Πώς να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία ως νέος εργοδότης |

Όταν είστε κύριος μιας επιχείρησης, είστε υπεύθυνος για την πρόσληψη υπαλλήλων. Οι κορυφαίοι υπάλληλοι μπορούν να σας βοηθήσουν να εξομαλύνετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες, να προσθέσετε καινοτόμες ιδέες και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Πριν αρχίσετε να ανησυχείτε για μια στρατηγική υποψήφιου εφοδιασμού ή για να προσλάβετε τον πρώτο υπάλληλό σας, πρέπει να έχετε λίγη κατανόηση της μισθοδοσίας.

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι εμπειρογνώμονες στον κλάδο τους, όχι μισθοδοσίας. Η δημιουργία και η λειτουργία μισθοδοσίας μπορεί να φαίνεται συντριπτική, αλλά μόλις έχετε επιπλέον χέρια που βοηθούν στην εκτέλεση της επιχείρησής σας, θα αξίζει τον κόπο.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τις ευθύνες του εργοδότη σας, όπως τον τρόπο δημιουργίας μισθοδοσίας και παρακράτησης φόρων από τον υπάλληλο μισθοί. Στο Patriot Software, είμαστε ειδικοί σε θέματα μισθοδοσίας, οπότε ελέγξτε τους συνδέσμους σε αυτό το άρθρο για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις διάφορες πτυχές της ρύθμισης της μισθοδοσίας σας. > Πώς να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία

Αν θέλετε να προσλάβετε εργαζόμενους στην επιχείρησή σας, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μισθοδοσία. Για να εκτελέσετε μισθοδοσία, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα. θέλετε να κάνετε μισθοδοσία με το χέρι, να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ή να μισθώσετε έναν λογιστή;

Η διατήρηση της οργανωτικής σας διαχείρισης εγγράφων θα κάνει τη δημιουργία μισθοδοσίας πιο ομαλή διαδικασία. Για να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία για την επιχείρησή σας, χρειάζεστε λίγη πληροφορία για την εταιρεία και τους νέους υπαλλήλους σας.

Πληροφορίες για την επιχείρηση

Προκειμένου να δημιουργήσετε μισθοδοσία, πρέπει να έχετε ορισμένους αριθμούς αναγνώρισης. Πρέπει να υποβάλετε αίτηση για EIN (σύντομη για τον αριθμό αναγνώρισης εργοδότη), την οποία μπορείτε να προμηθευτείτε από το IRS. Το EIN είναι ένας εννέα ψηφίων αριθμός που προσδιορίζει την επιχείρησή σας. Θα το χρειαστείτε όταν αναφέρετε τους φόρους ή θα στείλετε οποιεσδήποτε φορολογικές πληροφορίες στην κυβέρνηση.

Για να πληρώσετε ομοσπονδιακούς φόρους, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικής ομοσπονδιακής φορολογικής πληρωμής (EFTPS). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε ασφαλείς πληρωμές στο διαδίκτυο ή μέσω τηλεφώνου.

Πρέπει επίσης να εγγραφείτε στο τμήμα εργασίας του κράτους σας. Θα χρειαστείτε νέο λογαριασμό αναφοράς ενοικίασης για να αναφέρετε νέους υπαλλήλους στο κράτος. Ανάλογα με την τοποθεσία της επιχείρησής σας, ενδέχεται να χρειαστείτε επίσης κρατικούς ή / και τοπικούς αριθμούς ταυτότητας. Επίσης, μην ξεχάσετε να πάρετε ασφάλιση αποζημίωσης των εργαζομένων.

Πληροφορίες για τους εργαζομένους

Για να δημιουργήσετε μισθοδοσία, πρέπει να έχετε πληροφορίες για κάθε νέο υπάλληλο, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της διεύθυνσης και του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Θα χρειαστείτε επίσης φορολογικά στοιχεία, όπως την κατάσταση κατάθεσης και λεπτομέρειες σχετικά με τις τρέχουσες κρατήσεις και εισφορές.

Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να συμπληρώσουν το έντυπο W-4 (επίσης γνωστό ως Φύλλο Προσωπικών Επιδομάτων) που θα δημιουργηθεί στο σύστημα μισθοδοσίας σας. Το έντυπο W-4 σας βοηθάει να καθορίσετε πόσο ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος θα παρακρατείται από τους μισθούς του κάθε υπαλλήλου.

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να συμπληρώσουν το έντυπο I-9 όταν τους μισθώνετε, αλλά αυτή η φόρμα δεν επηρεάζει την μισθοδοσία. Ωστόσο, επιβεβαιώνει την επιλεξιμότητα του εργαζομένου να εργαστεί στις Η.Π.Α., γι 'αυτό είναι σημαντικό για την πρόσληψη. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν επίσης E-Verify, ένα σύστημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι έχουν εξουσιοδότηση να εργάζονται στις Η.Π.Α.

Πληρώστε πληροφορίες

Μην ξεχνάτε ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της ρύθμισης της μισθολογικής αμοιβής και της συχνότητας. Ο εργαζόμενος θα λαμβάνει ωρομίσθιο ή μισθό; Και, πόσο συχνά θα τους πληρώνετε (εβδομαδιαία, εβδομαδιαία, μηνιαία);

Θα χρειαστείτε ένα σύστημα διαχείρισης συμμετοχής για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας των εργαζομένων, των υπερωριών και του αμειβόμενου χρόνου. Και, πρέπει να ξέρετε αν οι υπάλληλοί σας είναι απαλλαγμένοι ή ανύπαρκτοι. Εάν ο υπάλληλος πληροί τις προϋποθέσεις απαλλαγής, δεν του καταβάλλετε υπερωρίες. Για να μάθετε περισσότερα, συμβουλευτείτε το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ. Διατηρήστε τις πληροφορίες μισθοδοσίας σας οργανωμένες ώστε να παραμένουν αποτελεσματικές και να συμμορφώνονται με τις νομικές απαιτήσεις.

Για να τρέξετε μισθοδοσία, πρέπει να ξέρετε πώς σχεδιάζετε να πληρώσετε τους υπαλλήλους. Μπορείτε να επιλέξετε από μερικούς διαφορετικούς τύπους πληρωμών, όπως επιταγές, άμεση κατάθεση, κάρτες μισθοδοσίας και ακόμη και μετρητά. Εάν πληρώνετε μέσω άμεσης κατάθεσης, συλλέγετε τραπεζικές πληροφορίες από τις νέες προσλήψεις σας.

Δείτε επίσης: Πώς να μισθώσετε τον πρώτο υπάλληλό σας

Πώς να χειριστείτε τους φόρους

Προκειμένου να συμμορφωθείτε με το IRS κατά την εκτέλεση μισθοδοσίας, πρέπει να εξοικειωθείτε με την παρακράτηση φόρων μισθωτών υπηρεσιών. Κάθε περίοδος πληρωμής, θα πρέπει να παρακρατήσετε τους φόρους από την ακαθάριστη αμοιβή κάθε εργαζόμενου.

Παρόλο που μπορεί να ακούγεται εκφοβιστικό, η διαχείριση των φόρων είναι ευκολότερη όταν γνωρίζετε τους τύπους των φόρων που πρέπει να παρακρατήσετε. Και πρέπει επίσης να ξέρετε τι να κάνετε με τα χρήματα μετά την παρακράτησή σας.

Ποιους φόρους πρέπει να παρακρατήσετε;

Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει να παρακρατήσετε τους φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων. Παρακρατήστε ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος, κρατικό και τοπικό φόρο εισοδήματος (εάν ισχύει) και φόρο FICA.

Ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος

Πρέπει να παρακρατήσετε τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος βάσει του αριθμού των δικαιωμάτων που ο εργαζόμενος ισχυρίζεται στο έντυπο W-4.

Η δημοσίευση του IRS 15 είναι ένας μεγάλος πόρος αν αποφασίσετε να μάθετε πώς να κάνετε τη μισθοδοσία με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να επιλέξετε έναν από τους δύο πίνακες παρακράτησης φόρου εισοδήματος που θα σας βοηθήσουν να υπολογίσετε το ποσό που πρέπει να παρακρατήσετε: τη μέθοδο μισθού ή τη μέθοδο ποσοστού. Το λογισμικό μισθοδοσίας θα υπολογίζει αυτόματα τους φόρους για εσάς.

Τι σημαίνει απαλλαγή από φόρους για το Έντυπο W-4 ενός υπαλλήλου; Σε ορισμένες περιπτώσεις, ορισμένοι υπάλληλοί σας ενδέχεται να απαλλάσσονται από το φόρο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν παρακρατείτε τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος από τους μισθούς τους. Το Έντυπο W-4 του υπαλλήλου σας ενημερώνει εάν ένας εργαζόμενος απαλλάσσεται από το φόρο ή όχι. Πρέπει να σας δώσουν ένα νέο Έντυπο W-4 κάθε χρόνο για να διατηρήσετε το καθεστώς απαλλαγής.

Κρατικοί και τοπικοί φόροι εισοδήματος

Ανάλογα με το κράτος στο οποίο ασκείτε τις δραστηριότητές σας, μπορεί να χρειαστεί να παρακρατήσετε κρατικούς φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων σας. Ορισμένες περιοχές απαιτούν πρόσθετο φόρο εισοδήματος

Για να μάθετε αν πρέπει να παρακρατήσετε τους κρατικούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος από τους μισθούς των εργαζομένων, θα πρέπει να συμβουλευτείτε το κράτος σας

Φόρος FICA

FICA Νόμος περί ασφαλιστικών εισφορών) ο φόρος περιλαμβάνει δύο τύπους φόρων: τους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare. Τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος συμβάλλουν στον φόρο FICA εξίσου. Αυτό σημαίνει ότι θα παρακρατήσετε ένα ορισμένο ποσοστό από τους μισθούς του υπαλλήλου σας και θα συνεισφέρετε ένα αντίστοιχο ποσοστό.

Κάθε χρόνο, ο φορολογικός συντελεστής FICA μπορεί να αλλάξει. Επί του παρόντος, ο συντελεστής κοινωνικής ασφάλισης είναι 6,2% του ακαθάριστου μισθού κάθε εργαζόμενου. Μόνο οι μισθοί μέχρι $ 127.200 φορολογούνται. Το ποσοστό Medicare είναι σήμερα 1,45% (σε όλους τους μισθούς) του ακαθάριστου μισθού κάθε εργαζόμενου. Μην ξεχνάτε επίσης ότι πρέπει να πληρώσετε 6,2% και 1,45% των ακαθάριστων αποδοχών του εργαζομένου προς το μέρος του εργοδότη! Και πρέπει να παρακρατήσετε έναν πρόσθετο φόρο Medicare 0,9% για τους μισθούς των εργαζομένων πάνω από 200.000 $ (125.000 δολάρια εάν η παντρεμένη αρχειοθέτηση χωριστή ή 250.000 δολάρια αν παντρευτούν αρχειοθετημένα από κοινού). Δεν υπάρχει εργοδότης για επιπλέον φόρο Medicare

Φόροι μόνο για εργοδότες

Αν έχετε εργαζόμενους, πρέπει επίσης να καταβάλετε φόρο ομοσπονδιακής ανεργίας (FUTA) και ανεργίας (SUTA). Αλλά, δεν θα παρακρατήσετε αυτούς τους φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων.

Το κράτος σας θα σας ενημερώσει για το φορολογικό σας συντελεστή SUTA. Ο φόρος FUTA είναι ένα ποσοστό των μισθών των εργαζομένων σας, μέχρι ένα ορισμένο ποσό. Οι περισσότεροι εργοδότες πληρώνουν 0,6% των πρώτων $ 7,000 που καταβάλλονται σε κάθε εργαζόμενο ανά έτος, εκτός αν ζουν σε κατάσταση μείωσης της πιστοληπτικής ικανότητας.

Μετά την παρακράτηση φόρων, τι κάνετε μαζί τους;

Εάν έχετε έναν πονοκέφαλο από αυτό το σημείο, δεν είσαι μόνος. Η αντιμετώπιση των φόρων απασχόλησης μπορεί να είναι δύσκολη. Αλλά, φοβηθείτε, δεν έχετε κάνει σχεδόν με την κατανόηση των βασικών αρχών του τρόπου αντιμετώπισης των φόρων απασχόλησης!

Χρονοδιάγραμμα κατάθεσης

Μετά την παρακράτηση των φόρων, πρέπει να καταθέσετε και να τα παραδώσετε στις κυβερνητικές φορολογικές υπηρεσίες. Πρέπει να ακολουθήσετε ένα πρόγραμμα καταθέσεων, το οποίο καθορίζεται από το IRS, για να υπολογίσετε πόσο συχνά πληρώνετε φόρους.

Για ομοσπονδιακό εισόδημα και φόρους FICA, ακολουθήστε ένα πρόγραμμα εβδομαδιαίας ή μηνιαίας κατάθεσης. Το χρονοδιάγραμμά σας εξαρτάται από τη συνολική φορολογική σας υποχρέωση που αναφέρθηκε στο Έντυπο 941 κατά τη διάρκεια περιόδου τεσσάρων τριμήνων. Πρέπει να καταθέσετε μηνιαία εάν αναφέρατε 50.000 δολάρια ή λιγότερους φόρους κατά την περίοδο ανασκόπησης. Εάν αναφέρατε πάνω από 50.000 δολάρια σε φόρους, πρέπει να καταθέσετε κάθε έξι μήνες. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στις οδηγίες του εντύπου 941.

Καταθέστε τους φόρους FUTA σε τριμηνιαία βάση. Οι προθεσμίες τριμήνου είναι 30 Απριλίου, 31 Ιουλίου, 31 Οκτωβρίου και 31 Ιανουαρίου.

Φόροι υποβολής εκθέσεων

Επίσης, πρέπει να αναφέρετε φόρους στα έντυπα της κυβέρνησης. Αναφέρετε τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος και τον φόρο FICA (Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare) κάθε τρίμηνο στο Έντυπο 941. Θα αναφέρετε επίσης φόρο FUTA στο Έντυπο 940, το οποίο πρέπει να εκδοθεί την 1η Ιανουαρίου κάθε έτους.

Για κρατικούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος και SUTA φόρο, θα χρειαστεί να πάρετε το κουτάλι από την πολιτεία σας. Ανατρέξτε στη δημοσίευση του IRS 15 για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κατάθεση και την αναφορά των φόρων.

Δείτε επίσης: Φόροι Προσωπικών Φόρων και Φόρων Επιχειρήσεων: Ποια είναι η Διαφορά;

Ερωτήσεις, σχόλια, ανησυχίες; πρέπει να θέσει την εργασία στη διαδικασία ρύθμισης μισθοδοσίας. Και όταν έχετε υπαλλήλους, μην ξεχάσετε να παρακρατήσετε, να αναφέρετε και να εκδώσετε φόρους. Για τη βελτιστοποίηση της μισθοδοσίας, μπορείτε πάντα να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε λογισμικό μισθοδοσίας που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μερικά συστήματα λογισμικού μισθοδοσίας θα επιβαρύνουν, θα καταθέσουν και θα καταβάλουν φόρους. Το μόνο που κάνετε είναι να εισαγάγετε τις πληροφορίες παρακράτησης για τους υπαλλήλους σας.

Αν έχετε ερωτήσεις, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε με την τοπική υπηρεσία φορολόγησης. Το IRS παρέχει επίσης πόρους για τους φόρους απασχόλησης:

Κατανόηση των φόρων απασχόλησης

Φόροι για την απασχόληση και την υποβολή εκθέσεων Φόροι απασχόλησης

Φόροι απασχόλησης λόγω απασχόλησης

• Μπορεί να θεωρήσατε ότι θα ήταν δύσκολο να κατανοήσετε τις νομικές απαιτήσεις για την πρόσληψη νέων τους υπαλλήλους και τη διαχείριση μισθοδοσίας. Όμως, είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης! Έχετε περάσει από το σάρωθρο και αποφάσισε να ακολουθήσει το πάθος σας. Η δημιουργία μισθοδοσίας θα είναι διαχειρίσιμη όσο έχετε σαφή περίγραμμα του τι πρέπει να κάνετε.