Συμβουλές από ένα γραφείο συλλογής B2B για το πώς να πληρώσετε

Έχετε αναπτύξει ένα μεγάλο επιχειρηματικό σχέδιο και έχετε νέους πιθανούς πελάτες. Το πρόβλημα είναι ότι θέλουν να πληρώσουν μετά από που έχετε παραδώσει το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

Αυτό σας κάνει να ανησυχείτε γιατί το χειρότερο πράγμα που μπορεί να συμβεί είναι να μην πληρώσετε. Ωστόσο, είστε νέοι στο παιχνίδι και θέλετε να κρατήσετε τα πράγματα ευέλικτα. Τι πρέπει να κάνετε για να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητες να συμβεί αυτό;

Γνωρίστε τον πελάτη σας

Κάθε εβδομάδα στο Kaplan Group θα ζητήσουμε από έναν πελάτη να συλλέξει από έναν πελάτη επιχείρησης, αλλά η τεκμηρίωση δεν δείχνει οριστικά ποιος είναι ο πελάτης.

Για παράδειγμα:

• Ενδέχεται να μην υπάρχει εντολή αγοράς
• Ο πελάτης μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές οντότητες και η γραφειοκρατία δεν διευκρινίζει ποια οντότητα είναι υπεύθυνη.
• Η επιχείρηση μπορεί να έχει πωληθεί χωρίς ο πωλητής να γνωρίζει και η παραγγελία ήταν από μια μη αναγνωρισμένη νέα οντότητα.
• Ο πελάτης χρησιμοποιεί εμπορική επωνυμία ή DBA και όχι το όνομα νομικής οντότητας.
• Η γραφειοκρατία περιγράφει το όνομα της οντότητας ως εταιρία ή LLC αλλά η οντότητα δεν είναι στην πραγματικότητα καταχωρημένη.

Οποιοδήποτε από αυτά τα ζητήματα μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μην πληρώσετε. Έτσι, στο πιο βασικό επίπεδο, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει το νομικό όνομα του πελάτη, τη φυσική του διεύθυνση και για να επαληθεύσετε τα στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, κινητό τηλέφωνο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο).

Δείτε επίσης: Πώς ένας Πελάτης μπορεί να βελτιώσει την επιχείρησή σας

Ερευνήστε τον πελάτη σας

Οι τράπεζες δεν δανείζουν χρήματα χωρίς να διερευνήσουν την πίστωση ενός πελάτη. Οι προμηθευτές πρέπει να κάνουν το ίδιο. Συνήθως οι πωλητές συλλέγουν αυτές τις πληροφορίες σε μια αίτηση πίστωσης. Αν δεν έχετε, το δωρεάν Εγχειρίδιο Εφαρμογής Πιστωτικής Κάρτας eBook έχει 19 δείγματα και λεπτομερείς εξηγήσεις για τα πάντα που πρέπει να λάβετε υπόψη.

Μόλις έχετε πληροφορίες, πρέπει να επαληθεύσετε και να ελέγξετε την πίστωσή τους. Εδώ είναι μερικά από τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε:

• Ελέγξτε δωρεάν το όνομα της οντότητας με το Secretary of State.
• Επικοινωνήστε με τις εμπορικές και τραπεζικές αναφορές.
• Εκτελέστε μια αναφορά επιχειρηματικής πίστωσης.

Δείτε επίσης: 8 Γρήγορες συμβουλές για τον τρόπο δημιουργίας επιχειρηματικής πίστης και χρηματοδότησης

Πρόσφατα είχαμε έναν πελάτη που πραγματοποίησε συμβουλευτική εργασία 30.000 δολαρίων χωρίς να κάνει τίποτα από αυτό. Σε λιγότερο από τρία λεπτά και κάτω από ένα δολάριο, μάθαμε ότι ο πελάτης τους είχε πάνω από $ 500.000 σε φορολογικά περιουσιακά στοιχεία, ανήκε σε δώδεκα διαφορετικές οντότητες με σχεδόν 1 εκατομμύριο δολάρια σε κρίσεις και δεν υπήρχε καμία ελπίδα για πάντα να πληρώνομαι.

προστασίες

Είναι κρίσιμο ο πελάτης σας να συμφωνεί με τους όρους πληρωμής σας, συμπεριλαμβανομένου του τι συμβαίνει εάν δεν πληρώσει έγκαιρα. Αυτό μπορεί να ενσωματωθεί στην αίτηση πίστωσης, στη σύμβαση ή στη φόρμα παραγγελίας. Πρέπει να αναφέρει σαφώς πότε πρέπει να καταβληθεί η πληρωμή και το επιτόκιο που θα προκύψει εάν καθυστερήσει.

Εάν ο πελάτης θα έχει πολλαπλά τιμολόγια ή σύμβαση με μηνιαίες πληρωμές, μια ρήτρα επιτάχυνσης που αναφέρει όλα τα ποσά που οφείλονται σε περίπτωση καθυστέρησης μιας πληρωμής είναι συμφέρουσα. Μπορεί επίσης να θέλετε να υποδείξετε πού θα προκύψουν διαφορές εάν αυτό είναι απαραίτητο. Ζητήστε μια προσωπική εγγύηση εάν η επιχείρηση δεν έχει καλό πιστωτικό ιστορικό.

Αυτοί είναι όλοι οι τυποποιημένοι όροι που πιθανόν ο πελάτης σας θα συμφωνήσει, εφόσον είναι στην αρχική σας τεκμηρίωση. Αλλά μόλις πληρώσουν αργά, είναι πολύ αργά για να αποκτήσουν αυτές τις προστασίες και τη μόχλευση συλλογής που έρχεται μαζί τους.

Τιμολόγιο έγκαιρα, με ακρίβεια και παρακολούθηση ακριβώς σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα

Δεν μπορείτε να πληρώσετε αν δεν δεν θα στείλει τιμολόγιο. Εάν το τιμολόγιο αποστέλλεται αργά, έχει λάθη ή δεν είναι σαφές, αυτό δίνει στον πελάτη σας λόγο να καθυστερήσει την πληρωμή. Επικοινωνήστε με τον πελάτη σας πριν από την έκδοση τιμολογίου για να βεβαιωθείτε ότι το παραλάβετε και ότι δεν υπάρχουν ερωτήσεις ή ανησυχίες.

Εάν δεν πληρώσουν εγκαίρως, ακολουθήστε την πρώτη ημέρα, όταν ένα τιμολόγιο έχει λήξει. Αν ο πελάτης σας μάθει ότι θα τον αφήσετε να πληρώσει αργά, θα είναι .

Έχετε εφαρμόσει μια διαδικασία για την τακτική παρακολούθηση τυχόν παράνομων τιμολογίων. Για παράδειγμα:

• Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 15 ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης, για να βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας έχει το τιμολόγιο και δεν ανησυχεί.
  • Εάν δεν υπάρχει απάντηση, στείλτε email ξανά σε 4 εργάσιμες ημέρες
• Κλήση της ημέρας μετά την υποβολή ενός τιμολογίου για να ενημερωθείτε σχετικά με την κατάσταση πληρωμής
  • Εάν λένε ότι η πληρωμή έχει σταλθεί ταχυδρομικώς, ζητήστε τον αριθμό ελέγχου, εάν πρόκειται για πλήρη πληρωμή και την ημερομηνία αποστολής της
  • Μην φτάσετε σε ένα ζωντανό άτομο, παρακολουθήστε κάθε δύο ή τρεις μέρες μέχρι να λάβετε απάντηση μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Εάν έχετε περάσει 15 ημέρες καθυστέρηση και δεν έχετε εμπλοκή, στείλτε μια επιστολή και αποστείλετε ένα αντίγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Εάν 30 ημέρες καθυστέρηση, καλέστε και στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πληρωτέους λογαριασμούς διευθυντών ή εκτελεστικών οικονομικών με εβδομαδιαία παρακολούθηση
• Σε 60 ημέρες καθυστέρηση, καλέστε και ιδιοκτήτη επιχείρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξηγήστε ότι θα πρέπει να κλιμακώσετε αν δεν πληρώσουν.
• Σε 75 ημέρες καθυστέρησης, στείλτε μια τελευταία ειδοποίηση μέσω ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ζήτηση 10 ημερών
  • Καλέστε τον ιδιοκτήτη και το εκτελεστικό μέλος λίγες μέρες αργότερα για να βεβαιωθείτε ότι έχουν λάβει την ειδοποίηση
• Μεταβείτε σε μια υπηρεσία συλλογής που ειδικεύεται σε διεκδικήσεις B2B όταν είναι 90 ημέρες καθυστέρηση

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν πολλή δουλειά. Αλλά, δεν είναι τίποτα σε σύγκριση με τον πόνο και την οικονομική απώλεια του να μην πληρώνεται ή να πληρώνεται πάντα αργά.

Η ταμειακή ροή είναι κρίσιμη για όλες τις εταιρείες και αν δεν παραμείνετε στην κορυφή των απαιτήσεων σας, τα πράγματα μπορούν να επιδεινωθούν γρήγορα. Μπορείτε πάντα να έχετε εξαιρέσεις σε αυτές τις οδηγίες. Το κλειδί είναι να έχετε ένα σύνολο διαδικασιών που ακολουθείτε με συνέπεια και οι εξαιρέσεις χορηγούνται μόνο όταν δικαιολογείται.

Μην φοβάστε να ζητήσετε τα χρήματα που είναι σωστά δικά σας και να αναστείλετε την παροχή υπηρεσιών ή προϊόντων έως ότου ληφθούν όλα τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια

Δείτε επίσης: Δωρεάν πρότυπα τιμολογίων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σωστά τώρα

Λάβετε ταχείες ενέργειες εάν παραβαίνετε

Τα στατιστικά στοιχεία των ερευνών που συντάχθηκαν εδώ και πολλά χρόνια από το Commercial Law League της Αμερικής δείχνουν ότι οι πιθανότητες συλλογής τιμολογίου μειώνονται περισσότερο από το ένα τοις εκατό την εβδομάδα μόλις λήξει.

Μέχρι τη στιγμή που το τιμολόγιο είναι 90 ημέρες παράνομο, υπάρχει ήδη 26% πιθανότητα να μην πληρώσει ποτέ. Μέχρι να περάσει επτά μήνες πριν, δεν υπάρχει πιθανότητα 50% να συγκεντρωθεί ποτέ.

Οι περισσότεροι οργανισμοί συλλογής λειτουργούν σε βάση έκτακτης ανάγκης-πληρώνετε μόνο αν συγκεντρωθούν.

Όταν ένας λογαριασμός χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή, τόσο πιο γρήγορα το μετατρέπετε σε μια αξιόπιστη αντιπροσωπεία εμπορικής συλλογής, η πολύ καλύτερη πιθανότητα να πάρετε κάτι αντί για τίποτα.