Πώς να αναθέσετε την εργασία σας σε εξωτερικούς συνεργάτες
ΠαÏ?αμÏ?θι χωÏ?ίς όνομα (Tale Without Name)
Πίνακας περιεχομένων:
- Παρόλο που έχετε λάβει την απόφαση να αναθέσετε εξωτερικές εργασίες εξαιτίας ενός αυξανόμενου φόρτου εργασίας, είναι αυτονόητο ότι το σημαντικότερο και ζωτικότερο έργο θα πρέπει σίγουρα να παραμείνει στο σπίτι. Θα έχετε περισσότερο έλεγχο και εισροές πάνω σε αυτό που παράγεται και αυτό το έργο θα διεξαχθεί από άτομα που έχουν μια πιο λεπτομερή γνώση της επιχείρησής σας και πώς λειτουργεί.
- Ανάθεση σε εξωτερικό υπάλληλο μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εταιρείας είναι ουσιαστικής σημασίας για τη διατήρηση της επαφής, τον καθορισμό των προσδοκιών και των καθηκόντων, καθώς και για τον ακριβή τρόπο καταγραφής του ποιος είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντα - αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν υπάρχει ποτέ διαμάχη ή σύγχυση ως προς το τι αναμενόταν από έναν εξωτερικό υπάλληλο.
Οι εργασίες εξωτερικής ανάθεσης έχουν τα πλεονεκτήματά της. δηλαδή, μπορεί να πάρει κάποια πίεση από την εσωτερική σας ομάδα, αλλά υπάρχουν προφανείς ανησυχίες σχετικά με το να επιτρέπεται σε έναν εξωτερικό συνεργάτη, ανεξάρτητα από το πόσο ειδικευμένοι ή έμπειροι είναι, να συμβάλλουν στη λειτουργία και την απόδοση της επιχείρησής σας. τα καθήκοντα των παρόχων υπηρεσιών εξωτερικής ανάθεσης
Παρόλο που έχετε λάβει την απόφαση να αναθέσετε εξωτερικές εργασίες εξαιτίας ενός αυξανόμενου φόρτου εργασίας, είναι αυτονόητο ότι το σημαντικότερο και ζωτικότερο έργο θα πρέπει σίγουρα να παραμείνει στο σπίτι. Θα έχετε περισσότερο έλεγχο και εισροές πάνω σε αυτό που παράγεται και αυτό το έργο θα διεξαχθεί από άτομα που έχουν μια πιο λεπτομερή γνώση της επιχείρησής σας και πώς λειτουργεί.
Όταν ένα άτομο λειτουργεί εκτός ενός εργασιακού περιβάλλοντος, φυσικά έχετε λιγότερο έλεγχο και εισροή πάνω από το έργο που παράγουν και τη μέθοδο με την οποία το κάνουν.
Εάν απασχολείτε κάποιον σε προσωρινή βάση, είναι συχνά η τάση να χαλαρώνετε τη διαδικασία με την οποία το άτομο και οι οι δεξιότητες αξιολογούνται. Ωστόσο, ανεξάρτητα από το πόσο σύντομη χρονική περίοδο ένα άτομο πρόκειται να συνεργαστεί με μια επιχείρηση, οι δεξιότητες και η εμπειρία τους πρέπει να εξεταστούν με την ίδια προσοχή στη λεπτομέρεια σαν να ήταν ένας πιθανός εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης.
Χρησιμοποιήστε το ίδιο τη διαδικασία και τη νοοτροπία που θα κάνατε αν προσλάβατε ένα μόνιμο μέλος του προσωπικού πλήρους απασχόλησης. Ακόμη και αν ένα άτομο πρόκειται να συνεισφέρει στην επιχείρησή σας για σχετικά μικρό χρονικό διάστημα, ζητήστε αναφορές, δείγματα της δουλειάς τους και ένα λεπτομερές ιστορικό της εμπειρίας και του ιστορικού εργασίας τους μέχρι σήμερα. Εξακολουθείτε να πληρώνετε για τις υπηρεσίες τους, οπότε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι σε θέση να προσφέρουν εργασία υψηλής ποιότητας που θα συμβάλει στην επιχείρησή σας.
Ο Steve Mezak είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Accelerance, μιας εταιρείας με έδρα την Καλιφόρνια, που ειδικεύεται στην βοηθώντας τις μικρές επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις να αναθέσουν την εργασία τους. Μιλώντας στο www.businessweek.com, ο κ. Mezak δήλωσε: "Η πρόσληψη ενός προμηθευτή outsourcing είναι σαν να μισθώνετε υπαλλήλους […] Σκεφτείτε την υπεράκτια ομάδα ως τη δική σας, την οποία προσέχετε προσεκτικά και διαχειριστείτε με την πάροδο του χρόνου για να έχετε εξαιρετικά αποτελέσματα. σχετικά με το ποιος μισθώσετε θα διασφαλίσει ότι τα χρήματα που χρησιμοποιούνται για την εξωτερική ανάθεση εργασίας δεν θα σπαταληθούν και ότι οι εργασίες δεν θα βελτιωθούν ή θα αναδιοργανωθούν από μόνιμους υπαλλήλους που απασχολούνται με την ολοκλήρωση των δικών τους ευθυνών. Σε μια τέτοια περίπτωση, η εξωτερική ανάθεση μπορεί ουσιαστικά να αυξήσει το φόρτο εργασίας.
Για να αποφευχθεί η ανάγκη τροποποίησης και βελτίωσης της εργασίας, να είστε συγκεκριμένοι όσον αφορά τα καθήκοντα που εκχωρείτε σε έναν εξωτερικό υπάλληλο. Το απλό γεγονός ότι δεν βρίσκονται στο εργασιακό περιβάλλον καταργεί την ευκαιρία να συζητηθούν οι ιδέες, οι απαιτήσεις και το έργο που παράγεται. Η δημιουργία μιας λεπτομερούς σύνθεσης για το τι αναμένεται θα εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα και θα εξασφαλίσει ότι τα καλύτερα αποτελέσματα επιτυγχάνονται σε ένα αποτελεσματικό χρονικό πλαίσιο
Λήψη μέτρων για την εξασφάλιση αποτελεσματικής εξωτερικής ανάθεσης
Ανάθεση σε εξωτερικό υπάλληλο μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εταιρείας είναι ουσιαστικής σημασίας για τη διατήρηση της επαφής, τον καθορισμό των προσδοκιών και των καθηκόντων, καθώς και για τον ακριβή τρόπο καταγραφής του ποιος είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντα - αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν υπάρχει ποτέ διαμάχη ή σύγχυση ως προς το τι αναμενόταν από έναν εξωτερικό υπάλληλο.
Όταν κάποιος εργάζεται για την επιχείρησή σας, θα χρειαστεί πρόσβαση στα σχετικά υλικά και πληροφορίες για να κάνει τη δουλειά. Αυτό περιλαμβάνει την πρόσβαση και τη χρήση του συστήματος πληροφορικής των επιχειρήσεων. Εάν έχετε πραγματοποιήσει τους απαραίτητους ελέγχους ιστορικού και έχετε λάβει αναφορές, θα πρέπει να είστε σε θέση να εμπιστευτείτε ένα άτομο για να του δώσετε πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.
Ωστόσο, καθώς αυξάνεται το εργατικό δυναμικό σας, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών υπαλλήλων, η εμπιστοσύνη δεν αποτελεί πλέον επαρκή γραμμή υπεράσπισης σε ό, τι αφορά την ασφάλεια πληροφορικής. Αν και είναι απαραίτητο και πράγματι ζωτικής σημασίας οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση σε σχετικό υλικό, διασφαλίζοντας ότι έχετε τους κατάλληλους περιορισμούς θα εξαλείψει κάθε απειλή ότι το εμπιστευτικό υλικό, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με την βάση πελατών σας, θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ακατάλληλα. Η εφαρμογή αποτελεσματικής ασφάλειας πληροφορικής, που διατίθεται από εταιρείες όπως η εταιρεία με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, είναι αποτελεσματικός τρόπος εφαρμογής πολιτικών ασφάλειας. Σας επιτρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένο υλικό, χωρίς να παρεμποδίζετε την απόδοση ενός εργαζομένου, μόνιμο ή προσωρινό.
Ενώ είναι εξαιρετικά σημαντικό να περιγράψετε τι αναμένεται από ένα άτομο όταν κάνετε outsourcing, είναι εξίσου σημαντικό να καθιστούν σαφή τα θέματα πληρωμής σε έναν εξωτερικό υπάλληλο. Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και η εξωτερική ανάθεση γίνεται επαναλαμβανόμενη ανάγκη να αντιμετωπιστεί η ζήτηση, η ύπαρξη ενός τυποποιημένου συμβολαίου που καθορίζει την πληρωμή και τις συνθήκες εργασίας είναι μια αποτελεσματική μέθοδος ελέγχου αυτής της πτυχής της εξωτερικής ανάθεσης.
Ωστόσο, όταν κάνετε outsourcing σε ένα μικρό η κλίμακα, η οποία περιγράφει επισήμως τις προσδοκίες και τις λεπτομέρειες πληρωμής που συμφωνούν αμφότερα τα μέρη, είναι υπερβολική. Όπως όλες οι επικοινωνίες μεταξύ επιχειρήσεων και εξωτερικών υπαλλήλων, αυτό θα πρέπει να καταγράφεται με τη μορφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε οι διαφορές να μπορούν να επιλυθούν γρήγορα.
Η εξωτερική ανάθεση αποσκοπεί στο να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια, συμβάλλοντας στην επιτυχία και την ανάπτυξη του επιχείρηση. Παρόλα αυτά, η επιλογή του προσωπικού που θα είναι υπεύθυνη για τα εξουσιοδοτημένα καθήκοντά σας και η εφαρμογή των απαραίτητων μέτρων για την εξάλειψη των πιθανών προβλημάτων θα εξασφαλίσει ότι η εξωτερική ανάθεση είναι μια βοήθεια και όχι ένα εμπόδιο στην επίτευξη της επιχείρησής σας.
