτε επίσης: 6 Λογιστικά λάθη που θέτουν σε κίνδυνο τις μικρές επιχειρήσεις

αποδείξεις αποθήκης και φορολογικά αρχεία

Μόλις καθορίσετε ποια αρχεία πρέπει να διατηρήσετε και για πόσο καιρό, είναι καιρός να δημιουργήσετε ένα σύστημα για την οργάνωση τους.

Ευτυχώς, το IRS δέχεται ψηφιακά έγγραφα, εφόσον είναι πλήρη και ακριβή αναπαραγωγή των πρωτοτύπων. Κατόπιν αιτήματος, πρέπει να είστε σε θέση να παράγετε ένα αναγνωρίσιμο, τυπωμένο αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου.

Αυτό σημαίνει ότι έχουν περάσει οι ημέρες χρήσης ενός καμαρωτού καταψύκτη για την αποθήκευση των φορολογικών σας αρχείων. υπάρχουν ορισμένες ψηφιακές λύσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάτε χωρίς χαρτί και να διατηρήσετε τα αρχεία σας στην τάξη.

Οι επιλογές αποθήκευσης cloud όπως Dropbox, Evernote ή Google Drive σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας με ασφάλεια σε απευθείας σύνδεση. Μόλις εγκατασταθεί η επιχείρησή σας, εάν διαπιστώσετε ότι έχετε να αντιμετωπίσετε πολλή γραφειοκρατία, σκεφτείτε να επενδύσετε σε αυτόματο σαρωτή υψηλής ταχύτητας για να καταστήσετε την ηλεκτρονική μεταφορά πιο αποτελεσματική.

Είναι επίσης καλή ιδέα να κρατήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας τα έγγραφα σας, είτε σε μια συσκευή φυσικής αποθήκευσης που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης είτε σε έναν δευτερεύοντα λογαριασμό σύννεφο.

Δείτε επίσης: Λογιστική Μικρών Επιχειρήσεων 101: 9 Βήματα για την Παρακολούθηση της Νέας Επιχείρησής σας

Διατήρηση Μηνυμάτων για μη φορολογικούς σκοπούς

Μόλις δεν χρειάζεται πλέον να παραμείνετε σε ένα έγγραφο για φορολογικούς σκοπούς, ελέγξτε ξανά ότι σίγουρα δεν το χρειάζεστε πριν το τεμαχίσετε. Οι δανειστές, ο δικηγόρος ή η ασφαλιστική εταιρεία σας ίσως χρειαστεί να τις κρατήσετε για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ό, τι το IRS.

Εάν χρησιμοποιείτε διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης, αντί να διαγράψετε έγγραφα που δεν χρειάζεστε πλέον, μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε μόνιμα. να περιηγηθείτε στις γκρίζες περιοχές της τήρησης αρχείων μικρών επιχειρήσεων και να δημιουργήσετε ένα σύστημα χωρίς χαρτιά οργάνωσης θα σας εξοικονομήσει από τους κινδύνους της ακαταστασίας του γραφείου, ενώ βεβαιωθείτε ότι παίζετε πάντα σύμφωνα με τους κανόνες