Συμβουλές εμπειρογνωμόνων: 8 συμβουλές για την πραγματοποίηση συνέντευξης τηλεφώνου

Έχετε γράψει ένα προσεκτικό βιογραφικό σημείωμα και μια ξεχωριστή συνοδευτική επιστολή που έβλεπε το μάτι ενός δυνητικού εργοδότη και το έχετε κάνει μετά από τον πρώτο κύκλο της διαδικασίας πρόσληψης. Αν και αυτό είναι αιτία για κάποια γιορτή, βεβαιωθείτε ότι έχετε τον ενθουσιασμό σας. Η επόμενη πρόκληση - η τηλεφωνική συνέντευξη - πιθανόν να καθορίσει εάν θα είστε φιναλίστ για τη θέση. Αυτή είναι η ευκαιρία σας να αφήσετε τα λόγια σας να μιλήσουν για την προσωπικότητά σας και να αποδείξετε ότι είστε ο καλύτερος άνθρωπος για τη δουλειά.

Αλλά η κατοχή της τέχνης της τηλεφωνικής συνέντευξης παίρνει πρακτική. Ακόμη και οι πιο έμπειροι που αναζητούν εργασία δεν μπορούν να απαντήσουν στις συχνά πολύπλοκες ερωτήσεις. Μην κινδυνεύετε να χάσετε τη δουλειά των ονείρων σας με το να είστε απροετοίμαστοι. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές από εμπειρογνώμονες σταδιοδρομίας για να καρφώσετε την τηλεφωνική συνέντευξη και να λάβετε πρόσκληση για προσωπική συνάντηση.

[Θέλετε περισσότερες συμβουλές καριέρας; Ανατρέξτε στον Οδηγό Αναζήτησης Εργασίας για το Gen Y.]

ΠΡΙΝ ΤΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΤΗΛΕΦΩΝΟΥ:

1. Μελετήστε την εταιρεία και τη θέση.

Ακριβώς όπως εσείς (ελπίζουμε) έκανε κατά τη σύνταξη του βιογραφικού σας και της συνοδευτικής επιστολής, φροντίστε να ελέγξετε την ιστοσελίδα της εταιρείας και τις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης πριν από τη συνέντευξη τηλεφώνου σας. "Θα πρέπει να είστε σε θέση να μιλήσετε με σιγουριά για τις προτεραιότητες της εταιρείας, τον κλάδο στον οποίο ανήκει η εταιρεία και πώς μπορείτε να βοηθήσετε την οργάνωση να ανταποκριθεί και να υπερβεί τους στόχους της", λέει ο Kim Whiteside, διευθυντής υπηρεσιών σταδιοδρομίας στο Πανεπιστήμιο Bellevue.

Ανανεώστε τη μνήμη σας στην εταιρεία μελετώντας τη λίστα εργασίας καθώς και το βιογραφικό σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή που γράψατε. Ο Meghan Godorov, βοηθός διευθυντής ανάπτυξης σταδιοδρομίας στο κολλέγιο Mount Holyoke, συμβουλεύει τους αιτούντες εργασία να «κρατούν πάντα ένα αντίγραφο κάθε εγγράφου με την περιγραφή της εργασίας στον υπολογιστή του. Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι εύκολο να ξαναεπισκεφτείτε τα υλικά σας και δεν θα πρέπει να ψάξετε απεγνωσμένα αυτό που υποβάλατε."

2. Να επαναλάβετε τις απαντήσεις σας στις συνήθεις ερωτήσεις.

"Μη φτερά", λέει ο Rich Grant, συντονιστής πρακτικής στο Colby College. «Οι σπουδαστές πρέπει να λαμβάνουν τηλεφωνικές συνεντεύξεις τόσο σοβαρά όσο οι προσωπικές συνεντεύξεις». Η μελέτη της επιχείρησης και της θέσης εργασίας είναι μόνο το πρώτο βήμα. πρέπει επίσης να είστε άνετοι απαντώντας σε κοινές ερωτήσεις συνέντευξης σχετικά με την εμπειρία και το ιστορικό σας. "Όταν εξετάζετε το βιογραφικό σας, εξετάστε τις εμπειρίες σας και αναπτύξτε ιστορίες που μπορείτε να πείτε ότι θα υποστηρίξουν αυτό που ισχυρίζεστε ότι φέρνετε στο τραπέζι", λέει ο Godorov. "Πρέπει να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε ερωτήσεις όπως« Πείτε μου για τον εαυτό σας »και« Γιατί θέλετε να εργαστείτε για αυτή την εταιρεία; »και να είστε σε θέση να εξηγήσετε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες σας. Ο Godorov λέει ότι "ο καλύτερος τρόπος για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις είναι να περάσετε λίγο χρόνο γράφοντας τις απαντήσεις σας σε χαρτί και στη συνέχεια δημιουργώντας ένα χρόνο για να ασχοληθείτε με το προσωπικό συμβουλευτικής σταδιοδρομίας του κολλεγίου σας".

Εάν διεξάγετε συνεντεύξεις μέσω τηλεφώνου με περισσότερα από ένα άτομα, ο Godorov προτείνει την εύρεση έξυπνων τρόπων για να εξασκηθείτε στη συζήτηση. "Βρείτε γεμιστά ζώα ή ειδώλια στα οποία να αντιστοιχίσετε το όνομα κάθε ατόμου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μιλήσετε με το αντικείμενο ή το ζώο όταν μιλάτε στο τηλέφωνο και ίσως αυτό θα σας βοηθήσει με την παράδοση και τον τόνο σας. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε κάθε άτομο στην κλήση ». Λέει ότι αυτή η μέθοδος έχει εργαστεί για τον εαυτό της και τους μαθητές της στο παρελθόν.

Κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής συνέντευξης:

3. Χρησιμοποιήστε ένα σταθερό τηλέφωνο και αποφύγετε τις περισπασμούς.

Οποιεσδήποτε διακοπές κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής σας συνομιλίας μπορεί να βλάψει τις πιθανότητές σας να σας ζητήσουμε να επιστρέψετε. Η Grant συμβουλεύει τους υποψηφίους να «διεξάγουν την τηλεφωνική συνέντευξη σε ένα ήσυχο μέρος και κατά προτίμηση μέσα σε ένα σταθερό τηλέφωνο». Χρησιμοποιώντας ένα σταθερό τηλέφωνο παρά ένα κινητό τηλέφωνο, θα εξασφαλίσει ότι ο συνεντευκτής ακούει κάθε λέξη που λέτε και αντίστροφα.

Βρείτε ένα ήσυχο μέρος για να έχετε τη συζήτηση μακριά από τυχόν περισπασμούς που μπορεί να σας φανεί αντιεπαγγελματική, λέει η Karen Andrews, διευθυντής υπηρεσιών σταδιοδρομίας στο κρατικό πανεπιστήμιο του Kennesaw. Λέει ότι ένα ήσυχο μέρος χρησιμεύει επίσης ως ένα περιβάλλον χωρίς άγχος όπου ο υποψήφιος μπορεί να αισθάνεται άνετα.

Ο Whiteside προσθέτει: "Εάν είναι δυνατόν, βρείτε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή μια περιοχή αρκετά μακριά από τα κατοικίδια ζώα, την τηλεόραση, τη μουσική και τα άτομα στο παρασκήνιο. Μην έχετε την τηλεφωνική σας συνέντευξη κατά την οδήγηση ή την άσκηση οποιασδήποτε άλλης δραστηριότητας."

4. Πραγματοποιήστε τις σημειώσεις σας και συνεχίστε.

"Ένα από τα πλεονεκτήματα μιας τηλεφωνικής συνέντευξης είναι ότι ο εργοδότης δεν μπορεί να σας δει", λέει ο Jeff Sackaroff, διευθυντής υπηρεσιών σταδιοδρομίας στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας, Chapel Hill. "Ο υποψήφιος μπορεί να έχει τις σημειώσεις, το βιογραφικό του και την περιγραφή εργασίας μπροστά του, για να αναφερθεί κατά τη διάρκεια της συνέντευξης." Αλλά συμβουλεύει τους μαθητές να μην διαβάζουν μόνο από τις σημειώσεις και το βιογραφικό τους. "Αυτά μπορεί να είναι χρήσιμα εργαλεία αναφοράς, αν χρειάζεστε μια γρήγορη προτροπή κατά τη διάρκεια της συνέντευξης", αλλά είναι πολύ πιο επαγγελματικό να απομνημονεύσετε το γήπεδο σας πριν ξεκινήσετε τη συνέντευξη.

5. Χρησιμοποιήστε το αρχείο S.T.A.R. για να απαντήσετε σε μεγαλύτερες ερωτήσεις.

"Σε μια συνέντευξη, θα σας ζητηθεί να επεκτείνετε την εμπειρία σας καθώς και να συνδέσετε αυτές τις εμπειρίες με τις ανάγκες της εταιρείας και τη θέση που είναι διαθέσιμη", λέει ο Godorov. Όταν αντιμετωπίζει μια ερώτηση που απαιτεί μεγαλύτερη εξήγηση, προτείνει να ακολουθήσει το πρότυπο S.T.A.R. μέθοδος: κατάσταση, εργασία, δράση και αποτέλεσμα.Αρχικά, παρουσιάστε και αναλύστε μια συγκεκριμένη κατάσταση που αντιμετωπίζετε. Στη συνέχεια, εξηγήστε το έργο που έπρεπε να ολοκληρώσετε και ποια βήματα προχωρήσατε για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Τέλος, περιγράψτε ποια ήταν τα αποτελέσματα των προσπαθειών σας. Αυτό το τελευταίο βήμα, Godorov λέει, θα δείξει στον διαχειριστή μίσθωσης "τι μάθατε από την εμπειρία και πώς θα φέρετε αυτά τα μαθήματα με εποικοδομητικό τρόπο στο έργο που θα κάνετε γι 'αυτούς".

6. Κρατήστε τις απαντήσεις σας κάτω από δύο λεπτά.

Επειδή οι τηλεφωνικές συνεντεύξεις δεν παρέχουν καμία πιθανότητα να αποκρυπτογραφήσουν τις μη λεκτικές παραστάσεις του συνεντευξιαστή, μπορεί να αισθανθείτε την ανάγκη να γεμίζετε κενά. Αποφύγετε αυτό περιορίζοντας τις απαντήσεις σας σε δύο λεπτά. Ο Sackaroff λέει να μην συγχέει τη σιωπή της συνέντευξης μετά την απάντησή σας ως πρόσκληση για να συνεχίσει να μιλάει. "Απαντήστε στην ερώτηση και περιμένετε να απαντήσει ο ερωτώμενος είτε με σχόλιο είτε με ερώτηση παρακολούθησης".

Ο Godorov λέει ότι απαντώντας σε ερωτήσεις χρησιμοποιώντας το S.T.A.R. η μέθοδος θα σας βοηθήσει να μείνετε σε καλό δρόμο και να κρατήσετε τις απαντήσεις σας συνοπτικές. Θέλετε ο συνεντευκτής "να καταλάβει τα κυριώτερα σημεία των εμπειριών σας και πώς συνδέονται πίσω στη θέση" χωρίς να συντρίψει το άτομο με λεπτομέρειες.

Επιπλέον, όσο περισσότερο ασκείτε τις απαντήσεις σας, λέει ο Sackaroff, τόσο περισσότερο μπορείτε να αποφύγετε να χρησιμοποιείτε λέξεις πλήρωσης ή φράσεις, όπως "όπως", "ξέρετε" και "um".

7. Μιλήστε με ενθουσιασμό και αποφύγετε την κακή εθιμοτυπία του τηλεφώνου.

Η τηλεφωνική συνέντευξη είναι η πρώτη σας ευκαιρία να μεταφέρετε την προσωπικότητά σας στο διαχειριστή μίσθωσης. "Η προβολή με σαφήνεια και ενθουσιασμό είναι σημαντική. Μεταφέρετε ενέργεια και πάθος », λέει ο Whiteside. «Συνδυάζοντας την προσωπικότητα και τον επαγγελματισμό θα προχωρήσουμε πολύ στην οικοδόμηση μιας σύνδεσης με τον στρατολογητή», λέει, «ακόμη και μέσω τηλεφώνου». Επιπλέον, αναφέροντας το όνομά σας καθώς απαντάτε στην κλήση θα δείξετε πρωτοβουλία και εμπιστοσύνη από την πλευρά σας.

Χωρίς αυτές τις μη λεκτικές παραδοχές από τον ερευνητή, ο Sackaroff αναφέρει ότι «είναι ακόμη πιο σημαντικό ο υποψήφιος να χρησιμοποιεί τον κατάλληλο τόνο, γλώσσα, τόμο, λεξικό και ταχύτητα κατά τη διάρκεια της κλήσης», προσθέτοντας ότι «είναι πολύ εύκολο για τον ερευνητή ζώνη έξω ή να σταματήσουν να δίνουν προσοχή εάν οι απαντήσεις του υποψηφίου δεν είναι δεσμευτικές ή δύσκολο να ακολουθήσει."

Ο Andrews συμβουλεύει τους μαθητές να "διεξάγουν όλες τις τηλεφωνικές συνεντεύξεις με έναν καθρέφτη μπροστά τους". Κάτι τέτοιο θα σας κάνει να συνειδητοποιήσετε όταν χαμογελάτε έτσι ώστε "η θετικότητα να συναντάται στη φωνή." Λέει ότι ένας άλλος χρήσιμος τρόπος για να βελτιωθεί η παράδοση είναι να σταθεί σε όλη τη συνέντευξη. Αυτό θα διασφαλίσει ότι μιλάτε με σαφή και σίγουρο τρόπο.

Η Grant προσφέρει ένα άλλο κομμάτι σοφίας: "Μην τρώτε και μην πίνετε τίποτα, όπως η σοκολάτα και τα γαλακτοκομικά προϊόντα, που μπορεί να εμποδίσουν τη φωνή σας".

8. Κάντε σημειώσεις και ελέγξτε τον εαυτό σας αργότερα.

Σε μια προσωπική συνέντευξη, όταν θέλετε να διατηρήσετε επαφή με τα μάτια, μπορεί να είναι δύσκολο να σημειώσετε τι λέει ο συνθέτης. Αλλά, λέει ο Grant, "σε μια τηλεφωνική συνέντευξη, μπορείτε να γράψετε ό, τι θέλετε". Σημειώστε τα βασικά σημεία που κάνει ο συνέντευξη. Αυτές οι σημειώσεις της συνομιλίας σας θα σας βοηθήσουν να επιμείνετε στα πιο σημαντικά στοιχεία της εργασίας και θα μπορείτε να τα αξιοποιήσετε σε περίπτωση που θα κερδίσετε μια προσωπική συνέντευξη.

Η λήψη σημειώσεων θα σας βοηθήσει επίσης να ελέγξετε την απόδοσή σας, λέει η Whiteside. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μελετήσετε "τι κάνατε καλά και τι θα αλλάζετε αν έπρεπε να το κάνετε ξανά". Η μάθηση από τα λάθη και τις επιτυχίες σας θα σας βοηθήσει να εκτελέσετε ακόμα καλύτερα κατά την επόμενη τηλεφωνική σας συνέντευξη.

[Μάθετε πότε και πώς να ακολουθήσετε μετά από μια συνέντευξη]

Η Κάρεν Άντριους υπήρξε στον τομέα της εξέλιξης της σταδιοδρομίας για πάνω από 30 χρόνια. Έχει εργαστεί σε επαγγελματικές σχολές, ιδιωτικά κολέγια φιλελεύθερων τεχνών και έχει περάσει τα τελευταία 25 χρόνια ως Διευθυντής Υπηρεσιών Σταδιοδρομίας στο Κρατικό Πανεπιστήμιο του Kennesaw.

Meghan Godorov είναι επί του παρόντος βοηθός διευθυντή για την ανάπτυξη καριέρας και σύμβουλο προ του δικαίου στο κολλέγιο Mount Holyoke στο South Hadley, MA. Είναι επίσης κάτοχος μιας επαγγελματικής συμβουλευτικής σταδιοδρομίας με την επωνυμία MLG Career, η οποία ξεκίνησε για να εκπαιδεύσει και να υποστηρίξει τις Millennials και τους μετασχηματιστές της σταδιοδρομίας με τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας

Πλούσια επιχορήγηση είναι ο προσωρινός συντονιστής πρακτικής στο Colby College στο Waterville, Maine. Εξυπηρετεί επίσης ως Πρόεδρος της Κοινοπραξίας Career College του Maine.

Jeff Sackaroff έχει υπηρετήσει σταδιοδρομίας για 14 χρόνια. Σήμερα εργάζεται ως Αναπληρωτής Διευθυντής Υπηρεσιών Καριέρας του Πανεπιστημίου της Βόρειας Καρολίνας στο Chapel Hill. Πριν από αυτό, διετέλεσε Διευθυντής Προπτυχιακών Υπηρεσιών Σταδιοδρομίας στο Poole College of Management του Κρατικού Πανεπιστημίου της Βόρειας Καρολίνας.

Kim L. Whiteside είναι ο Διευθυντής του Κέντρου Υπηρεσιών Καριέρας στο Γραφείο Φοιτητικών Υποθέσεων του Πανεπιστημίου Bellevue και έχει συμβουλεύει τους φοιτητές για πάνω από 25 χρόνια. Ο Kim είναι έμπειρος εμπειρογνώμονας στο Executive Coaching, Βιωματική Μάθηση και Συμβουλευτική σταδιοδρομίας.

Εικόνα τηλεφωνικής συνέντευξης με την ιδιότητα Shutterstock.