5 τρόποι για να κάνει τον προγραμματισμό των εργαζομένων εύκολο

Ο προγραμματισμός των εργαζομένων αποτελεί σημαντική μέριμνα για κάθε διευθυντή επιχείρησης. Οι διαχειριστές μπορούν να αισθανθούν την πίεση που δημιουργείται όταν υπάρχει έλλειψη μιας αποτελεσματικής διαδικασίας προγραμματισμού. Παρομοίως, πονάει το ηθικό των εργαζομένων όταν δεν έχουν ένα πρόγραμμα που εξυπηρετεί τις ικανότητες και τις ανάγκες τους. Για να χειροτερέψει, συχνά ο υπεύθυνος προγραμματισμού του προσωπικού ασχολείται με σωρούς δρομολογίων, χρονοδιαγράμματα, ημερολόγια διαθεσιμότητας και αιτήματα υπαλλήλων που πρέπει να διαχειριστούν χειροκίνητα ή σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο. Μερικοί προγραμματιστές αφιερώνουν ολόκληρες μέρες ή ακόμα και εβδομάδες στην ανάπτυξη, δημοσίευση και επεξεργασία προγραμμάτων προγραμμάτων!

Υπάρχουν δεκάδες προβλήματα που σχετίζονται με το χρονοδιάγραμμα, τα οποία χρειάζονται την προσοχή των στελεχών και του προσωπικού. Ένα καλά διαχειριζόμενο πρόγραμμα κρατά την οργάνωση να κινείται και να επιλύει πολλές περίπλοκες καταστάσεις. Ας ρίξουμε μια ματιά σε πέντε τρόπους για να διευκολύνουμε τη διαδικασία.

1. Γνωρίστε την ομάδα σας

Το πρώτο βήμα για τον αποτελεσματικό προγραμματισμό των εργαζομένων είναι να δημιουργήσετε τον κατάλογο του προσωπικού που εργάζεται επί του παρόντος για την επιχείρηση ή το τμήμα σας. Μαζί με τα ονόματά τους και τους ρόλους τους, θα πρέπει επίσης να διατηρείτε χρήσιμες τις πληροφορίες επικοινωνίας, καθώς και τις σχετικές δεξιότητες και πιστοποιήσεις. Πρόσθετες πληροφορίες μπορούν να περιλαμβάνουν είτε πρόκειται για μερική απασχόληση είτε για πλήρες ωράριο, καθώς και για τυχόν περιορισμούς υπερωριών.

2. Δημιουργήστε μια διαδικασία για τη διαθεσιμότητα προσωπικού

Δώστε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να γνωστοποιήσουν τις ώρες εργασίας τους που προτιμούν. Το να δίνεται η δυνατότητα στο προσωπικό να εκφράζει τις προτιμήσεις του προσφέρει στους διαχειριστές έναν τρόπο να προωθήσουν ένα συνεργατικό περιβάλλον. Επιπλέον, η γνώση των προτιμήσεων των εργαζομένων μπορεί να σας επιτρέψει να τοποθετήσετε το προσωπικό σε μια διαθέσιμη μετατόπιση εργασίας που είναι βολική και για τα δύο μέρη. Η διαθεσιμότητα μπορεί να διατηρηθεί σε μορφή ημερολογίου ή ως φόρμα. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να επιλέξουν περισσότερες από μία προτιμώμενες αλλαγές. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν ότι μπορεί μερικές φορές να χρειαστεί να δουλέψουν άλλες μετατοπίσεις για να καλύψουν όλες τις ανοιχτές ώρες λειτουργίας.

3. Κάντε το πρόγραμμα εύκολα προσβάσιμο

Αφού δημιουργήσετε το πρόγραμμα, βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολο για τα μέλη του προσωπικού να το δουν και να έχουν πρόσβαση σε αυτό. Συχνά, οι υπάλληλοι μπορούν να ξεχάσουν να δουν το χρονοδιάγραμμα αν δεν βρίσκονται σε ένα εύκολα ορατό μέρος. Επιπλέον, είναι εύκολο για τα μέλη του προσωπικού να χάσουν ή να χάσουν χαρτί αντίγραφα των μεμονωμένων προγραμμάτων τους. Εάν το προσωπικό δεν έχει εύκολη πρόσβαση στο πρόγραμμα, θα εμφανίζονται συχνά αργά για να εργαστούν (αν εμφανιστούν καθόλου).

4. Σχέδιο για το χειρότερο

Όταν σχεδιάζετε το πρόγραμμα εργασίας, να έχετε υπόψη σας τον παράγοντα έκτακτης ανάγκης. Ένα καλά σχεδιασμένο πρόγραμμα περιλαμβάνει σχέδιο Β, οπότε ο διευθυντής δεν θα πρέπει να πανικοβληθεί εάν κάποιος υπάλληλος δεν εμφανιστεί ή πρέπει να φύγει για έκτακτη ανάγκη. Έχοντας ένα καλά οργανωμένο διάγραμμα διαθεσιμότητας θα βοηθήσει και εδώ. Οι διαχειριστές θα πρέπει επίσης να έχουν σαφώς καθορισμένους κανόνες σχετικά με τις μεταβιβάσεις και τις απουσίες.

5. Προγραμματίστε το σωστό άτομο για την εργασία

Χρησιμοποιήστε τη λίστα προσωπικού σας για να βεβαιωθείτε ότι προγραμματίζετε τους υπαλλήλους σύμφωνα με τα ταλέντα και τις δεξιότητές τους. Μερικές φορές, ειδικά σε περιβάλλον με χαμηλό προσωπικό, οι διαχειριστές αναγκάζονται να γεμίσουν τις αλλαγές, ακόμη και με προσωπικό που δεν ταιριάζει καλύτερα στις θέσεις εργασίας. Αυτό μπορεί να κάνει τη δουλειά? Ωστόσο, η επιχείρησή σας θα ωφεληθεί σε μεγάλο βαθμό από τις διαδικασίες που τελειοποιούνται σε σχέση με την ολοκλήρωση. Η διαρκή προγραμματισμός των μελών του προσωπικού σε θέσεις που δεν ταιριάζουν στις προτιμήσεις ή τις ικανότητές τους μπορεί επίσης να έχει αρνητικό αντίκτυπο στο ηθικό των εργαζομένων.

Για να γίνει ο προγραμματισμός των εργαζομένων εύκολος, μπορεί να θέλετε να αντικαταστήσετε τη διαδικασία χειρωνακτικής διαχείρισης με μια λύση λογισμικού. Το αποτελεσματικό λογισμικό προγραμματισμού θα προσφέρει διαχείριση συγκρούσεων για την παραγωγή χρονοδιαγραμμάτων χωρίς λάθη και θα προσφέρει την ευελιξία για την αντιμετώπιση των ιδιαίτερων αναγκών σας. Ωστόσο, κάνετε τον προγραμματισμό σας, καλύπτοντας όλες τις βάρδιές σας με το σωστό άτομο, ενώ η διαδικασία είναι πιο αποτελεσματική και λιγότερο αγχωτική θα πρέπει να είναι ο απώτερος στόχος σας.

Εικόνα ημερολογίου ευγενική προσφορά του Shutterstock