Εργαλεία, Συμβουλές και Κόλπα για Βελτιωμένη Επιχειρηματική Γράφοντας

Από τα πολλά μαθήματα που πήρα στο κολέγιο, η γραφή των επιχειρήσεων ήταν η πιο δύσκολη. Οι φοιτητές των οποίων τα σχέδια αφορούν επαγγελματικές σταδιοδρομίες δεν ενδιαφέρονται για αφηρημένους κανόνες, αναφορά προτύπων, σύγχυση νομικής γλώσσας και άλλα υλικά που παρουσιάζονται σε αυτές τις τάξεις. Μετά από έναν όρο που αφιερώθηκε στην επεξεργασία και τη σύνταξη διαφορετικών εγγράφων, οι συμμαθητές μου και εγώ καταλήξαμε ακόμη πιο συγκεχυμένοι.

Η σαφής και συνοπτική γραφή πρέπει να έρχεται εύκολα στον επιχειρηματικό κόσμο, όπου ένας ατελείος αριθμός επίσημων μηνυμάτων αποστέλλονται την ημέρα και μεταδίδονται σημαντικά μηνύματα. Ωστόσο, όλοι οι επιχειρηματίες δεν είναι σε θέση να επικοινωνούν αποτελεσματικά με γραπτά λόγια. Ευτυχώς, υπάρχει πάντα χώρος για βελτίωση, εφόσον έχουμε δεσμευτεί να αναπτύξουμε αυτή την ικανότητα.

Αυτό το επιχειρηματικό μαθήματρο μάθησε με πολλά πράγματα, αλλά δεν έδωσε πολύ πρακτικές συμβουλές. Μετά από πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σχέδια και επιχειρησιακά γράμματα, έκανα κάποιες πρακτικές βελτιώσεις τις οποίες πρόκειται να μοιραστώ μαζί σας.

Δείτε επίσης: Πώς να γράψετε ένα επιχειρησιακό σχέδιο

Εργαλεία για βελτιωμένη επιχειρηματική γραφή:

Πρακτική η επαγγελματική γραφή είναι ο καλύτερος τρόπος για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε κάποια εργαλεία που θα κάνουν τη διαδικασία πιο αποτελεσματική. Μετά από πολλές δοκιμές και λάθη, βρήκα αυτά τα πέντε εργαλεία που ποτέ δεν αποτυγχάνουν να αποδώσουν εξαιρετικά αποτελέσματα:

1. Email Excellence

Όταν έχετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γράψετε, αλλά βρίσκεστε να κοιτάτε στο κενό πλαίσιο μηνυμάτων, αυτό είναι το εργαλείο που χρειάζεστε. Το Email Excellence προσφέρει ένα βασικό περίγραμμα για τα μηνύματά σας με σαφείς εξηγήσεις για κάθε στοιχείο. Και, σας παρέχει ακόμη και σημεία εκκίνησης.

2. NinjaEssays

Αυτή η ιστοσελίδα είναι η καλύτερη λύση για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν έχετε ένα επείγον έγγραφο για να προετοιμάσετε ή απλά δεν μπορείτε να γράψετε το απαιτούμενο περιεχόμενο ανεξάρτητα από την προθεσμία, οι επαγγελματίες συγγραφείς στην προσαρμοσμένη γραπτή υπηρεσία NinjaEssays μπορούν να σας βοηθήσουν. Η εταιρία προσφέρει συγγραφείς και συντάκτες από όλες τις κατηγορίες, ώστε να μπορείτε να γράψετε και να τελειοποιήσετε τα επιχειρησιακά σας έγγραφα σε ελάχιστο χρόνο.

3. Docstoc

Εάν θέλετε να συντάξετε ένα σημαντικό έγγραφο, όπως μια συμφωνία εμπιστευτικότητας, μια ειδοποίηση σύσκεψης ή μια επισκόπηση των επιδόσεων των εργαζομένων, θα πρέπει να ελέγξετε αν η Docstoc προσφέρει μια φόρμα. Δεν χρειάζεται να δημιουργείτε αυτά τα έγγραφα από την αρχή όταν μπορείτε να επιτύχετε καλύτερα και ταχύτερα αποτελέσματα με ένα πρότυπο.

4. Dragon Dictation

Αυτό είναι το τέλειο εργαλείο για τους επιχειρηματίες που είναι συνήθως πιο άνετα από ό, τι γραπτώς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Dictation Dragon στο smartphone, στο tablet ή στον υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μιλήσετε και το εργαλείο θα μεταφράσει τα λόγια σας σε κείμενο. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξαγάγετε το περιεχόμενο σε έγγραφο του Word, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή σε κοινωνικά μέσα.

5. Scrivener

Εάν πρέπει να γράψετε ένα μακρύ έγγραφο, το να το κάνετε στο Word μπορεί να σας μπερδέψει ακόμα περισσότερο. Το Scrivener σάς δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάσετε το περιεχόμενο σε τμήματα και να τα μετακινήσετε μέχρι να αποκτήσετε τη σωστή σειρά. Μπορείτε επίσης να διευκολύνετε την εργασία σας με την εισαγωγή πληροφοριών έρευνας και σημειώσεων μαζί με τις παραγράφους

Δείτε επίσης: Πράγματα που δεν πρέπει ποτέ να ζητήσετε από τους υποψηφίους

Μια φωτογραφία που δημοσιεύτηκε από τον Bplans (@teambplans) στις 19 Ιανουαρίου 2016 στις 12: 15pm PST

Συμβουλές και κόλπα:

Αποφύγετε την υπογράμμιση λέξεων

Η πρώτη λέξη που πρέπει να αποφύγετε είναι πολύ . Σας παρουσιάζει ως το λιγότερο δημιουργικό πρόσωπο ποτέ. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αντικατάστασης αυτής της λέξης σε όλες σχεδόν τις κατασκευές. Για παράδειγμα, αντί να λέτε ότι οι επιχειρηματικές ιδέες κάποιου είναι "πολύ συμβατικές", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη συντηρητική . Αντί να περιγράψετε κάποιον υποψήφιο ως κάποιον με "πολύ ισχυρή προσωπικότητα", μπορείτε να πείτε ότι είναι αποφασισμένος, αποφασισμένος ή ανυπόφορος.

Αποφύγετε την κατάχρηση των προθέσεων

Αυτές οι λέξεις και οι φράσεις είναι χρήσιμες όταν θέλετε να κάνετε μια ρέοντας τη μετάβαση από τη μία παράγραφο στην άλλη, αλλά συχνά αποδυναμώνει το κείμενο και προσθέτει περιττή φωνή. Αντί να γράψουμε "Θα έχουμε μια συνάντηση σχετικά με προτάσεις για βελτιώσεις του προϋπολογισμού στις 12 Φεβρουαρίου", μπορείτε να πείτε "Θα έχουμε συνάντηση προϋπολογισμού στις 12 Φεβρουαρίου." Η επιχειρησιακή γραφή αφορά την αποτελεσματικότητα

Αποφύγετε την ορολογία

Η επαγγελματική φρασεολογία μπορεί να είναι διασκεδαστική όταν μιλάτε με τους συναδέλφους σας, αλλά σας κάνει να ακούγεται ανόητο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έγγραφα. Την επόμενη φορά που αισθάνεστε σαν να γράφετε να συμμετέχετε σε μια ομάδα τίγρη , καύση πλατφόρμα , βασική ικανότητα , Είναι σημαντικό να αποφύγετε τα κλισέ όταν επικοινωνείτε με ανθρώπους εκτός του επιχειρηματικού κόσμου. Μην χρησιμοποιείτε μεγάλες λέξεις > Οι άπειροι συγγραφείς πιστεύουν ότι η χρήση μεγάλων λέξεων θα βελτιώσει το περιεχόμενό τους. Μια "έξυπνη" λέξη καθορίζεται από τον μεγάλο αριθμό συλλαβών που έχει. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη

να αρχίσετε

αντί

να αρχίσετε ή να χρησιμοποιήσετε αντί να χρησιμοποιήσετε ; Μην το κάνετε! Στόχος της ενεργού φωνής Οι παθητικές προτάσεις εστιάζονται στο άτομο ή το άτομο που ενεργεί, οπότε ο αναγνώστης δεν μπορεί να προσδιορίσει με σαφήνεια τον υπεύθυνο της δράσης. Η παθητική φωνή συχνά ακούγεται έμμεση και λέξη, η οποία είναι εντελώς αντίθετη από τις αρχές της επιχειρησιακής γραφής. Αντί να λέτε "το έργο παρουσιάστηκε από τον Michael", πρέπει να πάτε για "ο Michael παρουσίασε το έργο." μηνύματα μικρότερα

Διαφορετικά, κινδυνεύετε να χάσετε την προσοχή του παραλήπτη. Στόχος για πέντε ή λιγότερες προτάσεις, οι οποίες θα διευκόλυναν τον αναγνώστη να διαβάζει και να ανταποκρίνεται απευθείας από το smartphone του. Εάν έχετε πολλά σημαντικά πράγματα να πείτε, προσπαθήστε να προγραμματίσετε μια συνάντηση ή μια τηλεδιάσκεψη.

Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά πολλά θαυμαστικά

Είναι εντάξει να υπογραμμίζετε ένα σημείο στην επιχειρησιακή γραφή, αλλά χρησιμοποιώντας πάρα πολλά θαυμαστικά μειώνει

Να θυμάστε: Ποτέ μην βάζετε περισσότερα από ένα θαυμαστικά στο τέλος μιας φράσης. Αυτό σας κάνει να εμφανίζεστε αγενείς.

Αποφύγετε την ομαλότητα

Αυτή είναι η πιο κοινή αδυναμία στα επιχειρηματικά έγγραφα. Δεν χρειάζεται να πληρούν μια απαίτηση μήκους-εκείνες τις ημέρες που έληξαν όταν αποφοίτησες από το κολλέγιο. Αντί να γράφετε μακρές προτάσεις που αραιώνουν τις πληροφορίες, στοχεύστε σε βραχύτερες που περιέχουν περισσότερη ουσία σε λιγότερες λέξεις.

Γνωρίστε το κοινό σας

Αν θέλετε να γράψετε ένα κατάλληλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να καταλάβετε τι γνωρίζει ο παραλήπτης για το ζήτημα εσείς εστιάζετε. Πρέπει να προσαρμόσετε το λεξιλόγιο, τον τόνο και το στυλ της επιχείρησής σας, ανάλογα με το κοινό και την κατάσταση.

Διαβάστε το περιεχόμενο δυνατά

Δείτε πώς ακούγεται το έγγραφο ή το μήνυμα πριν το στείλετε σε παραλήπτη. Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε το στυλ και τη σαφήνεια του, αλλά θα σας επιτρέψει επίσης να εντοπίσετε λάθη όπως λείπουν λόγια, επαναλαμβανόμενες φράσεις και τυπογραφικά λάθη.

Δείτε επίσης: Πώς να γράψετε μια δήλωση αποστολής σε 5 εύκολα βήματα

Θυμηθείτε: Το επιχειρησιακό γράψιμο είναι μια σημαντική δεξιότητα που πρέπει να αναπτύξετε.

Ως επιχειρηματίας, πρέπει πάντα να αφήσετε μια μεγάλη εντύπωση. Γράφοντας ένα μπερδεμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χωρίς δομή και πολλαπλά σφάλματα δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό. Ανεξάρτητα από το πόσο δύσκολο φαίνεται, αξίζει να συνεργαστείτε. Οι συμβουλές και τα εργαλεία που αναφέρονται παραπάνω θα σας επιτρέψουν να εκφράσετε τον εαυτό σας μέσω της γραφής πολύ αποτελεσματικότερα.

Έχετε επιπλέον συμβουλές; Χρησιμοποιήσατε κάποιο από αυτά τα εργαλεία για να σας βοηθήσουμε στο γράψιμο της επιχείρησής σας; Πείτε μας στα σχόλια.