Small Business IT: Ξεκινώντας από το δεξί πόδι |

Μπορώ να είμαι απόλυτα ειλικρινής μαζί σας;

Η παροχή υπηρεσιών πληροφορικής σε μικρές επιχειρήσεις είναι συχνά απογοητευτική.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν το πρώτο πράγμα που κάνατε ποτέ ακούγοντας από κάποιον είναι όταν ολόκληρο το γραφείο έχει καταρρεύσει σε ένα καταστροφικό χάος

Θέλω να πω, σίγουρα - από την πλευρά του παρόχου υπηρεσιών, υπάρχουν χρήματα που πρέπει να γίνουν στην προσπάθεια διάσωσης.

Αλλά υπάρχει επίσης ότι η επίμονη γκρίνια σκέφτηκα ότι με τις σωστές προετοιμασίες δεν χρειάστηκε να συμβεί κάτι τέτοιο

Εδώ είναι η εσωτερική βρωμιά για το πώς να το κάνεις από την αρχή:

Δεν μπορείς να παρακάμψεις τη στρατηγική

Εντάξει, ξέρω τι σκέφτεσαι.

«Δεν χρειάζομαι μια στρατηγική πληροφορικής. Χρειάζομαι μόνο μερικούς υπολογιστές και σύνδεση στο διαδίκτυο. "

Και θα είχες δίκιο. Μπορείτε να ξεφύγετε απόλυτα - τουλάχιστον για λίγο. Τις περισσότερες ημέρες, θα εμφανιστείτε στο γραφείο και θα λειτουργήσει σαν την προηγούμενη μέρα.

Αλλά εδώ είναι το πρόβλημα

Χωρίς στρατηγική, θα πρέπει να καταλήξετε απεριόριστα να αναβάλλετε τις απαραίτητες αναβαθμίσεις και αντικαταστάσεις υποδομή. Μπορείτε επίσης να παραλείψετε το είδος των εργασιών πρόληψης και συντήρησης που εμποδίζουν μικρά προβλήματα από την εξάπλωση σε καταστροφές.

Αυτό μπορεί να μετατραπεί σε κατάσταση "θάνατος κατά χίλιες περικοπές" - μικρά προβλήματα που παραμένουν επαναλαμβανόμενα επειδή δεν έχουν διορθωθεί σωστά. Οι δαπάνες τεχνικής υποστήριξης και η απώλεια της παραγωγικότητας θα συνεχίσουν να αυξάνονται.

Μπορούν επίσης να εξελιχθούν σε καταστροφές που καταλήγουν σε ολόκληρη την επιχείρησή σας. προγραμματισμένη υπηρεσία - το κάνετε για να εξοικονομήσετε χρήματα και τελικά είναι τόσο δαπανηρό να κρατάτε στο δρόμο.

Και με τον ίδιο τρόπο που ένα παλιό και κακώς συντηρημένο αυτοκίνητο μπορεί να καταρρεύσει στο δρόμο προς το αεροδρόμιο, τα μη διατηρημένα συστήματα πληροφορικής μπορεί να ανατινάξουν αμέσως στην πιο πολυσύχναστη εποχή του χρόνου

Χωρίς στρατηγική πληροφορικής, δεν διαχειρίζεστε τα προβλήματα πληροφορικής - απλώς απαντάτε σε αυτά καθώς συμβαίνουν.

Τοποθετήστε μια τιμή στην παραγωγικότητα σας

Ένα μεγάλο μέρος του προβλήματος εδώ είναι ότι πιθανότατα έχετε μια πολύ καλύτερη ιδέα για το τι κοστίζει για να αποφύγετε προβλήματα πληροφορικής από ό, τι κοστίζει για να τα δοκιμάσετε.

Νέες συμβάσεις υποστήριξης υλικού, λογισμικού και πληροφορικής έρχονται με σαφείς ετικέτες τιμών. Αλλά αν δεν κάθισε και δεν κάνατε κάποια ποσά, πιθανότατα δεν έχετε σαφή ιδέα για το κόστος του χρόνου διακοπής σας.

Πόσο ξοδεύετε μια ώρα στους μισθούς; Πόσα σε μια μέρα για ενοίκια, λογαριασμούς και κόστος μάρκετινγκ;

Όταν τα συστήματά σας είναι κάτω, εξακολουθείτε να ξοδεύετε αυτά τα έξοδα.

Το χτύπημα που παίρνετε στη φήμη, το ηθικό και την ορμή είναι πιο δύσκολο να υπολογίσετε, αλλά ακόμα πολύ πραγματικό

Μάλλον δεν χρειάζεται να πάρετε πολύ in- με αυτό το βάθος - δεν μπορείτε ποτέ να προβλέψετε ακριβώς πώς θα επηρεαστεί κάποιο συγκεκριμένο πρόβλημα. Μόνο μια δύσκολη ιδέα για το πίσω μέρος του φακέλου θα σας βοηθήσει να εκτιμήσετε καλύτερα την παραγωγικότητα σας.

> Θα αποφεύγετε συνεχώς και θα αναβάλλετε κάθε είδους ενεργό απόφαση για να αναλάβετε τον έλεγχο των παρενοχλήσεων της επιχείρησής σας χωρίς να συνειδητοποιήσετε πόσα μετρητά αιμορραγείτε στα επιχειρησιακά έξοδα, καθώς αυτά τα προβλήματα σας παγώνουν την επιχείρησή σας.

Ορίστε σαφή ευθύνη για το IT

Ίσως το χειρότερο μέρος της μη ύπαρξης σαφούς στρατηγικής πληροφορικής είναι ότι έχετε την τάση να καταλήγετε με κάποιον που δεν είναι υπεύθυνος για το περιβάλλον σας.

Ο πιο κοινός τρόπος που οι μικρές επιχειρήσεις το κάνουν λάθος είναι να βασίζονται σε έναν υπάλληλο που δεν έχει επίσημο IT ρόλο ο οποίος «ξέρει τους υπολογιστές».

Ο άλλος τρόπος είναι να εμπλακεί ένας επαγγελματίας πληροφορικής σε μια αυτοσχέδια βάση, καθώς τα προβλήματα εμφανίζονται.

Σε κάθε περίπτωση, θα περιμένετε τα πράγματα να πάθουν πολύ λάθος πριν αναλάβουν δράση. Δεν λύνετε προβλήματα προτού συμβούν.

Ας δούμε ακριβώς πώς λειτουργεί αυτό

Αυτό θα κάνει πιο συγκεκριμένη την αίσθηση βλέποντας πώς μπορεί να παίξει στον πραγματικό κόσμο.

Ας πούμε ότι, μετά από μερικά χρόνια τακτικής χρήσης, ο σκληρός δίσκος στο αρχείο σας server φθείρεται. Αυτή είναι στην πραγματικότητα μία από τις πιο συνηθισμένες αποτυχίες υλικού σε ένα διακομιστή.

Για το λόγο αυτό σχεδόν κάθε server διατηρεί τα ίδια δεδομένα σε δύο μονάδες δίσκου. Με αυτόν τον τρόπο, όταν κάποιος σπάσει, μεταβαίνει αμέσως σε άλλο και μπορείτε να συνεχίσετε χωρίς να χάσετε ένα δευτερόλεπτο παραγωγικότητας.

Ο διακομιστής στέλνει επίσης ένα μήνυμα στο διαχειριστή του συστήματός σας για να τους ενημερώσει ότι η μονάδα πρέπει να αντικατασταθεί. Υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι οι μονάδες δίσκου του διακομιστή σας είναι "hot swappable" - που σημαίνει ότι ο τεχνικός μπορεί να το ανοίξει και να αντικαταστήσει τη μονάδα, ενώ εξακολουθεί να τρέχει.

Η απώλεια της μονάδας δίσκου που κρατάει τη δουλειά του καθενός είναι δυνητικά συνολική εμφάνιση. Αλλά με αυτόν τον συνδυασμό τακτοποιημένων μικρών καινοτομιών, μπορεί να αντιμετωπιστεί τόσο ομαλά ώστε το υπόλοιπο γραφείο πιθανότατα δεν θα παρατηρήσει καν.

Μέχρι στιγμής, τόσο καλά. Αλλά τι γίνεται αν κανείς δεν λαμβάνει ή παρακολουθεί αυτές τις ειδοποιήσεις ότι κάτι δεν πάει καλά;

Καλά είστε μόνο ένας σκληρός δίσκος αποτυχία μακριά από όλο το γραφείο σας σταματά. Ο υπόλοιπος σκληρός σας δίσκος είναι εξίσου παλαιός και υπόκειται στην ίδια ακριβώς χρήση, έτσι ώστε η στιγμή να μην είναι πολύ μακριά.

Αυτό σημαίνει ότι κανείς δεν μπορεί να κάνει καμία δουλειά μέχρι ο τεχνικός σας να έχει μια ελεύθερη στιγμή να αντικαταστήσει τους νεκρούς σας σκληρούς δίσκους και να ανακτήσετε τα δεδομένα σας από τα αντίγραφα ασφαλείας. Είναι επείγουσα δουλειά, οπότε πιθανότατα είστε στο γάντζο για μια κλήση έκτακτης ανάγκης ή για εργασία μετά το ωράριο.

Και εδώ είναι το τρομακτικό κομμάτι: επειδή κανείς δεν ήταν σαφώς υπεύθυνος για κάτι τέτοιο, θα μπορούσε επίσης να είναι οπότε θα ανακαλύψετε ότι τα αντίγραφα ασφαλείας σας είναι κατεστραμμένα

Αυτός είναι μόνο ένας από τους τρόπους με τους οποίους ένα δευτερεύον θέμα συνηθισμένης συντήρησης, που έχει απομείνει χωρίς παρακολούθηση, μπορεί να μετατραπεί σε ένα αγχωτικό και απίστευτα ακριβό πάγωμα ολόκληρου του γραφείου σας.

Οι παραβιάσεις της ασφάλειας των υπολογιστών αποτελούν αυξανόμενο κόστος για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Το 2017, ο δισεκατομμυριούχος επιχειρηματίας Warren Buffett δήλωσε ακόμη ότι η ασφάλεια στον κυβερνοχώρο είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζει η ανθρωπότητα.

Χωρίς σαφή ευθύνη για την τεχνολογία πληροφορικής, δεν υπάρχει σαφής ευθύνη για την ασφαλή διατήρηση των συστημάτων - για να διασφαλιστεί ότι το λογισμικό και τα τείχη προστασίας διαμορφώνονται σωστά. το λειτουργικό σύστημα και το firmware του δρομολογητή σας έχουν ενημερωθεί για ενημερώσεις ασφαλείας

Με κανέναν που παρίσταται σε αυτό, μια δαπανηρή και αγχωτική παραβίαση ασφαλείας δεν είναι θέμα εάν, αλλά πότε.

Απασχόληση, σύναψη συμβάσεων ή εξωτερική ανάθεση

τον όγκο των εργασιών για να τους κρατήσετε απασχολημένους, μπορεί να έχει νόημα να προσλάβετε έναν τεχνικό ή έναν διαχειριστή συστημάτων με μερική ή πλήρη απασχόληση.

Πολύ λίγες νέες επιχειρήσεις θα απαιτήσουν αυτόν τον όγκο εργασίας. Εδώ, μπορεί να είναι πιο λογικό να προσλαμβάνεται ένας ελεύθερος επαγγελματίας για να παρακολουθεί τα συστήματά σας εξ αποστάσεως και να παρέχει υπηρεσίες επί τόπου για τον αριθμό των ωρών που χρειάζεστε.

Είτε προσλαμβάνετε είτε αναθέτετε συμβάσεις, είναι σημαντικό να εμπλέξετε κάποιον που παρέχει εμπειρία Υπηρεσίες πληροφορικής σε επιχειρηματικό περιβάλλον. Διαφορετικά, είναι πολύ εύκολο να καταλήξουμε σε κάποιον που δεν καταλαβαίνει τις συμβάσεις και τα πρότυπα της βιομηχανίας και κάνει τα πράγματα με τον δικό τους περίεργο και θαυμάσιο τρόπο. Αυτό σας αφήνει ένα περιβάλλον πληροφορικής που είναι εντελώς ακατανόητο σε οποιονδήποτε άλλο τεχνικό. Αυτός είναι ο τόπος όπου μπορεί να είναι χρήσιμο να προσλάβετε έναν σύμβουλο για να σας βοηθήσουμε να υποδείξετε τους υποψηφίους.

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αισθάνονται ότι έχουν αρκετή για να διαχειριστούν χωρίς να χρειάζεται να πλοηγηθούν σε αυτό και θα αναθέσουν την εξωτερική ανάθεση της υποστήριξής τους σε μια εξωτερική επιχείρηση

Πάρτε τον έλεγχο της διάρκειας ζωής της υποδομής σας IT

Look: Όταν το περιβάλλον πληροφορικής σας είναι μόνο εσείς και ο υπολογιστής σας, η διαχείριση του κύκλου ζωής είναι εύκολη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αγοράσετε έναν υπολογιστή και να το χρησιμοποιήσετε.

Λίγα χρόνια αργότερα, θα είναι λίγο αργή και θα αγωνιστεί για να συμβαδίσει με τις αυξανόμενες απαιτήσεις του νέου λογισμικού. Αυτό είναι όταν αγοράζετε ένα νέο.

Αυτή η προσέγγιση "ας δούμε ακριβώς τι συμβαίνει" δεν εξελίσσεται πολύ καλά. Αρχίζετε να αντιμετωπίζετε προβλήματα σε ένα πιο περίπλοκο περιβάλλον, όπως ένα δίκτυο πελάτη / διακομιστή.

Οι θραύσεις προκαλούν διακοπές και downtime

Δυστυχώς, η αντικατάσταση των πραγμάτων μία κάθε φορά σημαίνει συνήθως αναμονή μέχρι τελικά να σπάσουν. Αυτό σημαίνει ότι κάθε στοιχείο που αγοράζετε έχει την ευκαιρία να διακόψει την εργάσιμη μέρα σας - και ίσως στη χειρότερη δυνατή στιγμή.

Οι διακοπές και η χαμένη παραγωγικότητα είναι συχνά πολύ πιο ακριβές από το ίδιο το υλικό. Μπορείτε επίσης να αυξήσετε το κόστος σας πληρώνοντας ένα τέλος προειδοποίησης στον τεχνικό σας κάθε φορά που κάτι χρειάζεται να αντικατασταθεί.

Το περιβάλλον πληροφορικής σας θα αυξηθεί περισσότερο μη τυπικό και σύνθετο

Καθώς τα χρόνια φορούν, το μεγαλύτερο πρόβλημα με την αντικατάσταση όλων το ένα στο άλλο είναι ότι, για να κρατήσετε όλα τα κομμάτια μιλάμε ο ένας στον άλλο, το περιβάλλον πληροφορικής σας θα συσσωρεύει σταδιακά περίεργες διαμορφώσεις ενός ατόμου και γρήγορες διορθώσεις που καταλήγουν εδώ και χρόνια. το περιβάλλον πληροφορικής σας γίνεται πιο ιδιοσυγκρασιακό, γίνεται πολύ πιο δύσκολο για τους τεχνικούς να καταλάβουν. Οι βασικές λειτουργίες καθίστανται πολύ πιο χρονοβόρες - με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, θα πληρώσετε για εκείνη την ώρα.

Ένα από τα πιο ενοχλητικά μέρη είναι ότι μπορείτε να καταλήξετε σε παλιό λογισμικό και παλιά πρωτόκολλα - αυτό μπορεί να σημαίνει ότι η εφαρμογή ενημερώσεων ασφαλείας μπορεί να εμποδίσει το λογισμικό σας να λειτουργήσει ή μπορεί να εμποδίσει τα μηχανήματά σας να μην μιλάνε μεταξύ τους.

Ορισμένες επιχειρήσεις σε αυτήν την κατάσταση καταλήγουν απλώς να μην εφαρμόζουν ενημερώσεις ασφαλείας, αφήνοντάς τους ανοιχτές στο ransomware. Το 2017, οι δύο χειρότερες επιθέσεις ransomware στόχευαν και σε μια ευπάθεια ασφάλειας που είχε ήδη επιδιορθώσει η Microsoft.

Έχοντας μια σαφή ημερομηνία αντικατάστασης για την υποδομή σας, μπορείτε να αποφύγετε κάποιους σοβαρούς πονοκέφαλους τα επόμενα χρόνια

Προγραμματισμός χρόνου αντικαταστήστε την υποδομή σας

Ένα από τα ωραία πράγματα για τον έλεγχο της διάρκειας ζωής της υποδομής είναι ότι οι χρόνοι αντικατάστασης δεν σας υποχρεώνουν πλέον. Μπορείτε να το προγραμματίσετε για το μέρος του έτους όταν υπάρχει

Για πολλές επιχειρήσεις, αυτό θα είναι κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, όταν το προσωπικό και οι πελάτες σας είναι μακριά στις διακοπές. Αλλά αν το καλοκαίρι είναι ο πιό πολυάσχολος χρόνος σας, ίσως το χειμώνα να είναι καλύτερο.

Φυσικά, το αργό κομμάτι του έτους είναι επίσης όταν η ροή μετρητών είναι πιο στενή. Αλλά με το να γνωρίζετε εκ των προτέρων τα χρόνια όταν πρέπει να αντικατασταθούν τα πάντα, θα έχετε επαρκή χρόνο για να φτάσετε στον προϋπολογισμό.

Προς αυτή τη φορά, θα πρέπει να καθίσετε με τον τεχνικό σας για να σχεδιάσετε σωστά τη μετάβασή σας σε νέα υποδομή. Εάν το υπόλοιπο του γραφείου σας δεν τερματίζεται εντελώς κατά τη διάρκεια της μετανάστευσης, ίσως θελήσετε επίσης να εξετάσετε τρόπους για να διατηρήσετε παραγωγικούς τους εργαζόμενους σας αυτή τη στιγμή.

Γράψτε τις πολιτικές για ασφάλεια και αποκατάσταση πληροφορικής

από απλά σωστά ρυθμισμένο και ενημερωμένο λογισμικό. Πολλές επιθέσεις στοχεύουν στην ανθρώπινη ευπάθεια - παραποιώντας τους χρήστες σε εκτέλεση κακόβουλου κώδικα ή σπάζοντας τους εικαστικούς κωδικούς πρόσβασης.

Φυσικά, παρά τις καλύτερες προετοιμασίες σας, μπορεί ακόμα να καείτε. Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι γι 'αυτό.

Σχολιάστε το προσωπικό σας σχετικά με το ηλεκτρονικό ψάρεμα και το δόλωμα phishing

Οι επιθέσεις phishing μεταμφιέζονται ως νόμιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εξαπατήσουν τους ανθρώπους να τρέχουν κακόβουλα συνημμένα. Όλο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις στοχεύουν επίσης σε "phishing δόνησης" - ένα είδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου phishing που έχει γραφτεί για να στοχεύει ένα συγκεκριμένο άτομο.

Πρέπει να εκπαιδεύσετε το προσωπικό σας για να αναγνωρίσετε αυτές τις απειλές. Να είστε βέβαιος να έχετε μια πραγματική συζήτηση σχετικά με αυτό, και όχι μόνο να υπογράψουν ένα έγγραφο για να πούμε ότι καταλαβαίνουν την πολιτική της εταιρείας.

Μην υποθέσετε απλά ότι αυτά τα πράγματα είναι προφανή. Μπορεί να φανεί προφανές σε σας, αλλά δεν έχουν όλοι το ίδιο επίπεδο γνώσης. Αυτές οι επιθέσεις παραμένουν μόνο επειδή λειτουργούν μερικές φορές

Πολιτικές εσωτερικού και εξωτερικού κωδικού πρόσβασης

Το όλο και ισχυρότερο υλικό του υπολογιστή κάνει όλο και πιο εύκολο να σπάσει τους κωδικούς πρόσβασης.

Εάν δεν ορίσετε πολιτικές κωδικού πρόσβασης, εσείς και το προσωπικό σας έχετε επιλέξει κάτι ανασφαλές. Οι καλοί κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος τουλάχιστον 10 χαρακτήρων και να μην εξαρτώνται υπερβολικά από συνηθισμένες λέξεις. Θα πρέπει επίσης να είναι μοναδικά.

Επειδή μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθείτε πολλούς κωδικούς πρόσβασης που πληρούν αυτές τις συνθήκες, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε τη χρήση ενός διαχειριστή κωδικών πρόσβασης - χρησιμοποιούμε το LastPass, αλλά οποιαδήποτε από τις δημοφιλείς εναλλακτικές λύσεις κάνει πολύ το ίδιο πράγμα.

Πρόγραμμα αποκατάστασης καταστροφών

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συνειδητοποιούν πόσο σημαντικό είναι να έχουν αντίγραφα ασφαλείας. Αλλά μάλλον λιγότερα κατανοούν την ανάγκη για ένα σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών - ένα τεκμηριωμένο σύνολο διαδικασιών που πρέπει να ακολουθήσουν σε περίπτωση μεγάλων καταστροφών, όπως ransomware, διάρρηξη ή πλημμύρες.

Όταν αυτές οι καταστροφές χτυπούν, κάθε κόψιμο δευτερολέπτου της χαμένης παραγωγικότητας κοστίζει χρήματα. Δεν θέλετε πραγματικά να περάσετε αυτή τη στιγμή να επεξεργαστείτε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια - και είναι πολύ αργά για να εντοπίσετε τυχόν επιπλέον προετοιμασίες που θα έπρεπε να έχετε πάρει.

Τα σχέδια αποκατάστασης καταστροφών θα πρέπει να επανεξεταστούν καθώς το περιβάλλον πληροφορικής σας αλλάζει και μεγαλώνει.

Οι περισσότεροι από εμάς έχουν περάσει ένα μεγάλο μέρος της ζωής μας χρησιμοποιώντας υπολογιστές στο σπίτι, το σχολείο, το πανεπιστήμιο και το χώρο εργασίας, χωρίς ποτέ να σκεφτόμαστε ποια είναι η στρατηγική μας. Απλώς το ενεργοποιούμε και αρχίζουμε να το χρησιμοποιούμε για να κάνουμε τα πράγματα.

Αυτή η στάση είναι καλή σε πολλές περιπτώσεις, αλλά αν είναι ο τρόπος με τον οποίο διαχειρίζεστε τις ανάγκες σας σε μια νέα επιχείρηση, δημιουργείτε τον εαυτό σας για άγχος, δαπάνη και πονοκεφάλους. Η καλή είδηση ​​είναι ότι αυτό μπορεί να αποφευχθεί.

Προγραμματίζοντας σωστά ποιος είναι υπεύθυνος για την τεχνολογία πληροφορικής σας, πόσο καιρό αναμένετε να διαρκέσει, πώς πρέπει να το χρησιμοποιήσει το προσωπικό σας και τι πρέπει να κάνετε όταν τα πράγματα πάνε στραβά τη νέα επιχείρησή σας τις καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.