6 Συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων εμπειρογνωμόνων για τη βελτίωση της ροής μετρητών

Η ταμειακή ροή είναι βασιλιάς. Έρχεται στην επιχείρησή σας από ικανοποιημένους πελάτες που πληρώνουν τα τιμολόγιά σας και εξέρχεται καθώς πληρώνετε τους υπαλλήλους, τους προμηθευτές και άλλους που εξυπηρετούν την επιχείρησή σας. Και εάν παίζετε σωστά τα χαρτιά σας, κάποια από αυτά τα χρήματα εισρέουν στις δικές σας τσέπες ως απόδοση της επένδυσής σας στην επιχείρησή σας.

Η παρακολούθηση της ταμειακής ροής της εταιρείας σας είναι εξίσου σημαντική με την παρακολούθηση του περιτυπώματος καυσίμου κατά την οδήγηση αυτοκίνητο. Στην πραγματικότητα, η κακή ταμειακή ροή είναι ένας μεγάλος λόγος για τον οποίο μία στις τέσσερις επιχειρήσεις δεν θα επιβιώσει το πρώτο έτος και γιατί οι περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις δεν επιβιώνουν πέρα ​​από την πέμπτη.

Εάν η εταιρεία σας τρέχει χαμηλά στο φυσικό αέριο και δεν είστε σίγουροι γιατί, εδώ είναι μερικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων που σας βοηθούν να διατηρήσετε ισορροπημένη την ταμειακή ροή.

1. Κρατήστε καλά βιβλία

Δεν θα μπορείτε να υπολογίσετε πού πηγαίνουν τα χρήματα αν δεν το παρακολουθείτε. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε κινήσεις χρημάτων όπως:

• Τιμολόγια που εκδίδονται σε πελάτες
• Τιμολόγια που πληρώνονται από πελάτες
• Τιμολόγια που ελήφθησαν
• Τιμολόγια που καταβάλλονται
• Φόροι παρακρατημένοι

ενημερώστε αυτές τις πληροφορίες. Μερικές λύσεις λογιστικής νέφους, όπως το FreshBooks, αυτοματοποιούν τη διαδικασία τιμολόγησης και επισημαίνουν τα καθυστερημένα και μη πληρωμένα τιμολόγια, οπότε είναι εύκολο να παραμείνετε σε τροχιά με την ταμειακή σας ροή.

2. Παρακολουθήστε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας

Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος μεταξύ της ημερομηνίας έκδοσης του τιμολογίου και της ημερομηνίας λήψης της πληρωμής, τόσο χαμηλότερο είναι το υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού σας.

Για να αποφύγετε προβλήματα ταμειακής ροής, συμβόλαιο, να είστε σαφής όσον αφορά τις συνθήκες πληρωμής σας. Παρόμοια, κατά την αποστολή τιμολογίου, βεβαιωθείτε ότι οι όροι πληρωμής είναι σαφείς στο τιμολόγιο

Η έρευνα από τα FreshBooks δείχνει ότι η χρήση των λέξεων "21 ημέρες" σε αντίθεση με το "Net 21" γρηγορότερα. Παρόλο που οι λέξεις "Net 21 days" ή παρόμοιες λέξεις έχουν νόημα στους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό το είδος διατύπωσης μπορεί να μην είναι τόσο σαφές για τους λιγότερο κατανοητούς πελάτες ή τους καταναλωτές.

Η ίδια έρευνα διαπίστωσε επίσης ότι είναι ευγενικά θέματα. Ένα απλό "παρακαλώ πληρώστε το τιμολόγιό σας εντός" ή "ευχαριστώ για την επιχείρησή σας" μπορεί να αυξήσει το ποσοστό των τιμολογίων που πληρώθηκαν κατά περισσότερο από 5 τοις εκατό.

3. Παρακολούθηση των επισφαλών απαιτήσεων

Εάν ένας πελάτης έχει λήξει, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε σκιερούς χαρακτήρες και νυχτερίδες του μπέιζμπολ. Δοκιμάστε να στείλετε μια φιλική υπενθύμιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις λεπτομέρειες της πληρωμής στο σώμα του μηνύματος. Μπορεί να διαβάσει κάτι τέτοιο:

Γεια σας (πελάτης),

Ήθελα να παρακολουθήσω το τιμολόγιο για την (εργασία έργου) που υπέβαλα στις (ημερομηνία). Η πληρωμή αυτή δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί. Θα μπορούσατε να το ελέγξετε για μένα; Εδώ είναι οι λεπτομέρειες:

Αριθμός τιμολογίου:

Ημερομηνία τιμολογίου:

Ποσό οφειλόμενο:

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες, μη διστάσετε να μου τηλεφωνήσετε. Φυσικά, αν έχετε ήδη αποστείλει πληρωμή, παρακαλούμε να μην λάβετε υπόψη την παρούσα ειδοποίηση

Ένας εύκολος τρόπος να παραμείνετε στην κορυφή αυτών των υπενθυμίσεων είναι να προγραμματίσετε τις επόμενες ενέργειες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων τηλεφωνικών κλήσεων, μέχρι να λάβετε πληρωμή. Ορισμένες λύσεις λογιστικής νέφωσης επιτρέπουν αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις για καθυστερημένες πληρωμές, ώστε να μπορείτε να αποφύγετε εντελώς τον χορό καθυστερημένης πληρωμής.

4. Προγραμματίστε τις πληρωμές λογαριασμού σας

Προγραμματίστε την πληρωμή των λογαριασμών σας για να συμβεί την ημέρα πριν από τη λήξη τους. Αυτό είναι που περιμένουν οι επαγγελματικές οργανώσεις όπως επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας και εταιρείες πιστωτικών καρτών. Αυτή είναι μια τακτική που επιβραδύνει την ταχύτητα με την οποία οι ταμειακές ροές εξέρχονται από την επιχείρησή σας.

5. Κάντε τους όρους σας να εργάζονται σκληρότερα για σας

Μεγάλες οργανώσεις ακονίζουν τις διαδικασίες εισπρακτέων λογαριασμών τους για να μεγιστοποιήσουν τη δική τους ταμειακή ροή. Μήπως οποιοσδήποτε από τους όρους πληρωμής τους θα λειτουργήσει για την επιχείρησή σας; Αν νομίζετε ότι η απάντηση είναι ναι, εφαρμόστε τους όρους για μια καθορισμένη περίοδο και παρακολουθήστε τα αποτελέσματα. Αν οι αλλαγές στους όρους σας βοηθήσουν να κερδίσετε τα χρήματά σας νωρίτερα, αξίζουν να κρατηθούν.

6. Προβλέψτε την ταμειακή σας ροή

Παρακολουθήστε τις διαφορές μεταξύ της πρόβλεψης και της πραγματικής ταμειακής ροής. Εκτός αν οι προβλέψεις σας είναι εκτός λειτουργίας (και ίσως να είναι - η πρόβλεψη των μελλοντικών ταμειακών ροών είναι περισσότερη τέχνη από την επιστήμη), αυτές οι διακυμάνσεις μπορούν να σηματοδοτούν τα θέματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Ένας λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πρόβλεψη ταμειακών ροών μαζί σας. Θα μπορείτε να δείτε ποιες φορές κατά τη διάρκεια του έτους μπορείτε να περιμένετε να δείτε ταμειακό έλλειμμα και πόσες φορές κατά τη διάρκεια του έτους θα περιμένετε πλεόνασμα. Αυτό θα σας δώσει μια καλή ιδέα για το πόσα χρήματα θα χρειαστεί τους επόμενους μήνες για να τρέξετε την επιχείρησή σας.

Η πρόβλεψη ταμειακών ροών και στη συνέχεια η σύγκριση των πραγματικών στοιχείων σε σχέση με αυτό μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό τομέων της επιχείρησης που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Εάν παρατηρήσετε μια απροσδόκητη απόκλιση μεταξύ των δύο, μπορείτε να εξετάσετε περαιτέρω και να προσδιορίσετε πού οι δαπάνες μπορεί να είναι εκτός ελέγχου. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί ηλεκτρικού ρεύματος ενδέχεται να αναρριχηθούν, γεγονός που μπορεί να υποδηλώνει την ανάγκη αναθεώρησης της ενεργειακής απόδοσης του κτιρίου σας ή αναζήτησης τρόπων εξοικονόμησης ενέργειας.

Οι νέες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν συχνά προβλήματα ρευστότητας κατά τα πρώτα έτη. Δίνοντας μεγάλη προσοχή σε αυτά τα θέματα και την αντιμετώπιση προβλημάτων κατά τη διάρκεια της πορείας σας, θα βοηθήσετε να διατηρήσετε μετρητά στην επιχείρηση.

Έχετε άλλες μεγάλες συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων για την επίλυση προβλημάτων ταμειακής ροής; Ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια