Η κατάλληλη στιγμή για επιχειρηματικό προγραμματισμό

(Αυτό δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά την περασμένη εβδομάδα ως φιλοξενούμενη θέση στο richardduffy.com, όπου ο φίλος μου Richard Duffy προσφέρει πληροφορίες, εργαλεία και διορατικότητα για τους χρήστες του SAP Business One.)

Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή για επιχειρηματικό προγραμματισμό; Η αγαπημένη μου απάντηση είναι από μια παλιά αφρικανική παροιμία (ή έτσι μου είπαν, πήρα το από το Twitter):

Η καλύτερη στιγμή για να φυτέψετε ένα δέντρο είναι πριν από 20 χρόνια. Ο δεύτερος καλύτερος χρόνος είναι τώρα

Δεδομένου του αυξανόμενου ρυθμού των αλλαγών και των αναγκών μιας επιχείρησης να προβλέψει, να εντοπίσει και να διαχειριστεί αυτή την αλλαγή, ο σωστός επιχειρηματικός σχεδιασμός είναι κάτι που συμβαίνει τακτικά και συνεχίζεται για πάντα.

Ο πραγματικός σχεδιασμός δεν είναι έγγραφο επιχειρηματικού σχεδίου. είναι η διοίκηση. Είναι η στρατηγική, οι τακτικές, οι δραστηριότητες, οι ευθύνες και οι προϋπολογισμοί, καθώς και οι αριθμητικοί στόχοι και οι μετρήσεις που απαιτούνται για την παρακολούθηση της προόδου προς την επίτευξη στόχων.

Όπως η παροιμία για το δέντρο υπονοεί, είναι δύσκολο να ξεκινήσετε, το εργαλείο και τη διαδικασία, παρά επειδή είναι πραγματικά δύσκολο. Για να βοηθήσετε τον εαυτό σας να κινητοποιήσει καθώς αρχίζετε, πηδείτε και κάνετε τμήματα του σχεδίου χωρίς να ανησυχείτε για την ολοκλήρωση ενός πλήρους εγγράφου. Ξεκινήστε όπου θέλετε: ορισμένοι προτιμούν το πλαίσιο, όπως δήλωση όρασης ή στόχους. Κάποιοι προτιμούν τη στρατηγική, όπως η αγορά-στόχος και ο συνδυασμός προϊόντων-αγοράς. Και μερικοί προτιμούν τα καρύδια και τα μπουλόνια, όπως και οι προβλέψεις πωλήσεων. Προσπαθήστε να σκεφτείτε το σχέδιό σας ως συνδεδεμένο σύνολο στοιχείων ή ενοτήτων. Σκεφτείτε το ως κάτι που θα αλλάξει συχνά και επομένως θα πρέπει να παραμείνει ευέλικτο.

Μην ανησυχείτε για ένα τελικό σχέδιο. Στον πραγματικό κόσμο, εάν ολοκληρωθεί το επιχειρηματικό σας σχέδιο, τότε είναι ήδη παρωχημένο. Εάν το σχέδιό σας έχει ολοκληρωθεί, τότε η επιχείρησή σας έχει τελειώσει.

Μόλις ξεκινήσετε ένα σχέδιο, ορίστε εκ των προτέρων ένα πρόγραμμα αναθεώρησης. Μην πάρετε πάρα πολύ χρόνο, αλλά να δημιουργήσει μια μηνιαία αναθεώρηση. Στην εταιρεία μου το κάναμε πάντα την τρίτη Πέμπτη του μήνα, γύρω από το μεσημεριανό γεύμα, γι 'αυτό παραγγείλαμε το μεσημεριανό για να εξοικονομήσουμε χρόνο.

Πάντα να παραθέτετε τις υποθέσεις σας. Θα ξεκινήσετε τις μηνιαίες συναντήσεις σας, αναφέροντας τις κυριότερες παραδοχές σας και συζητώντας πόσο καλά κράτησαν. Ένα κλειδί για το δύσκολο ερώτημα πότε πρέπει να αναθεωρήσουμε ένα σχέδιο είναι να προσδιορίσουμε πότε έχουν αλλάξει οι υποθέσεις.

Στις συναντήσεις αναθεώρησης του σχεδίου, παραμείνετε συνεργατικές. Η σύγκριση μεταξύ των προγραμματισμένων αποτελεσμάτων και των πραγματικών αποτελεσμάτων δεν αποτελεί εργαλείο για την αλίευση ανθρώπων που υποφέρουν από τις μετρήσεις τους. Αντίθετα, πρόκειται να εντοπίσουμε νωρίς τα προβλήματα απόδοσης και να συνεργαστούμε για την επίλυση προβλημάτων. Πρέπει επίσης να εντοπίζετε τα πράγματα που λειτουργούν και να προσαρμόσετε την προτεραιότητα για να βεβαιωθείτε ότι οι πόροι ταιριάζουν με τη στρατηγική και τις ευκαιρίες.

Στα αρχικά στάδια, η διαδικασία σχεδιασμού πιέζει τα πράγματα προς τα εμπρός, διότι πρέπει να εξεταστούν. Καθώς ο οργανισμός σας συνηθίζει να προγραμματίζει τη διαδικασία, είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς πώς καταφέρατε ποτέ χωρίς αυτό.