Τρόπος Οργάνωσης Αποτελεσματικών Συναντήσεων

[Αυτή είναι μια φιλοξενούμενη θέση της Helena Hauk της 5ης Gear Consulting. Η Ελένη μας πλησίασε για να μιλήσουμε για την οργάνωση αποτελεσματικών συναντήσεων και δεν θα μπορούσα να πω κανένα για το θέμα. - Kai]

Κανείς δεν αρέσκεται στις συναντήσεις και αν οι άνθρωποι μπορούν να τους αποφύγουν, θα το κάνουν. Δυστυχώς, οι συναντήσεις είναι απαραίτητο και ζωτικό μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, ειδικά καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει και η επικοινωνία "one-on-one" γίνεται πιο διάσπαρτη. Οι συναντήσεις δεν χρειάζεται να απορροφούν την ενέργεια από τον οργανισμό σας (ή να καταβροχθίζουν το χρόνο σας). Για να διατηρήσετε τις συναντήσεις να μετατραπούν σε οργανωτικά βαμπίρ:

1. Ξεκινήστε με μια ατζέντα: Γνωρίστε ακριβώς τι θέλετε να καλύψετε και επικοινωνήστε με την ομάδα σας πριν εισέλθει στην αίθουσα συνεδριάσεων
2. Επικοινωνήστε μπροστά: Ενημερώστε τους ανθρώπους μπροστά από το χρόνο που τα μέλη του προσωπικού περιμένετε να είναι εκεί και τι πρέπει να φέρουν μαζί τους (π.χ. αναφορές, στατιστικά στοιχεία ή άλλες σημαντικές πληροφορίες).
3. Να είστε προσεκτικοί: Πείτε την ομάδα σας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά πολύ καταλαβαίνετε την αξία του χρόνου τους και τους εκτιμάτε να τους θυσιάζετε για να παρακολουθήσετε τη συνάντησή σας. Θα δείξει ότι εκτιμάτε και σέβεστε τον χρόνο τους όσο και τη δική σας.

Ενώ βρίσκεστε στη συνάντηση, είναι σημαντικό να παραμείνετε στο στόχο και να ακολουθήσετε την ατζέντα που περιγράψατε εκ των προτέρων. Οι περισσότερες συνεδριάσεις εξαντλούνται, αν τους αφήσετε να μην το κάνουν. Μείνετε σε έλεγχο ανά πάσα στιγμή. Εάν κάποιος θέσει ερωτήσεις που είναι εκτός θέματος ή που δεν σχετίζονται με την ομάδα, κάντε ένα ραντεβού για να μιλήσετε αργότερα μαζί τους. Με αυτόν τον τρόπο εξακολουθούν να αισθάνονται ότι παίρνουν την προσοχή και τις απαντήσεις που αναζητούν χωρίς να μειώσουν την ομάδα ή το καθήκον.

Καθώς κλείνετε τη συνάντησή σας βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν σαφώς τα επόμενα βήματα. Εκχωρήστε όλες τις εργασίες και τις προθεσμίες πριν από την σπάσετε τη σύσκεψη. Με αυτόν τον τρόπο η συνάντησή σας οδηγεί στην πρόοδο, αντί να παρέχει μόνο διακοπές στη μέρα σας.

Να θυμάστε ότι οι συναντήσεις πρέπει να μεταφέρουν την επιχείρησή σας προς τα εμπρός, να μην καταναλώνουν το χρόνο σας. Εξαρτάται από εσάς να σκοτώσετε το χρόνο που το πιπίλισμα συνάντησης τρέχει amok και κρατήστε την ομάδα σας σε καλό δρόμο. Κάντε το με ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο, ισχυρή επικοινωνία και ένα στρατηγικό μάτι προς το μέλλον.

"Η παραγωγικότητα δεν είναι ποτέ ατύχημα. Είναι πάντοτε το αποτέλεσμα μιας δέσμευσης για αριστεία, έξυπνο σχεδιασμό και επικεντρωμένη προσπάθεια. "~ Paul J. Meyer