Ιδιοκτήτες Μικρών Επιχειρήσεων, Ξεκινήστε την Παρακολούθηση των Οικονομικών Μετρητών σας

Το περιεχόμενο αυτού του άρθρου βασίζεται σε μια συνέντευξη που πραγματοποιήθηκε τον Οκτώβριο του 2014 με την Sabrina Parsons, Διευθύνων Σύμβουλο της Palo Alto Software.

Για πολλούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων - ειδικά για όσους έχουν γυρίσει ένα πάθος ή ένα χόμπι σε μετρήσεις και αριθμούς παρακολούθησης επιχειρήσεων είναι μια αγγειοπλαστική.

Αν δεν είστε λογιστής και δεν έχετε φόντο στην επιχείρηση ή φυσική συγγένεια για τους αριθμούς, μπορεί να βρεθείτε να κάνετε οι επιχειρηματίες "σε κίνηση και ίσως αγνοούν αυτούς τους" φρικτούς αριθμούς "έως ότου έρθει η ώρα να καταθέσουν φόρους.

Αν και αυτή είναι η καλύτερη προσέγγιση για να φτάσετε γρήγορα σε λειτουργία, είναι επίσης μια προσέγγιση που, μπορεί να είναι επιζήμιο για την ανάπτυξη και ακόμη και για την επιβίωση της επιχείρησής σας

Σύμφωνα με μια μελέτη της Ένωσης Μικρών Επιχειρήσεων, το 28% των επιχειρήσεων αποτυγχάνει λόγω προβλημάτων στη χρηματοοικονομική διάρθρωση της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης φτωχών λογιστικών αρχείων.

Αν δεν είστε διατήρηση up-to-da καταγράφει τα χρήματα που ρέουν μέσα και έξω από την επιχείρησή σας, θα μπορούσατε να είστε σε κόπο.

Μια σαφής εικόνα του τρόπου με τον οποίο η επιχείρησή σας κάνει και τι πρέπει να παρακολουθείτε σε καθημερινή βάση όχι μόνο θα σας βοηθήσει να κοιμηθείτε καλύτερα τη νύχτα, αλλά θα σας βοηθήσουν να ακολουθήσετε μια προληπτική και όχι αντιδραστική προσέγγιση για τη διαχείριση της επιχείρησής σας, τελικά σημαίνοντας ότι έχετε περισσότερο χρόνο για να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα προτού πάει στραβά και φυσικά περισσότερο χρόνο για να σχεδιάσετε επιτυχία.

Η Sabrina Parsons, Διευθύνων Σύμβουλος της Palo Alto Software, συνιστά ότι πριν από οτιδήποτε άλλο

θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τις βασικές οικονομικές μετρήσεις.

Αυτό θα περιλαμβάνει πράγματα όπως μετρήσεις ταμειακών ροών και διάφορες μετρήσεις των οικονομικών καταστάσεων. Μερικές ερωτήσεις που μπορεί να έχετε στη συνήθεια να ρωτήσετε:

Πόσα χρήματα κάνετε σε μια μέρα; Μια εβδομάδα? Ένας μήνας;

• Υπάρχουν ημέρες της εβδομάδας που κάνετε περισσότερα;
• Μπορείτε να υπολογίσετε το σημείο ισορροπίας σας ώστε να μπορείτε να δώσετε στον εαυτό σας έναν καθημερινό στόχο εσόδων;
• Η ιδέα εδώ τελικά είναι να γίνει εξοικειωμένοι με τους αριθμούς, εκείνη την μέρα ή την εβδομάδα, μπορείτε να πείτε "Αχ, πρέπει να κάνω $ 1.000 περισσότερα αυτήν την εβδομάδα. Τι μπορώ να κάνω? Υπάρχει περίπτωση να πάρω πελάτες να πληρώσουν τα τιμολόγιά τους γρηγορότερα;

Γιατί διαχειριζόμαστε με μετρήσεις;

Ο λόγος για τον οποίο, στο Palo Alto Software, δίνουμε τόση έμφαση στην παρακολούθηση αριθμών επιχειρήσεων,

είναι ότι κάνει η διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι πολύ πιο εύκολη. Αυτά τα δεδομένα θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε τα πράγματα όπως το ποσό των εσόδων που πρέπει να κάνετε ανά ημέρα, πότε θα κρατήσετε τις πωλήσεις σας και εάν πρέπει ή όχι να εκτελέσετε μια καθυστερημένη χρέωση για τους πελάτες

Τουλάχιστον, κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης θα πρέπει να έχει μια καλή λαβή στις βασικές οικονομικές μετρήσεις του, συμπεριλαμβανομένων των ταμειακών ροών, του σημείου εξισορρόπησης και των μετρητών σε μετρητά, καθώς και άλλων βασικών μετρήσεων όπως ημέρες για να πληρώσετε, δαπάνες κ.ο.κ.

Αυτές είναι μερικές από τις οικονομικές μετρήσεις που ίσως θελήσετε να αρχίσετε να εξοικειωθείτε με:

Η λήψη μιας οθόνης από ένα τμήμα του Dashboard - ο πίνακας ελέγχου της επιχείρησης που περιλαμβάνεται στο LivePlan.

Ωστόσο, η Sabrina προειδοποιεί τις επιχειρήσεις ότι η ιδέα δεν είναι να παρακολουθούν τα πάντα:

" Δεν θέλετε παράλυση ανάλυσης ή να πάτε μετρικός τρελός. Πρέπει να έχετε κατά νου ότι δεν μπορείτε να διαχειριστείτε εκατό διαφορετικές μετρήσεις. Πρέπει λοιπόν να κρατάτε τα μάτια σας στα πιο σημαντικά - τα οικονομικά - και όταν γίνεστε πιο εξελιγμένα, προχωρήστε σε πρόσθετες μετρήσεις όπως οι μετρήσεις μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: ρυθμός κλικ, ανοιχτό επιτόκιο, διαγραφή εγγραφών κτλ.

Στη συνέχεια μπορείτε να προχωρήσετε στα πράγματα που σας βοηθούν να κατανοήσετε τι κάνουν οι πελάτες σας: μετρήσεις που αφορούν τους επαναλαμβανόμενους και νέους πελάτες, μετρήσεις που σχετίζονται με το τι σας κοστίζει για να αποκτήσετε έναν πελάτη ή να εξυπηρετήσετε έναν τρέχοντα πελάτη, μετρήσεις που αφορούν τα δεδομένα του καλαθιού αγορών σας. >Ξεκινήστε μόνο να ξεπεράσετε τους οικονομικούς δείκτες KPIs (Βασικοί δείκτες απόδοσης) όταν αισθάνεστε άνετοι.

Η Sabrina προτείνει την παρακολούθηση και την αντιμετώπιση αυτών των χρηματοοικονομικών μετρήσεων για τρεις έως έξι μήνες πριν προσθέσετε άλλες. Και, όταν προσθέτετε πρόσθετες μετρήσεις, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί σχετικά με την επιλογή μόνο μερικών κάθε φορά. Ξεκινήστε με εκείνες που μπορούν να αποδώσουν τη μεγαλύτερη αξία στην επιχείρηση

Παρακολουθήστε τα πράγματα που θα σας επιτρέψουν να ενεργήσετε

Ορισμένοι από τους λόγους για τους οποίους πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν παρακολουθούν τις μετρήσεις τους, μην καταλάβετε πώς αυτοί οι αριθμοί θα τους βοηθήσουν.

Γι 'αυτό προτείνουμε να ξεκινήσετε με βασικές μετρήσεις χρηματοοικονομικών στοιχείων.

Για παράδειγμα, εάν στείλετε τιμολόγια, μπορείτε να δείτε τι είναι οι πραγματικές ημέρες για να πληρώσετε, και στη συνέχεια να τις συγκρίνετε με τους δείκτες αναφοράς της βιομηχανίας, θα πρέπει να σας δώσουμε μια ιδέα για το αν είστε ή δεν είστε σε καλό δρόμο. Και αν δεν είστε, μπορείτε επίσης να αναλάβετε δράση με βάση αυτές τις πληροφορίες. Ίσως μπορείτε να αρχίσετε να καλέσετε και να ζητήσετε από τους πελάτες να πραγματοποιήσουν μια πληρωμή ή μπορείτε να εφαρμόσετε ένα τέλος καθυστέρησης πληρωμής.

Αρκετά μπορεί κανείς να αναλάβει δράση σχετικά με μετρήσεις όπως η ροή μετρητών ή το σημείο ισορροπίας. καταλαβαίνετε κάτι τόσο απλό όσο η ταμειακή ροή, θα μπορούσατε να είστε μέσα σε έναν κόσμο κακό.

Η Sabrina λέει, "το 60% των μικρών επιχειρήσεων που αποτυγχάνουν ήταν πραγματικά κερδοφόρες. Απλώς έχανε χρήματα. Δεν μπορούσαν να πληρώσουν τους λογαριασμούς τους. Και ανεκδοτικά, εννέα φορές από τα 10, όταν μια επιχείρηση κλείνει τις πόρτες, έμειναν χωρίς μετρητά. Αν είχαν μετρητά, θα μπορούσαν να έχουν αλλάξει κάτι. "

Οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών έχουν αυτό το πρόβλημα επειδή δεν παίρνουν μετρητά αμέσως. Αν και δεν το κάνετε αυτό, θα μπορούσε να σας βγάλει από την επιχείρηση, ειδικά αν πρέπει να πληρώσετε τους εργαζόμενους και να μην πετύχετε την πληρωμή.

Παρακολουθώντας τη μέτρηση των ταμειακών ροών (πληρωτέοι λογαριασμοί) θα σας δώσει έναν αριθμό που μπορείτε να καταλάβετε και στη συνέχεια να συγκρίνετε με άλλες επιχειρήσεις του κλάδου σας για να δείτε πού βρίσκεστε. να παρακολουθείτε εύκολα τις βασικές οικονομικές μετρήσεις σας:

1. Χρησιμοποιήστε μια λογιστική λύση Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη μια λογιστική λύση, αυτό είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε, αν μόνο για να βεβαιωθείτε ότι είστε πάνω από τα δεδομένα που θα χρειαστείτε για να καταθέσετε φόρους. Πολλοί άνθρωποι είτε δεν παρακολουθούν τους αριθμούς τους είτε βασίζονται σε Word ή Excel για να το πράξουν, πράγμα που σημαίνει ότι κάθε φορά που θέλουν να δουν τι συμβαίνει στην επιχείρησή τους, πρέπει να εκτελέσουν μια μη αυτόματη αναφορά ή να ξοδέψουν το χρόνο δημιουργώντας ένα νέο γράφημα ή γράφημα.

Στο σημείο αυτό η λογιστική λύση διευκολύνει τα πράγματα. Και φυσικά αν κάτι είναι πιο εύκολο, είναι πολύ πιθανότερο να παραμείνετε στην κορυφή του.

Εάν είστε επιχείρηση παροχής υπηρεσιών και απλώς τιμολογείτε πελάτες, μπορείτε να δοκιμάσετε κάτι σαν το Freshbooks. Διαφορετικά, αν χειρίζεστε μια πιο περίπλοκη επιχείρηση, τα Xero ή τα Quickbooks Online είναι καλές θέσεις για να ξεκινήσετε.

2. Χρησιμοποιήστε ένα ταμπλό διαχείρισης επιχείρησης

Μόλις έχετε τη συνήθεια να παρακολουθείτε τους βασικούς οικονομικούς αριθμούς της επιχείρησής σας (ή ακόμα και να σας φτάσουμε στη συνήθεια να το κάνετε), μπορείτε να προχωρήσετε στη χρήση ενός εργαλείου όπως το LivePlan, το οποίο θα

Μια βασική διαφορά ανάμεσα στο λογισμικό λογιστικής και το LivePlan είναι ότι το τελευταίο σας παρέχει την ευρεία και άμεση επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο πηγαίνουν τα πράγματα.

Σε μια λογιστική λύση, κάθε αναφορά πρέπει να εκτελείται ξεχωριστά και μπορεί μόνο να συγκρίνει μεταξύ δύο περιόδων. Για παράδειγμα, Ιούλιος-Σεπτέμβριος σε σχέση με τα προβλεπόμενα στοιχεία, ή τον Ιούλιο-Σεπτέμβριο σε σχέση με το προηγούμενο έτος.

Και, στο λογισμικό λογιστικής, μπορείτε συχνά να συγκρίνετε τους "αριθμούς" ή τα δεδομένα σε πίνακα. Εάν θέλετε ένα γράφημα, θα πρέπει να το εξαγάγετε για να υπερέχει.

Για λόγους σύγκρισης, το LivePlan διαθέτει ένα ταμπλό που εμφανίζει άμεσα 14 αναφορές και σας επιτρέπει επίσης να μεταβείτε σε οποιοδήποτε αριθμό και να εμφανίσετε μια αναφορά που μπορεί να συγκρίνει πολλαπλές χρονικές περίοδοι. Για παράδειγμα, τα τρέχοντα κέρδη σε σύγκριση με τα κέρδη του προηγούμενου έτους σε σύγκριση με τα προβλεπόμενα κέρδη-όλα σε έναν πίνακα

Μια καταγραφή οθόνης της κατανομής των εσόδων, όπως φαίνεται στον Πίνακα ελέγχου LivePlan.

Περισσότερο από αυτό, αυτές οι αναφορές μπορούν να μετατραπούν σε γραφικά, οπότε, αν δεν είστε "αριθμοί", ή αν θέλετε να δείτε τα γραφικά του μπορείτε να αναθεωρήσετε την αναφορά ως γράφημα ή ως γράφημα

Sabrina Parsons: "Πολλοί άνθρωποι φοβούνται αριθμούς, επομένως αυτά τα γραφικά είναι σημαντικά."

Εκτός από το να σας επιτρέπουν να συγκρίνετε μόνο μερικές περιόδους, ένα μέρος του προβλήματος που χρησιμοποιεί μόνο λογισμικό λογιστικής είναι ότι πρέπει να ξέρετε τι είναι σημαντικό.

Με λογισμικό όπως το LivePlan, δεν χρειάζεται να επιλέξετε κάποια συγκεκριμένη μέτρηση. Εμφανίζει αυτόματα όλους τους αριθμούς που χρειάζεστε για να δείτε στο ταμπλό σας, ώστε να μπορείτε να δείτε μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο κάνει η επιχείρησή σας. Εάν θέλετε να πάρετε περισσότερες λεπτομέρειες, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα γραφήματα. Και για ακόμα περισσότερες λεπτομέρειες, αν έχετε συνδέσει το LivePlan με το λογισμικό λογιστικής σας, μπορείτε να πάτε σε αυτό για να βρείτε ακριβώς τους αριθμούς που σας δείχνουν γιατί τα έσοδα είναι πάνω ή κάτω.

Το σημείο εδώ δεν είναι να σας πουλήσει σε τίποτα, αλλά για να σας δείξουμε ότι εάν παρακολουθείτε τις βασικές οικονομικές μετρήσεις σας όσο το δυνατόν πιο εύκολα, θα είστε σε θέση να λάβετε γρήγορα και ενημερωμένες αποφάσεις και να υιοθετήσετε μια προορατική προσέγγιση για τη διαχείριση της επιχείρησής σας.

Το μήνυμα της Sabrina σε όλους τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων:

"Όσο περισσότερο παρακολουθείτε, τόσο περισσότερο παρακολουθείτε. Όσο περισσότερο βλέπετε δεδομένα και συνειδητοποιείτε πόσο χρήσιμο είναι όταν έρχεται χρόνος για λήψη αποφάσεων, τόσο πιο εύκολο θα είναι να λάβετε αποφάσεις. Ξεκινώντας είναι το δύσκολο κομμάτι. "

Άλλοι πόροι που μπορεί να σας φανούν χρήσιμοι περιλαμβάνουν:

Οι 5 μετρήσεις που πρέπει να παρακολουθήσετε για την επιχείρηση εγγραφής σας για να πετύχετε

Οι 6 πιο σημαντικές μετρήσεις ιστού για την παρακολούθηση της επιχείρησής σας

Τα κορυφαία 10 εργαλεία για την παρακολούθηση των μετρήσεων ιστού Τι μετρήσεις παρακολουθείτε;

Κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική και ως εκ τούτου θα πρέπει να παρακολουθεί διαφορετικούς αριθμούς.

• Συμφωνείτε με ξεκινώντας από τις βασικές οικονομικές μετρήσεις; Ποιες μετρήσεις πιστεύετε ότι είναι απαραίτητες για να προσέξετε;
• Έχουν αλλάξει οι μετρήσεις που παρακολουθείτε με την πάροδο του χρόνου;