Πρόγραμμα Διατήρησης Εγγραφών |

Όλοι μας γνωρίζουμε ότι πρέπει να σώσουμε και να διαφυλάξουμε τα επιχειρησιακά μας αρχεία. Και μετά από μερικά χρόνια διαπιστώνουμε ότι όλα αυτά τα αρχεία που κρατάμε παίρνουν περισσότερο χώρο στο χώρο των αρχειοθηκών απ 'ό, τι ο χώρος εργασίας για τους εαυτούς μας και τους υπαλλήλους μας.

Τα καλά νέα είναι ότι πραγματικά δεν χρειάζεται να κρατήσουμε όλα αυτά τα αρχεία για πάντα. Ναι, μερικοί πρέπει να κρατήσουμε για πάντα. Κάποια κρατάμε μόνο μέχρι να έχει ο IRS ο δρόμος μαζί μας. Και μερικοί πρέπει να κρατήσουμε μόνο για λίγα χρόνια.

Το να λέμε ποιο αρχείο πρέπει να φυλάσσεται, για πόσο καιρό, είναι λίγο πιο δύσκολο. Και η σωστή διάθεση των προσωρινών αρχείων δεν είναι τόσο απλή όσο ακριβώς πετώντας τα χαρτιά στον κάδο ανακύκλωσης.

Εδώ εμφανίζεται το Πρόγραμμα Διατήρησης Αρχείων. Αυτό το έγγραφο απαριθμεί τους τύπους αρχείων που παράγει η επιχείρησή σας (οικονομικά, προσωπικό, συμβάσεις, επιχειρήσεις, κ.λπ.). προσδιορίζει τυχόν νομικές απαιτήσεις για το χρονικό διάστημα που πρέπει να τηρείται το αρχείο και την απαιτούμενη αρχή, όπως το IRS ή ο νόμος Sarbanes-Oxley · θα σημειώσει πόσο καιρό το ρεκόρ χρησιμοποιείται γενικά ενεργά στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. και ενδέχεται να περιέχουν και άλλες πληροφορίες, όπως για παράδειγμα ότι τα αρχεία περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ταυτοποίησης. και αν τα μικροφίλμ ή τα ψηφιακά σαρωμένα αντίγραφα είναι αποδεκτές νομικές εναλλακτικές λύσεις σε σχέση με το έντυπο έγγραφο.

Αναζητήστε στο Διαδίκτυο και θα βρείτε πολλές πληροφορίες σχετικά με τα Δελτία Διατήρησης Αρχείων και τα δείγματα, όπως αυτή που προσφέρεται ευγενικά από τη Millennium Records Management. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι ένα δείγμα χρονοδιαγράμματος είναι απλώς μια γενικευμένη αναπαράσταση αυτού που μοιάζει. Το χρονοδιάγραμμα διατήρησης των εγγραφών σας θα είναι προσαρμοσμένο στο είδος της επιχείρησής σας, όπου βρίσκεστε, σε ποιες πολιτείες και / ή στις χώρες που ασκείτε τις δραστηριότητές σας, ανεξάρτητα από το αν είστε εισηγμένες στο χρηματιστήριο ή είστε εισηγμένες στο χρηματιστήριο, δημόσιο ίδρυμα, ➢

Θα θέλατε να συνεργαστείτε με τον λογιστή σας, τον νομικό σας σύμβουλο και / ή μια επαγγελματική εταιρεία διαχείρισης αρχείων για να αναπτύξετε και να εδραιώσετε τα δικά σας.

Εφαρμόζετε επίσημα το Πρόγραμμα Διατήρησης Αρχείων όλοι στην εταιρεία σας το γνωρίζουν. Αυτό βοηθά να διασφαλίσουμε ότι τα ζωτικά σας αρχεία είναι στην πραγματικότητα διατηρούνται στην πρώτη θέση. Αργότερα, πείτε ότι έχετε πολλά αρχεία καταγραφής λογαριασμών πληρωτέων τιμολογίων. Το Πρόγραμμα κράτησής σας λέει ότι πρέπει να τα κρατήσετε για 6 χρόνια, αλλά η εμπειρία σας δείχνει ότι πραγματικά τα παίρνετε μόνο για 3 χρόνια. Γνωρίζοντας αυτό, μπορείτε να απελευθερώσετε το χώρο της επιχείρησής σας / γραφείου μεταφέροντας αυτές τις εγγραφές στην ασφαλή αποθήκευση εκτός χώρου ή σε ένα εναλλακτικό μέσο αποθήκευσης.

Μόλις έχετε αρχεία που φτάνουν στο τέλος της περιόδου κράτησής τους, μπορείτε να τα απορρίψετε. Αλλά, όπως είπα, δεν μπορείτε απλά να τους πετάξετε στο δοχείο ανακύκλωσης. Πρέπει να έχετε μια καθιερωμένη διαδικασία για τη διάθεσή τους. Ναι, πρέπει να δημιουργήσετε περισσότερη τεκμηρίωση για να απαλλαγείτε από παλιά έγγραφα.

Θα θελήσετε να υπογράψετε τους ανθρώπους που δημιούργησαν τα αρχεία ότι δεν χρειάζονται πλέον τα αρχεία. Πρέπει να σημειώσετε ότι τα αρχεία έχουν φτάσει στο τέλος της περιόδου διατήρησής τους σύμφωνα με το καθιερωμένο πρόγραμμα διατήρησης αρχείων και να ελέγξετε ότι η περίοδος διατήρησής τους δεν έχει παραταθεί λόγω ελέγχων, διαφορών κ.λπ.

Θα χρειαστεί να πιστοποιήσετε πότε, πώς και από ποιον τα έγγραφα καταστράφηκαν. Αυτό είναι σήμερα πιο εύκολο από ό, τι στο παρελθόν, όταν πέρασα πολλές ώρες μεταφέροντας κουτιά σε μια αποβάθρα φόρτωσης και τροφοδοτώντας το χαρτί σε έναν τεμαχιστή δίπλα σε έναν κάδο. Τα τελευταία χρόνια, οι εταιρείες κινητής τεμαχισμού έχουν πολλαπλασιαστεί. Θα οδηγήσουν τους τεράστιους τεμαχιστές κοντέιντ σε φορτηγά, θα μεταφέρουν τα κιβώτια σας στο φορτηγό, θα σας δείξουν την καταστροφή τους και θα σας δώσουν πιστοποιητικό καταστροφής.

Η καθιέρωση, η εφαρμογή και η τήρηση ενός Χρονοδιαγράμματος Διατήρησης Αρχείων θα προχωρήσουν πολύ στην εξασφάλιση της διατήρησης και διατήρησης των σημαντικών αρχείων που χρειάζεστε για να συνεχίσετε την επιχείρησή σας. Και σε χειρότερο σενάριο, θα πρέπει να παγιδευτείτε σε δικαστικές υποθέσεις ή κάτι παρόμοιο, να αποδείξετε ότι τα αρχεία σας φυλάσσονται και καταστρέφονται σε μια τακτικά συμβατική, καθιερωμένη, εγκεκριμένη και τεκμηριωμένη διαδικασία και όχι σε ένα μεσάνυχτα καίγονται πίσω από τον αχυρώνα μια ερασιτεχνική προσπάθεια να αποφευχθεί η υπαιτιότητα και ευθύνη ή να παρεμποδίσει τη νομική διαδικασία

Steve Lange

Ανώτερος Εκδότης

Palo Alto Software