6 Εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε μια απομακρυσμένη ομάδα |

Τα τελευταία χρόνια, η απομακρυσμένη εργασία έχει γίνει μια ελκυστική λύση για πολλούς εργαζόμενους και εργοδότες.

Περίπου το 67% των εταιρειών επιτρέπουν σε μερικούς υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι, τοις εκατό επιτρέπει στους υπαλλήλους να εργάζονται εξ αποστάσεως σε τακτική βάση. Τα πλεονεκτήματα μιας απομακρυσμένης εργασιακής κατάστασης είναι αρκετά προφανή για τους εργαζόμενους, αλλά υπάρχουν και πολλά καταπληκτικά πλεονεκτήματα για τους εργοδότες τους.

Μελέτες δείχνουν ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι συχνά είναι πιο παραγωγικοί και πιο ικανοποιημένοι από τη δουλειά τους. Επίσης, οι εταιρείες εξοικονομούν γενικά έξοδα για είδη γραφείου, χώρο και υπολογιστές όταν απασχολούν απομακρυσμένους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν τα γραφεία τους για να ολοκληρώσουν τις καθημερινές τους εργασίες.

Αλλά όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται εξ αποστάσεως, πώς μπορείτε καλύτερα να επιβλέπετε το έργο τους, σχέδια, και να συναντηθούν μαζί; Ευτυχώς, η τεχνολογία κάνει αυτό εύκολο - και μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτά τα έξι ηλεκτρονικά εργαλεία.

Δείτε επίσης: 20 Εργαλεία μάρκετινγκ Κάθε ιδιοκτήτης μικρών επιχειρήσεων πρέπει να προσπαθήσει

1. Εργαλείο ταχύτητας Internet

Σύμφωνα με μια αναφορά της Washington Post, η ταχύτητα του Διαδικτύου μπορεί να συνδεθεί με την παραγωγικότητα. Η μελέτη που εξηγείται στην έκθεση έδειξε ότι τα κράτη με υψηλή μέση ταχύτητα διαδικτύου είχαν επίσης υψηλότερο κατά κεφαλήν ΑΕΠ, ενώ τα κράτη με χαμηλή μέση ταχύτητα στο Διαδίκτυο έδειξαν χαμηλότερο ΑΕΠ ανά κάτοικο.

Οι υπάλληλοί σας χρειάζονται αξιόπιστο διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας να είστε παραγωγικοί που εργάζονται από το σπίτι. Το ποσό της ταχύτητας internet που χρειάζεται κάθε εργαζόμενος εξαρτάται από τις καθημερινές του υποχρεώσεις. Έχετε τους εργαζόμενους σας να χρησιμοποιούν ένα εργαλείο ταχύτητας Internet για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ταχύτητα Internet αρκετά υψηλή ώστε να μοιράζονται μεγάλα αρχεία, να χρησιμοποιούν προγράμματα στο διαδίκτυο και να φιλοξενούν βίντεο διασκέψεις. Είναι ένα δωρεάν εργαλείο που είναι εύκολο στη χρήση και σας βοηθά να μετρήσετε τις ανάγκες του διαδικτύου της ομάδας σας.

Το εργαλείο θα μεταφέρει τους υπαλλήλους σας μέσω μιας σειράς ερωτήσεων που αποσκοπούν στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τη χρήση του διαδικτύου. Στο τέλος της σειράς ερωτήσεων, οι υπάλληλοί σας θα λάβουν αριθμό για τις συνιστώμενες ταχύτητες στο διαδίκτυο. Στη συνέχεια, μπορούν να λάβουν αυτόν τον αριθμό στους αντίστοιχους παρόχους διαδικτύου για να βεβαιωθούν ότι έχουν αρκετή ταχύτητα στο διαδίκτυο για να χειριστούν την προσωπική και επαγγελματική χρήση του διαδικτύου και να αποφύγουν τις καθυστερημένες περιόδους.

2. Το Google Drive

Μελέτες έχουν αποκαλύψει ότι παίρνει ο μέσος εργαζόμενος οκτώ αναζητήσεις για να βρείτε τα σωστά έγγραφα και πληροφορίες που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν μια δεδομένη εργασία. Αυτή η διαδικασία καθίσταται ακόμη πιο απογοητευτική για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους που δεν μπορούν να επιλύσουν γρήγορα ένα θέμα, έρχονται στο γραφείο σας για να εντοπίσουν πού μπορεί να βρεθεί ένα έγγραφο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αποστολή πολλαπλών εκδόσεων εγγράφων σε πολλά μέλη της ομάδας είναι μια καταστροφή που περιμένει να συμβεί.

Το Google Drive διευκολύνει τη δημιουργία αρχείων και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορείτε να δείτε τις αλλαγές του άλλου, να προσθέσετε σχόλια και να εργαστείτε ταυτόχρονα στο ίδιο έγγραφο. Όταν ένας υπάλληλος αποθηκεύει αρχεία στο Drive του, μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά σε οποιαδήποτε συσκευή.

Το Google Drive είναι ελεύθερο για χρήση για οποιονδήποτε έχει λογαριασμό Gmail και δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των συνεργατών. να μισθώσετε τον πρώτο υπάλληλό σας

3. Trello

Μελέτες δείχνουν ότι για κάθε 1 δισεκατομμύριο δολάρια που επενδύθηκε, 122 εκατομμύρια δολάρια χάνεται λόγω της χαμηλής απόδοσης των έργων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αποτελεσματική διαχείριση του έργου είναι απολύτως απαραίτητη για κάθε ομάδα που επιθυμεί να βελτιστοποιήσει την αποτελεσματικότητα και την κερδοφορία.

Η διαχείριση του έργου είναι απαραίτητη για οποιαδήποτε ομάδα, αλλά είναι ιδιαίτερα βολική όταν η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως. Το Trello είναι ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης έργων που διευκολύνει τη συνεργασία. Χρησιμοποιώντας τα διοικητικά συμβούλια του Trello, μπορείτε να δημιουργήσετε βήματα, να αναθέσετε εργασίες στα μέλη της ομάδας και να καταγράψετε την πρόοδο της ομάδας σας.

Δεν υπάρχουν περιορισμοί μελών και η εφαρμογή είναι δωρεάν - έτσι μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε στον υπολογιστή, στο smartphone ή στο tablet σας. Εάν θέλετε να ενσωματώσετε με το Evernote, το MailChimp, το Google Drive, το Dropbox και άλλα εργαλεία, είναι διαθέσιμη μια επιλογή Business Class για μηνιαία αμοιβή $ 9.99 ανά χρήστη

4. HipChat

Όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται εξ αποστάσεως, χάσετε τα οφέλη του άμεσου χρόνου και της αλληλεπίδρασης του προσώπου. Το HipChat, μια εφαρμογή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για επιχειρήσεις, σας επιτρέπει να μιλάτε με εσάς και τα μέλη της ομάδας σας για βίντεο ή συνομιλία με κείμενο, να μεταφέρετε αρχεία, να μοιράζεστε οθόνες και πολλά άλλα. Όταν η όλη ομάδα σας χρησιμοποιεί το HipChat, θα αισθάνεται ότι όλοι συνεργάζονται στο ίδιο γραφείο.

Η βασική έκδοση είναι δωρεάν για απεριόριστους χρήστες και αν θέλετε να μιλάτε με βίντεο, να μοιράζεστε οθόνη και άλλες προηγμένες δυνατότητες, είναι διαθέσιμο το HipChat Plus για μια μηνιαία αμοιβή $ 2.00 ανά χρήστη

Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε συσκέψεις one-on-one μεταξύ υπαλλήλων και διαχειριστών που χρησιμοποιούν αυτήν την εφαρμογή, κάτι που θα είναι σημαντικό να κάνετε τουλάχιστον μία μηνιαία βάση για να αγγίξετε βάσεις με κάθε σας απομακρυσμένα μέλη της ομάδας. Εάν δεν είστε σίγουροι τι θα μοιάζει με μια επιτυχημένη συνάντηση ενός-σε-ένα, το Tiny Pulse προσφέρει έναν εξαιρετικό οδηγό για το τι πρέπει να συζητηθεί κατά τη διάρκεια μηνιαίων ατομικών συναντήσεων με τους υπαλλήλους σας.

Δείτε επίσης: Τι ορίζει την εταιρεία σας Πολιτισμός;

5. Οι περιπτωσιολογικές μελέτες σε οργανισμούς που έχουν πραγματοποιήσει παρακολούθηση χρόνου έχουν δείξει ότι η χρήση μιας μεθόδου παρακολούθησης χρόνου για την τήρηση καρτελών σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι ξοδεύουν το χρόνο τους είναι όχι μόνο ωφέλιμη για τους διαχειριστές να καταλάβουν τι μια μέση ημέρα μοιάζει με τους υπαλλήλους τους, μπορεί επίσης να αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τις ώρες των απομακρυσμένων εργαζομένων και να παρακολουθείτε πόσο χρόνο χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους. Με την έγκαιρη εκτέλεση στο παρασκήνιο των υπολογιστών των μελών της ομάδας σας, μπορείτε να διατηρήσετε ένα ψηφιακό αρχείο καταγραφής όλων των έργων. Μπορείτε να ορίσετε στόχους ολοκλήρωσης, να συγκρίνετε τον εγγεγραμμένο χρόνο με τις εκτιμήσεις και να οργανώσετε τα έργα με βάση την προτεραιότητά τους.

Εάν θέλετε να διαχειριστείτε όλα τα μέλη της ομάδας σας στον ίδιο λογαριασμό, το επαγγελματικό σχέδιο είναι διαθέσιμο για μηνιαία αμοιβή 14,00 € ανά χρήστη.

6. RealtimeBoard

Οι αναφορές δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι που ασχολούνται ιδιαίτερα με τους οργανισμούς τους οποίους εργάζονται είναι κατά 87% λιγότερο πιθανό να φύγουν από τους υπαλλήλους που αισθάνονται απεμπλοκή από τις εταιρείες τους.

Παρόλο που είναι δύσκολο να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας, η εύρεση ενός τρόπου για να τους βοηθήσετε να αισθάνονται σαν μέρος της επιχείρησής σας θα είναι ένα σημαντικό βήμα στην αποφυγή υψηλού ποσοστού ανακύκλωσης μεταξύ της απομακρυσμένης ομάδας σας.

Η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να είναι λιγότερο αγχωτική από την καθημερινή μετακίνηση, και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Επηρεάζοντας ως εικονικό λευκό πίνακα, το RealtimeBoard είναι μια εφαρμογή οπτικής συνεργασίας που παρέχει μια ψηφιακή έκδοση αυτών των ευκαιριών ομαδικής διασύνδεσης. Σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα, έρευνα, brainstorm, προσθέστε κολλώδη σημειώματα και πολλά άλλα. Η εφαρμογή είναι δωρεάν για μέχρι τρία μέλη και τα σχέδια ξεκινούν από $ 40.00 ανά μήνα για πέντε μέλη.

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση, αλλά η επένδυση στην τεχνολογία μπορεί να διευκολύνει τη συνεργασία, την επικοινωνία και την παρακολούθηση της παραγωγικότητας. Προσθέτοντας μερικά από αυτά τα εργαλεία θα συμβάλλετε στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας και θα μετατρέψετε την απομακρυσμένη σας ομάδα σε πιο συνεργατικό και παραγωγικό εργατικό δυναμικό