Πρέπει να δώσω μικρές πιστωτικές κάρτες επιχειρήσεων στους υπαλλήλους μου;

Η λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης είναι ένα όνειρο για πολλούς ανθρώπους, αλλά έρχεται και με πλήθος στρεσογόνων παραγόντων. Ένα πράγμα που πολλοί επιχειρηματίες ανησυχούν είναι πώς να διαχειριστούν όλες τις αγορές που πρέπει να γίνουν για την εταιρεία - τελικά, καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει αυτό μπορεί να γίνει ένα συντριπτικό έργο.

Ένας τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος είναι η διανομή πιστωτικών καρτών μικρών επιχειρήσεων στους υπαλλήλους σας. Αλλά είναι μια καλή ιδέα; Αν αισθάνεστε αντιφατικά, ρίξτε μια ματιά στις παρακάτω πληροφορίες για κάποια καθοδήγηση.

Οφέλη των επιχειρηματικών πιστωτικών καρτών

Ενώ η πίστωση για όλες τις αγορές της εταιρείας σας μπορεί να φανεί λίγο τρομακτική, υπάρχουν πολλά οφέλη για τη χρήση μιας επιχειρηματικής πιστωτικής κάρτας. Για παράδειγμα:

• Υψηλά όρια δαπανών
• Χαμηλά επιτόκια (σε σύγκριση με άλλες πιστωτικές κάρτες)
• Ικανότητα να διαχωρίζονται εύκολα οι προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες
• Εύκολη παρακολούθηση των εξόδων
• Ικανότητα να κερδίζετε ανταμοιβές που θα ωφελήσουν τον τύπο της επιχείρησής σας

Όλα αυτά σημαίνει ότι η χρήση μιας επιχειρηματικής πιστωτικής κάρτας για τις καθημερινές δαπάνες της επιχείρησής σας είναι μια καλή επιλογή, ειδικά εάν βρίσκεστε να αγωνίζεστε συνεχώς για να παρακολουθείτε πού πηγαίνουν τα μετρητά σας. Εάν δεν έχετε ήδη ένα, αξίζει να κάνετε κάποια έρευνα για να βρείτε μια κάρτα που θα καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Όταν δίνεις κάρτες υπαλλήλων είναι μια καλή ιδέα

Κρατώντας μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα για τον εαυτό σας είναι ένα πράγμα, αλλά πώς ξέρετε αν πρέπει να δώσετε στους υπαλλήλους σας δικές σας κάρτες για να χρησιμοποιήσετε τα έξοδα της επιχείρησης;

Σε γενικές γραμμές, αν έχετε μερικούς αξιόπιστους υπαλλήλους που συνεχώς επιστρέφονται για αγορές που πραγματοποιούν για την επιχείρησή σας, ίσως είναι καιρός να τους δώσετε τις δικές τους κάρτες. Στην περίπτωση αυτή, οι επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες των υπαλλήλων σας είναι αμοιβαία επωφελείς: θα έχετε έναν εύκολο τρόπο να παρακολουθείτε τα χρήματα που ξοδεύουν και δεν θα πρέπει συνεχώς να πιέζουν τα δικά τους κεφάλαια για αγορές που σχετίζονται με την εργασία.

Εάν εκτελείτε μια σχετικά μικρή επιχείρηση, η χορήγηση πιστωτικών καρτών σε μερικούς βασικούς υπαλλήλους -ιδίως σε εκείνους που κατέχουν θέσεις υψηλού επιπέδου- είναι πιθανόν αρκετός. Προσπαθώντας να δώσετε μια πιστωτική κάρτα σε κάθε εργαζόμενο στον οργανισμό σας, πιθανόν να οδηγήσει σε πονοκεφάλους, επειδή η παρακολούθηση όλων αυτών των δαπανών θα εξαντληθεί. Για τους υπαλλήλους που πραγματοποιούν μόνο σπάνιες επιχειρηματικές αγορές, επιμείνετε στην επιστροφή τους.

Εμπιστέψου, αλλά επιβεβαίωσε

Αν αποφασίσετε να προσφέρετε επαγγελματικές κάρτες σε ορισμένους υπαλλήλους σας, είναι σημαντικό να καθορίσετε κανόνες και οδηγίες για τις δαπάνες της εταιρείας πριν εκδώσετε το πλαστικό. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή δυνητικών συγκρούσεων και παρανοήσεων προτού προκύψουν.

Για παράδειγμα, κάντε μια λίστα με τους τύπους αγορών που είναι αποδεκτές με την κάρτα και μια λίστα αγορών που θα χρειαστεί άδεια. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι γνωρίζουν ποια είναι τα όρια των δαπανών τους και ότι η πραγματοποίηση κάθε είδους προσωπικής αγοράς με την κάρτα είναι απαράδεκτη.

Είναι καλύτερο να έχετε μια συνάντηση με τους υπαλλήλους ώστε να σας παρέχουμε κάρτες για να καθορίσετε αυτή την πολιτική δαπανών, καθώς και να τους παράσχετε ένα γραπτό αντίγραφο των κανόνων για να αναφερθούν. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σίγουροι ότι το μήνυμα είναι σαφές.

Εκτός από τη γνωστοποίηση των προσδοκιών σας, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τους τύπους αγορών που κάνουν οι εργαζόμενοι σας με το πλαστικό επιχείρησής τους. Ακόμη και αν έχετε πλήρη εμπιστοσύνη στους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν τις κάρτες, ελέγξτε τις συναλλαγές τους σε απευθείας σύνδεση μερικές φορές το μήνα μόνο για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούν τον επιχειρηματικό σας λογαριασμό με υπευθυνότητα. Εξάλλου, είστε τελικά υπεύθυνος για την πληρωμή των λογαριασμών που καταθέτουν, επομένως δεν υπάρχει καμία ζημιά στην επαλήθευση ότι οι δαπάνες των υπαλλήλων σας είναι σύμφωνες με τις οδηγίες που τους εκδόσατε.

Η κατώτατη γραμμή: εάν οι υπάλληλοί σας κάνουν πολλές δαπάνες της εταιρείας με δικά τους χρήματα, ίσως αξίζει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τους δώσετε επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες. Αυτό θα σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τις δαπάνες της επιχείρησής σας και θα σας δώσει μεγαλύτερη ευκαιρία να μεγιστοποιήσετε μερικά από τα οφέλη που προσφέρουν οι επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες. Απλά να είστε σίγουροι ότι είστε σαφείς με τους υπαλλήλους σας για το τι μπορούν και δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν την κάρτα για να ελέγχουν τακτικά το ιστορικό συναλλαγών τους για να διασφαλίσουν ότι ακολουθούν τις οδηγίες σας.

Επιχειρηματίας κάρτα χαρτοφυλακίου εταιρεία μέσω Shutterstock