Πώς να προετοιμάσετε την επιχείρησή σας πριν από τη φορολογική περίοδο

Η άσκηση των φόρων των επιχειρήσεων μπορεί να είναι δύσκολη για τα νέα s. Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ πιο έξυπνα και ταχύτερους τρόπους για να καταγράψω τα έξοδά σας και να παρακολουθώ τα έσοδά σας και άλλα σημαντικά έγγραφα για τους φόρους σας. Κάθε μία από αυτές τις συμβουλές είναι εύκολη στην υλοποίησή της και θα σας βοηθήσει να κάνετε τον φορολογικό χρόνο ένα αεράκι!

Συμβουλή # 1: Χρησιμοποιήστε Λογιστικό Λογισμικό για να παρακολουθείτε τα επιχειρηματικά έξοδα

Ένα από τα πράγματα που πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων παλεύουν > Εάν δεν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογισμικού όπως το QuickBooks ή το Xero, ο ίδιος ο ίδιος ο ίδιος ο ίδιος ο ίδιος ο ίδιος για την αποτυχία έφτασε ο φόρος χρόνου

Είμαι CPA και το πιστεύω ή όχι, χρησιμοποιώ τα βιβλία QuickBooks για να κάνω τα βιβλία μου και να προετοιμάσω τον εαυτό μου για τη φορολογική περίοδο. Αυτό το καθιστά πολύ πιο εύκολο και διασφαλίζει ότι τηρείτε ακριβή αρχεία των εσόδων και εξόδων σας. Εάν βρίσκεστε πάντα σε λειτουργία "catch-up" όταν πρόκειται για τα βιβλία σας, τότε πρέπει να επενδύσετε σε λογιστικά λογισμικά.

Συμβουλή # 2: Χρησιμοποιήστε κατηγορίες δαπανών στο Λογιστικό Λογισμικό

Οι κατηγορίες δαπανών είναι απλά ένας τρόπος για να ομαδοποιήσετε τις αγορές που κάνετε για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, τα είδη γραφείου, τα εστιατόρια και η βενζίνη είναι κατηγορίες δαπανών. Μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε καλύτερα τα έξοδα των πωλητών αντί να ρυθμίζετε κάθε πωλητή για καθημερινές αγορές.

Ο λόγος είναι ότι θα σας επιτρέψει να εισέλθετε ταχύτερα. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε μόνο τις πιο σημαντικές πληροφορίες που απαιτούνται για φορολογικούς σκοπούς.

Ας περάσουμε από ένα σενάριο για να δούμε πώς θα λειτουργήσει αυτό:

Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, αναλώσιμα γραφείου για την επιχείρησή σας. Ας ελπίσουμε ότι δεν είστε σαν ένα παιδί σε ένα κατάστημα καραμελών βλέποντας όλα τα λαμπερά νέα στυλό και σημειωματάρια στα ράφια. Πολύ πιθανότατα, θα αγοράσετε μόνο τα απαραίτητα αναλώσιμα γραφείου από ένα κατάστημα γραφείων όπως το Office Depot ή Staples, αλλά μπορείτε επίσης να αγοράσετε αναλώσιμα γραφείου από άλλα μέρη όπως το Costco ή το Target.

Όταν είστε έτοιμοι να καταγράψετε αυτές τις αγορές στο δικό σας λογισμικό λογισμικού, ρυθμίστε το ως εξής:

• Μην δημιουργήσετε τέσσερις προμηθευτές στο QuickBooks (ή στην εναλλακτική λύση του QuickBooks) για το Office Depot, Staples, Costco και Target. πωλητής που ονομάζεται "αγορές προμηθειών γραφείου" ή "αναλώσιμα γραφείου" και κωδικοποιεί όλες τις αγορές προμηθειών γραφείου στον προμηθευτή "γραφείου εφοδιασμού".
• Στον παρακάτω πίνακα περιγράφονται μερικά παραδείγματα καθημερινών αγορών που μπορείτε να ορίσετε κατηγορίες αντί των πωλητών Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

δεν πρέπει να παρακολουθούν πόσα χρήματα ξοδεύουν με κάθε πωλητή που αγοράζουν καθημερινά αντικείμενα, όπως τα αναλώσιμα γραφείου, βενζίνη και γεύματα πελατών. Πιστεύετε ή όχι, το IRS δεν απαιτεί να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας όπως αυτή.

Επιπλέον, οι βασικές οικονομικές καταστάσεις που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε την υγεία της επιχείρησής σας, όπως η κατάσταση κερδών και ζημιών, "Είδη γραφείου" και όχι οι συγκεκριμένοι πωλητές που αγοράσατε. αυτός είναι άλλος ένας λόγος για τον οποίο δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε τα έξοδά σας από τον πωλητή. Είμαι βοηθητικός εκπαιδευτής λογιστικής και διδάσκω επίσης το QuickBooks. Καθώς εξηγούσα αυτή την ιδέα σε μία από τις τάξεις μου, χτύπησε αμέσως ένα χέρι. Αρχικά σκέφτηκα ότι ο φοιτητής θα προσπαθούσε να με αμφισβητήσει για το αν ή όχι το IRS πραγματικά απαιτεί από εσάς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας με αυτό τον τρόπο -μπορείτε να πείτε ότι συμβαίνει αυτό συχνά; Ωστόσο, ο μαθητής αποδείχθηκε ο ιδιοκτήτης franchise ενός τοπικού γραφείου της H & R Block. Υποστήριξε την αξίωσή μου 100 τοις εκατό. Είπε στην τάξη ότι κατά την προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, συχνά μοιράζεται συμβουλές όπως αυτή. Συνέχισε να λέει ότι στο τέλος της ημέρας αν το IRS θέλει αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας, μπορείτε πάντα να παράγετε την απόδειξη

Ευτυχώς, έχω μια μεγάλη λύση για εσάς που ξεφορτώνεται τις αποδείξεις που έχετε γεμίσει στο ντουλαπάκι του αυτοκινήτου σας και αυτό το αγαπημένο κουτί παπουτσιών, οπότε συνεχίστε να διαβάζετε!

Συμβουλή # 3: Χρήση ετήσιων περιλήψεων πιστωτικών καρτών για επιχειρήσεις

Πρώτον, κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης θα πρέπει να δημιουργήσει ξεχωριστό λογαριασμό ελέγχου επιχείρησης (δηλαδή

ποτέ

που χρησιμοποιείται για προσωπικά έξοδα) ώστε να μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε τα έσοδα και τις δαπάνες που είναι ανακοινώσιμες ή / και εκπεστέες για φορολογικούς σκοπούς.

Εάν δεν το κάνετε αυτό, θα είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τις νόμιμες επιχειρηματικές δαπάνες που μπορεί να είναι επιλέξιμες για φορολογικές ελαφρύνσεις σε σχέση με τα προσωπικά έξοδα, τα οποία δεν είναι. Εάν έχετε τόσο επιχειρηματικά όσο και προσωπικά έξοδα θα πρέπει να περάσετε από τις τραπεζικές σας καταστάσεις και να συμπεριλάβετε μόνο τα έξοδα που σχετίζονται με την επιχείρησή σας στο λογισμικό λογιστικής σας. Αυτή η χειρωνακτική διαδικασία διαχωρισμού των προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων είναι τόσο κουραστική, που σας υπόσχομαι ότι θα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε την πλησιέστερη τράπεζα για να δημιουργήσετε αυτόν τον επιχειρηματικό λογαριασμό για να αποφύγετε να περάσετε αυτό το επόμενο φορολογικό έτος! Πριν το ξέρετε, 15 Απριλίου θα είναι εδώ. Εάν ο χρόνος φορολόγησης σέρνει σε σας κάθε χρόνο, ελέγξτε έξω αυτές τις τέσσερις συμβουλές φορολογικού σχεδιασμού κάθε μικρή επιχείρηση θα πρέπει να εφαρμόσει. Ωστόσο, εάν συμβεί να βρεθείτε πίσω με την είσοδό σας στα λογιστικά σας λογισμικά, ένας τρόπος για να λάβετε γρήγορα αυτές τις δαπάνες είναι να χρησιμοποιήσετε την ετήσια περίληψη που παρέχουν οι εταιρείες πιστωτικών καρτών στις αρχές Ιανουαρίου.

Αυτή η αναφορά είναι μεγάλη επειδή Συνοψίζει όλες τις αγορές σας ανά κατηγορία δαπανών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους αριθμούς για να συνοψίσετε τα συνολικά σας έξοδα για κάθε κατηγορία. Παρακάτω είναι ένα στιγμιότυπο του τι θα μοιάζει γενικά.

Όπως θα δείτε, οι περισσότερες από τις κατηγορίες θα είναι παρόμοιες με αυτές που έχετε ήδη ρυθμίσει στο λογισμικό λογιστικής σας:

Ένα μειονέκτημα στη χρήση συνοπτικής δήλωσης όπως αυτό είναι ότι δεν θα μπορείτε να εισάγετε την ακριβή ημερομηνία κάθε αγοράς. Στο μεγάλο σχέδιο των πραγμάτων, αυτό είναι μικρό, αλλά δεν είναι κάτι που πρέπει να κάνετε μια συνήθεια. Θυμηθείτε, αυτή είναι μια βραχυπρόθεσμη λύση, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε τα έξοδά σας, να δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις και να καταβάλετε τους φόρους εγκαίρως! Εάν αγοράζετε πάγια περιουσιακά στοιχεία κατά τη διάρκεια του έτους, είναι σημαντικό να έχετε την συγκεκριμένη ημερομηνία αγοράς επειδή είναι βασικό στοιχείο στον υπολογισμό του κόστους απόσβεσης που είναι εκπεστέος για φορολογικούς σκοπούς.

Συμβουλή # 4: Go χωρίς χαρτί

να είσαστε οι πρώτοι που παραδέχτηκα ότι η έννοια του "χωρίς χαρτί" πάντα ακούγεται καλή, αλλά ήταν δύσκολο για μένα να αγκαλιάσω - στην αρχή. Ως λογιστής, είμαι ένας μεγάλος υποστηρικτής της τεκμηρίωσης. Όπως λένε στο αγαπημένο μου νομικό δράμα, το Law & Order, "πρόκειται για το τι μπορείτε να αποδείξετε." Αυτό φαίνεται να είναι και το σύνθημα της IRS.

Με τη σημερινή τεχνολογία, είναι πολύ ευκολότερο να δημιουργηθούν ηλεκτρονικά αντίγραφα αποδείξεων άλλα οικονομικά έγγραφα που παλιά έπρεπε να αποθηκεύσετε σε ένα φυσικό γραφείο αρχειοθέτησης. Ήρθε η ώρα να απαλλαγείτε από τα σκονισμένα ντουλάπια αρχειοθέτησης που αναλαμβάνουν χώρο και μεταναστεύουν σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης. Είναι πολύ πιο εύκολο να εντοπίσετε έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας (ή στο σύννεφο) από ό, τι είναι να ανακατέψετε μέσα από τους φακέλους αρχείων.

Αλλά πώς οργανώνετε όλα αυτά τα αρχεία; Λοιπόν, ρωτάς μεγάλες ερωτήσεις. Σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε ένα online σύστημα αποθήκευσης cloud όπως το Dropbox. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο για το έτος (2017) και στη συνέχεια έναν υποφάκελο για κάθε κατηγορία εξόδων (δηλ. Προμήθειες γραφείου, γεύματα, καύσιμα). Πραγματοποιήστε λήψη της εφαρμογής στην κινητή συσκευή σας, έτσι ώστε ενώ βρίσκεστε έξω και μπορείτε να σαρώσετε εύκολα τις αποδείξεις, να τις αποθηκεύσετε στο σωστό φάκελο και να ρίξετε εκείνη την απόδειξη χαρτιού! Όχι πια αποδείξεις γέμισης στο ντουλαπάκι σας ή στο πορτοφόλι σας για να ασχοληθείτε αργότερα.

Εάν δεν είστε πεπεισμένοι, μπορείτε να κάνετε βήματα μωρών αρχίζοντας σε έναν τομέα, αλλά υπόσχομαι ότι μόλις εφαρμόσετε την έννοια "χωρίς χαρτί", εσείς δεν θα είναι σε θέση να απαλλαγούμε από αυτά τα αρχεία αρχειοθέτησης αρκετά γρήγορα. Παρακάτω, βρείτε ορισμένες στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να προχωρήσετε προς το μοντέλο "χωρίς χαρτί":

Έγγραφα σάρωσης

Η απόρριψη αποδείξεων είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των μικρών επιχειρήσεων. Μην χάσετε μια φορολογική έκπτωση γιατί εξαιρέσατε την απόδειξη. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές στην αγορά που θα σας επιτρέψουν να σαρώσετε τις αποδείξεις. Το Neat και το Shoeboxed είναι και οι δύο εξαιρετικές εφαρμογές που θα ενσωματωθούν με ένα λογισμικό λογισμικού όπως το QuickBooks ή το Xero, ώστε να μπορείτε να εξαλείψετε εντελώς την εισαγωγή δεδομένων!

Κατεβάστε λογαριασμούς από τους προμηθευτές

Σήμερα, οι περισσότεροι προμηθευτές θα σας προσφέρουν τη δυνατότητα να λάβετε τους λογαριασμούς σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σας επιτρέπουν να τα κατεβάσετε απευθείας από τον ιστότοπό τους. Σας συνιστούμε να σταματήσετε να στέλνετε τους λογαριασμούς σας σε εσάς και να αρχίσετε να κατεβάζετε τους λογαριασμούς σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε χρόνο χωρίς να χρειάζεται να το σαρώσετε πρώτα. μπορείτε εύκολα να αποθηκεύσετε το λογαριασμό στον ηλεκτρονικό σας φάκελο ή να το ανεβάσετε στο λογιστικό λογισμικό σας μέσα σε λίγα λεπτά.

Μπόνους-αν χρησιμοποιείτε το Xero, έχουν ένα δροσερό χαρακτηριστικό που ονομάζεται αρχεία πλάι-πλάι. Αυτό σας επιτρέπει να ανεβάσετε τους λογαριασμούς προμηθευτή σας στο λογισμικό, ώστε να μπορείτε να έχετε τις πληροφορίες ακριβώς μπροστά σας όταν είστε έτοιμοι να γράψετε αυτόν τον έλεγχο.

Λήψη αποδείξεων PDF

Σήμερα, περισσότεροι λιανοπωλητές απομακρύνονται από το χαρτί αποδείξεις και σας προσφέρει την επιλογή να λαμβάνετε κείμενο ή ένα email με την απόδειξή σας. Σας συνιστούμε να πάτε με την αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή είναι συνήθως ένα έγγραφο PDF που μπορεί να τηλεφορτωθεί ενώ η απόδειξη κειμένου μην μπορεί να μην είναι. Μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε και να αποθέσετε μια απόδειξη PDF σε έναν ηλεκτρονικό φάκελο σε λιγότερο από ένα λεπτό.

Λήψη όλων των δηλώσεων τραπεζών ή πιστωτικών καρτών

Για τους περισσότερους από εσάς που κάνουν ηλεκτρονική τραπεζική όπως εγώ, σκελετός. Ωστόσο, αν εξακολουθείτε να λαμβάνετε τραπεζικές δηλώσεις τραπεζών ή καρτών, πρέπει να κόψετε το καλώδιο. Αυτός είναι ένας από τους τομείς όπου μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητές σας για κλοπή ταυτότητας.

Πιστέψτε το ή όχι, υπάρχουν άνθρωποι εκεί έξω που κλέβουν την ταυτότητα των ανθρώπων απλώς ανοίγοντας το ταχυδρομείο τους. Δεν λαμβάνω πλέον κανένα έγγραφο με οικονομικές πληροφορίες όπως δηλώσεις τραπεζικών λογαριασμών ή πιστωτικών καρτών ή πληροφορίες 401k ή άλλες πληροφορίες επένδυσης μέσω ταχυδρομείου σαλιγκαριών.

Η κατώτατη γραμμή

Το πιστεύετε ή όχι, ο φορολογικός χρόνος μπορεί να είναι πραγματικά ένα αεράκι. Το κλειδί για την επίτευξη αυτού του στόχου είναι να δημιουργήσετε ένα σύστημα που θα λειτουργήσει για σας και να επιμείνουμε σε αυτό. Για να ξεκινήσετε, αφαιρέστε μερικές ώρες κατά τη διάρκεια της πρώτης εβδομάδας κάθε μήνα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε σαρώσει και έχετε καταθέσει όλες τις αποδείξεις και τους λογαριασμούς για τον προηγούμενο μήνα. Συγχρόνως, ολοκληρώστε τη διαδικασία συμφιλίωσης λογισμικού λογισμικού για όλους τους λογαριασμούς τραπεζών ή πιστωτικών καρτών, για να διασφαλίσετε ότι τα υπόλοιπα των τραπεζών ή των πιστωτικών καρτών σας και τα βιβλία σας ταιριάζουν.

Φροντίστε να το βάλετε αυτό στο ημερολόγιό σας ως επαναλαμβανόμενη "συνάντηση με τα βιβλία σας. "Προσπαθήστε να επιλέξετε μια γενικά μια ελαφριά μέρα εργασίας και μία που τείνετε να έχετε μια αρκετά καλή διάθεση (δηλαδή μια Παρασκευή ή το Σάββατο το πρωί). Εάν είστε πρόθυμοι να κάνετε το έργο καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, η τρελή παύλα στις 15 Απριλίου θα γίνει ένα πράγμα του παρελθόντος.

Για περισσότερα σχετικά με την προετοιμασία για τις φορολογικές περιόδους, φροντίστε να ελέγξετε έξω 4 πράγματα που κάθε μικρή επιχείρηση πρέπει να ξέρει Σχετικά με τους φόρους.