7 συμβουλές για την αποτελεσματική τιμολόγηση

Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, πιθανότατα αγαπάτε αυτό που κάνετε και ίσως να πείτε ότι θα το κάνατε δωρεάν αν μπορούσατε. Αλλά στο τέλος της ημέρας, χρειάζεστε ταμειακή ροή για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε λειτουργία.

Ενα τιμολόγιο είναι ένα νομοσχέδιο που αποστέλλεται στους πελάτες για αγαθά ή υπηρεσίες που έχετε παράσχει. Περιγράφει τι πωλήθηκε, πόσο ο πελάτης οφείλει και πότε και πώς πρέπει να πληρώσει ο πελάτης. Μεγάλες εταιρείες έχουν εξειδικευμένους λογιστές να κάνουν τιμολόγηση, αλλά οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να το κάνουν οι ίδιοι. Και η μέση μικρή επιχείρηση περιμένει περισσότερα από 5.000 δολάρια σε καθυστερημένες πληρωμές σε κάθε δεδομένο μήνα, σύμφωνα με μια έρευνα Intuit για 1.000 Αμερικανούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.

Η Investmentmatome μίλησε με τους λογιστές και τους επαγγελματίες του τιμολογίου για το πώς οι επιχειρηματίες μπορούν να προετοιμάσουν τα τιμολόγια πιο αποτελεσματικά και να πληρώσουν γρηγορότερα.

1. Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία

Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, ρυθμίστε το λογισμικό για να αυτοματοποιήσετε τα τιμολόγιά σας. Οι περισσότερες λογιστικές πλατφόρμες, όπως τα βιβλία QuickBooks, Xero, FreshBooks και Wave, περιλαμβάνουν δυνατότητες τιμολόγησης ή μπορείτε να εγγραφείτε για μια υπηρεσία μόνο για τιμολόγια όπως Bill.com, Hiveage και Billbooks.

"Ήρθε η ώρα να μετεγκατασταθούν από το Excel και τα PDF σε εφαρμογές τιμολόγησης cloud", λέει ο διευθύνων σύμβουλος Sagar Kogekar σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα στο Investmentmatome. "Υπάρχουν σωροί λογισμικού εκεί έξω, και θα εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα αν επιλέξετε ένα."

Περίπου το 70% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν λογισμικό τιμολόγησης, σύμφωνα με έρευνα του 2015 για περισσότερους από 200 μικρούς επιχειρηματίες της Concur, μιας εταιρείας Bellevue, Ουάσιγκτον, η οποία παρέχει υπηρεσίες αυτοματοποιημένης τιμολόγησης και προϊόντα διαχείρισης εξόδων σε εταιρείες.

Η χρήση του λογισμικού τιμολόγησης μειώνει τα λάθη και εξοικονομεί χρήματα. Οι επιχειρήσεις που αυτοματοποιούν τις διαδικασίες χρέωσης τους μειώνουν το κόστος τιμολόγησης κατά 40% έως 70%, σύμφωνα με μια έκθεση του 2012 της Ardent Partners, μιας εταιρείας της Βοστόνης που ερευνά τη διαχείριση της προσφοράς. Ο αυτοματισμός κάνει επίσης την τιμολόγηση πιο γρήγορα, ελευθερώνοντας χρόνο για τους επιχειρηματίες να επικεντρωθούν στη λειτουργία της επιχείρησής τους.

"Μπορούν να ξοδεύουν τον πολύτιμο χρόνο τους φορώντας το CFO καπέλο τους αντί για το χειροκίνητο καπέλο εισόδου δεδομένων τους", λέει ο διευθυντής διαχείρισης προϊόντων της Concur Jessica Staley στο Investmentmatome.

2. Στείλτε γραπτές προσφορές

Εάν είναι δυνατόν, διαχειριστείτε τις προσδοκίες των πελατών σας αποστέλλοντάς τους γραπτή τιμολόγηση προτού παραδώσετε το προϊόν ή την υπηρεσία που τους προσφέρετε. Ένα απόσπασμα πρέπει να περιλαμβάνει το εκτιμώμενο κόστος της εργασίας και τον τρόπο αποδοχής των πληρωμών, είτε με μετρητά, είτε με πιστωτική κάρτα είτε με επιταγή ή μέσω διαδικτύου. Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης αποδέχεται τους όρους σας γραπτώς προτού αποδεχτείτε την παραγγελία.

"Είμαι ένας τεράστιος οπαδός για την τεκμηρίωση όλων", λέει η Sara Rosenfeld, υπεύθυνη marketing στο Wave Accounting.

3. Ορίστε σύντομες προθεσμίες πληρωμής

Όταν στέλνετε στον πελάτη ένα τιμολόγιο, καθορίστε το χρονικό πλαίσιο πληρωμής. Το πρότυπο είναι συνήθως 30 ημέρες ή λιγότερο, αλλά μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε χρονικό διάστημα.

Ο μέσος οφειλέτης πληρώνει δύο εβδομάδες καθυστερημένα, σύμφωνα με ανάλυση Xero πάνω από 12 εκατομμύρια τιμολόγια. Οι ειδικοί του Xero συνιστούν να ορίσετε τους όρους πληρωμής σε 13 ή λιγότερες ημέρες, εάν θέλετε να καταβληθείτε ρεαλιστικά εντός 30 ημερών. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση καθιστά την πληρωμή πιο εύκολη για τους πελάτες, λέει η Amy Vetter, επικεφαλής λογιστικής της Xero, ΗΠΑ.

"Οι άνθρωποι είναι συνηθισμένοι να πληρώνουν για τα πράγματα σε απευθείας σύνδεση και δεν αναγκάζονται να περιμένουν να κόψουν τον έλεγχο την Παρασκευή," λέει ο Vetter Investmentmatome. "Είναι πολύ πιο αποδεκτό να ορίσουμε αυτά τα είδη των [σύντομων] όρων πληρωμής με τους πελάτες."

4. Δημιουργήστε ένα σύστημα αρίθμησης

Η αρίθμηση των τιμολογίων σας θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις εισερχόμενες πληρωμές για φορολογικούς σκοπούς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γράμματα, αριθμούς ή συνδυασμό των δύο για να επισημάνετε κάθε τιμολόγιο. Επιλέξτε ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς, αλλά οι εμπειρογνώμονες τιμολόγησης συστήνουν να μην χρησιμοποιείται το "001" για το πρώτο σας τιμολόγιο. Ξεκινώντας με έναν υψηλότερο αριθμό, θα βοηθήσετε τους πελάτες σας να σας δουν ως καθιερωμένο εμπειρογνώμονα, ακόμα και αν είστε νέος επαγγελματίας.

"Ξεκινήστε με το 0053, απλώς να συναντήσετε λίγο πιο επαγγελματικά", λέει ο Faraz Shafaghi, διευθυντής του μάρκετινγκ των προϊόντων και αφοσίωσης των πελατών στο FreshBooks.

5. Χρησιμοποιήστε ευγενική γλώσσα

Παρόλο που μπορεί να φανεί ελαφρά, χρησιμοποιώντας φράσεις όπως "πληρώνετε με (ημερομηνία)" και "ευχαριστώ για την επιχείρησή σας" στα τιμολόγια θα αυξηθούν οι πιθανότητές σας να πληρώσετε, λέει ο Shafaghi. Μπορείτε επίσης να στείλετε ευχαριστίες ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες που πληρώνουν εγκαίρως ή νωρίς.

"Υπενθυμίστε στον πελάτη σας άλλα προϊόντα και υπηρεσίες που προσφέρετε και ότι θα τους θελήσετε να τους εξυπηρετήσετε ξανά", λέει ο Mike Savory, υπεύθυνος διαχείρισης προϊόντων της Sage North America, εταιρείας λογισμικού λογιστικής.

6. Στείλτε τα τιμολόγια αμέσως

Αφού ολοκληρώσετε μια υπηρεσία ή παραδώσετε προϊόντα σε έναν πελάτη, στείλτε αμέσως τιμολόγιο. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στην κορυφή του μυαλού του πελάτη και να δημιουργήσετε ένα προηγούμενο για την ταχύτητα.

Εάν είναι δυνατόν, επιτρέψτε στους πελάτες να πληρώνουν επιτόπου με ένα σύστημα πληρωμής μέσω κινητού τηλεφώνου όπως το Apple Pay ή το Square. Ορισμένα συστήματα τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένων των κυμάτων Wave, Flint Mobile και QuickBooks, επιτρέπουν επίσης στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να δέχονται πληρωμές μέσω κινητού τηλεφώνου.

7. Συνέχεια

Εάν δεν πληρώσετε άμεσα, στείλτε υπενθυμίσεις στους πελάτες σας σχετικά με τις προθεσμίες πληρωμής. Είναι σκόπιμο να στέλνετε υπενθυμίσεις μία εβδομάδα πριν από την πληρωμή, την ημέρα που πρέπει να πληρώσετε και κάθε εβδομάδα μετά την καθυστέρηση, λέει ο Rosenfeld, από την Wave Accounting.Για τα στοιχεία μεγάλου εισιτηρίου, όπως μια παραγγελία $ 5.000, είναι αποδεκτό να στέλνετε συχνότερες υπενθυμίσεις.

Εάν ανησυχείτε ότι αντιμετωπίζετε δυσκολίες με πάρα πολλά μηνύματα παρακολούθησης, η Rosenfeld προτείνει τη χρήση του λογισμικού τιμολόγησης για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων πληρωμής στους πελάτες.

"Μην ανησυχείτε ότι η αποστολή υπενθυμίσεων ή η παρακολούθηση των απλήρωτων τιμολογίων θα θεωρείται αγενής ή παραβίαση μιας σχέσης που έχετε σχηματίσει με έναν πελάτη", λέει ο Savory, του Sage North America. "Έχετε μια επιχείρηση και η ανάγκη για έγκαιρη και πλήρη πληρωμή δεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη για κανέναν".

Για περισσότερη βοήθεια σχετικά με την εκκίνηση και τη λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης, επισκεφθείτε τον Οδηγό Μικρών Επιχειρήσεων στον ιστότοπό μας.

Teddy Nykiel είναι συγγραφέας προσωπικού που καλύπτει προσωπική χρηματοδότηση για Investmentmatome. Ακολουθήστε την στο Twitter @ teddynykiel και επάνω Google+.

Εικόνα μέσω iStock