Γιατί η παράβλεψη της ταμειακής ροής μπορεί να σκοτώσει τη μικρή επιχείρησή σας

Οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν πολλά εμπόδια, ειδικά όταν μόλις ξεκινήσουν, και η ροή μετρητών βρίσκεται κοντά στην κορυφή της λίστας. Ακόμη και για τις κερδοφόρες εταιρείες, μπορεί να είναι μια πρόκληση να διασφαλίσουμε ότι περισσότερα χρήματα θα έρχονται σε κάθε μήνα από ό, τι βγαίνει. Τα αποθέματα, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, οι συμβάσεις προμηθευτών και τα μισθολόγια πρέπει να διαχειρίζονται αποτελεσματικά, ώστε οι εταιρείες να μην χάνουν τις απαιτούμενες επενδύσεις και την ανάπτυξη λόγω έλλειψης κεφαλαίου κίνησης.

Ζητήσαμε από τον Jeremy Office, έναν σύμβουλο πλούτου της Delray Beach, που εδρεύει στη Φλόριντα, και έναν μέλος του δικτυακού μας τόπου Ρωτήστε ένα δίκτυο συμβούλων, σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να ελέγξουν την ταμειακή ροή τους και να αναπτύξουν τις επιχειρήσεις τους.

Γιατί η διαχείριση των ταμειακών ροών είναι σημαντική για τις μικρές επιχειρήσεις;

Η διαχείριση της ταμειακής ροής είναι ο καθοριστικός παράγοντας για το κατά πόσον μια επιχείρηση πετυχαίνει. Οι στατιστικές δείχνουν ότι το 50% των επιχειρήσεων αποτυγχάνει. Σε πολλές περιπτώσεις, πρόκειται για κερδοφόρες επιχειρήσεις, αλλά κλείνουν τις πόρτες τους εξαιτίας της κακής διαχείρισης των ταμειακών ροών. Αν και οι κύριες ανησυχίες είναι προφανείς, όπως η συνάντηση μισθοδοσίας ή η πληρωμή ενός προμηθευτή, είναι οι κυμαινόμενοι και σύνθετοι παράγοντες της σταθερά κακής διαχείρισης των ταμειακών ροών που μπορεί να είναι πραγματικά ζημιογόνοι.

Εδώ είναι ένα πάρα πολύ συνηθισμένο σενάριο: Ο καθαρισμός του Bob είναι μια κερδοφόρα επιχείρηση, έτσι ο Bob αποφασίζει να κάνει μια προκαταβολή για ένα νέο κομμάτι του εξοπλισμού. Δεν δίδει προσοχή στην ταμειακή ροή, ωστόσο, και τα χρήματα που ξόδεψε για τον εξοπλισμό χρειάζονταν για μισθοδοσία αυτή την εβδομάδα. Δεν έχει τα μετρητά και δεν καταφέρνει να πληρώσει τη μισθοδοσία (δεν ήταν η πρώτη φορά), οπότε ο οδηγός παραλαβής / παραλαβής του τερματίζει. Ο Bob είναι σε πανικό και στρέφει την εστία του στην παραλαβή / παράδοση για να γεμίσει το κενό προσπαθώντας ταυτόχρονα να βρει έναν νέο οδηγό. Ο Bob δεν έχει χρόνο να καλέσει άλλους λογαριασμούς για την έγκαιρη είσπραξη απαιτήσεων, οπότε κάποιες άλλες πληρωμές καθυστερούν.

Εν τω μεταξύ, ο μεγαλύτερος πελάτης του Bob είναι δυσαρεστημένος επειδή οι παραδόσεις του καθυστερούν και αποφασίζει να βρει έναν διαφορετικό προμηθευτή. Ο επόμενος κύκλος μισθοδοσίας έρχεται και είναι διπλάσιος τώρα. Ταυτόχρονα, το ενοίκιο οφείλεται επίσης, και ο Bob έχει μια νέα πληρωμή που οφείλεται στην αγορά εξοπλισμού που έκανε. Ο Bob δεν μπορεί να πάει δύο κύκλους χωρίς να πληρώσει τους υπαλλήλους του, οπότε τώρα ο χρόνος του Bob διαχειρίζεται τη διαχείριση των καθυστερημένων πληρωμών στον ιδιοκτήτη και τον προμηθευτή εξοπλισμού του και τη διασφάλιση ότι θα πληρώσει ASAP.

Ο Μπόρ προσπαθεί freneticky να καταλάβει ποιος του χρωστά χρήματα και να του ζητήσει να πληρώσει. Δεν έχει χρόνο να επικεντρωθεί στην απόκτηση νέων λογαριασμών, έτσι οι πωλήσεις του αρχίζουν να πέφτουν. Ο Bob αρχίζει να χάνει πελάτες, επειδή ο οδηγός παράδοσης που μισθώνει από απελπισία δεν είχε την κατάλληλη προπόνηση και αναμείνει τα ρούχα όλων. Πριν το γνωρίζει ο Bob, καταναλώνεται από την επιχείρησή του και δεν ξέρει στο τι να επικεντρωθεί. Η κερδοφόρα επιχείρηση του είναι τώρα στα πρόθυρα να κλείσει τις πόρτες του επειδή δεν έχει πλέον τα έσοδα για να υποστηρίξει το μηνιαίο κάψιμο του.

Μία μικρή επιχείρηση που χρειάζεται να εφαρμόσει μια νέα στρατηγική - για παράδειγμα, αυξανόμενη απογραφή για τις αργίες, πρόσληψη νέων εργαζομένων, εφαρμογή νέας τεχνολογίας ή αγορά νέου εξοπλισμού - μπορεί να το κάνει πιο γρήγορα και να έχει την πεποίθηση στην απόφασή της εάν κατανοήσει τις επιπτώσεις και τα σχέδια για την επίδραση των ταμειακών ροών. Οι δυσχρωμίες μετρητών είναι αναπόφευκτες για μια μικρή επιχείρηση, αλλά είναι πολύ πιο εύκολο να ξεπεραστούν όταν η επιχείρηση αναμένει και έχει αρκετό χρόνο για να βρει ένα ψήφισμα.

" ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ: Πώς να αποκτήσετε κεφάλαιο κίνησης για τις μικρές επιχειρήσεις

Τι πρέπει να λάβουν υπόψη οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων για τον ακριβέστερο υπολογισμό της ταμειακής ροής;

Πρέπει να παραμείνουν επικεντρωμένα σε πραγματικά και όχι υποθετικά δεδομένα. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων λαμβάνουν συχνά αποφάσεις που βασίζονται στην προσδοκία να λάβουν μετρητά στο μέλλον, και όταν αυτό δεν συμβεί, μπορεί να τους βάλει σε κρίση μετρητών. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να λογοδοτείτε για τις μελλοντικές εισπράξεις (καθώς αυτό είναι σημαντικό στη μοντελοποίηση των ταμειακών ροών), αλλά θα πρέπει να είστε ρεαλιστές ως προς το πότε θα παραληφθούν τέτοιες αποδείξεις. Εάν ένα τιμολόγιο οφειλόμενο σε εσάς είναι οφειλόμενο σε 30 ημέρες, αλλά ο πελάτης έχει καταβάλει πάντα καθυστέρηση 15 ημερών, θα πρέπει να λογοδοτήσετε για την πρόσθετη καθυστέρηση κατά την προβολή της ταμειακής ροής.

Είναι σημαντικό οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να παρακολουθούν συνεχώς τη διαδικασία ταμειακών ροών τους ώστε να διασφαλίζουν ότι οι προσδοκίες τους είναι σύμφωνες με αυτό που πραγματικά συμβαίνει. Αυτό θα βοηθήσει στην οικοδόμηση πεποίθησης και εμπιστοσύνης στη διαδικασία.

Ποια είναι τα απλά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι μικρές επιχειρήσεις για να παρακολουθήσουν την ταμειακή ροή τους;

Τα εργαλεία διαχείρισης των ταμειακών ροών είναι άφθονα και ποικίλλουν ανάλογα με τις πληροφορίες που χρειάζονται, την απαιτούμενη τεχνική πείρα και το επίπεδο αυτοματοποίησης. Διάφορες ιστοσελίδες αφιερωμένες σε μικρές επιχειρήσεις, μαζί με γνωστές επιχειρηματικές εφαρμογές όπως το Microsoft Office και τα Έγγραφα Google, έχουν δημιουργήσει τυποποιημένα πρότυπα που μπορούν να μεταφορτωθούν δωρεάν. Τα τελευταία χρόνια, υπάρχουν διάφορες πλατφόρμες λογισμικού και εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί για να βοηθήσουν στη διαχείριση της ροής μετρητών. Μια απλή αναζήτηση Google θα αποφέρει μια πληθώρα πλατφορμών, συμπεριλαμβανομένων των Pulse, Float και Up Your Cash Flow. Και πολλά από τα κορυφαία λογιστικά προγράμματα έχουν αρχίσει να ενσωματώνουν εργαλεία διαχείρισης ταμειακών ροών (για παράδειγμα, η έκθεση προβλέψεων ταμειακών ροών του QuickBooks).

Κάθε επιλογή έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και αδυναμίες και μια μικρή επιχείρηση θα πρέπει να βασίσει την απόφασή της στο εργαλείο που θεωρεί πιο αποδοτικό. Ένα εργαλείο είναι επωφελές μόνο εάν οι πληροφορίες που παρέχει οδηγούν σε αποτελέσματα που μπορούν να ασκηθούν, οπότε αν μια μικρή επιχείρηση διαπιστώσει ότι ένα εργαλείο είναι πολύ περίπλοκο ή δεν είναι σε θέση να τραβήξει ευεργετικές πληροφορίες, ο ιδιοκτήτης θα πρέπει να αναζητήσει άλλη λύση.

Γενικά, είναι καλή ιδέα να προσλάβετε έναν ανεξάρτητο σύμβουλο για να δημιουργήσετε το πλαίσιο και να διδάξετε στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης πώς να χρησιμοποιήσει τη ροή μετρητών. Αυτό παρέχει έναν πόρο για να καλέσετε με ερωτήσεις και οδηγεί σε μια βαθύτερη κατανόηση.

Το Jeremy Office είναι σύμβουλος πλούτου των επιχειρηματιών και του διευθυντή της Maclendon Wealth Management, με έδρα το Delray Beach, Fla.