Επτά βήματα για την επιτυχή σχεδιασμό του έργου

Πρόσφατα έχω συμμετάσχει σε πολλές ομάδες έργων. Ορισμένες από αυτές τις εμπειρίες έχουν προκαλέσει την καθυστέρηση και την ανάλυση της διαδικασίας προγραμματισμού του έργου για να κατανοήσουμε πώς μπορεί να βελτιωθεί ο σχεδιασμός και η υλοποίηση της διαχείρισης του έργου.

Γιατί τα έργα που διαχειρίζονται ταλαντούχα άτομα καταλήγουν να καθυστερούν ή να μην ολοκληρωθούν; Γιατί οι ομάδες έργων μερικές φορές αισθάνονται ότι σκοπούν σε έναν κινούμενο στόχο; Θεωρώ ότι η έλλειψη σωστού σχεδιασμού ή η αδυναμία δημιουργίας μιας συστηματικής προσέγγισης μπορεί να είναι θανατηφόρα για τα έργα.

Τι είναι ο σχεδιασμός του έργου;

Ο σχεδιασμός του έργου είναι η διαδικασία καθορισμού των στόχων και του πεδίου εφαρμογής, των στόχων και των ορόσημων) και την ανάθεση καθηκόντων και δημοσιονομικών πόρων για κάθε βήμα. Ένα καλό σχέδιο είναι εύκολο να μοιραστεί με όλους τους εμπλεκόμενους, και είναι πολύ χρήσιμο όταν επανεξετάζεται τακτικά. Απλά περιγράφοντας ένα σχέδιο και ποτέ δεν το συζητάτε με την ομάδα σας και πάλι είναι μια καλή συνταγή για σπατάλη χρόνου και προσπάθειας.

Μπορείτε να σχεδιάσετε το έργο σας σε ένα απλό έγγραφο Google ή να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου. Το πλεονέκτημα της χρήσης λογισμικού διαχείρισης έργων είναι ότι συνήθως μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα και τα παραδοτέα σας σε ένα μέρος και μπορείτε να αποφύγετε την απώλεια σημαντικών συζητήσεων και αποφάσεων σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την αδράνεια. Με ένα εργαλείο όπως το Basecamp, για παράδειγμα, είναι εύκολο να παρακολουθείτε την πρόοδο και να παρακολουθείτε τις συνομιλίες και τα στοιχεία που απαιτούν συνεργασία με μερικούς διαφορετικούς ανθρώπους.

Εάν σκέφτεστε τη διαχείριση του έργου ως ένα ή μέσα σε μια γρήγορη εκκίνηση, μπορεί να φανεί όπως όλα παίρνουν πάρα πολύ χρόνο από την αρχή. Αλλά, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και πόρους εάν τεκμηριώσετε το σχέδιό σας από την αρχή και χρησιμοποιήστε το ως χάρτη πορείας για να κρατήσετε εσάς και την ομάδα σας σε καλό δρόμο.

Εδώ είναι επτά κλειδιά για την επιτυχή σχεδιασμό του έργου να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε.

1. Σκεφτείτε το σχέδιό σας ως χάρτης πορείας για τους ενδιαφερόμενους

Κάθε έργο χρειάζεται ένα χάρτη πορείας με σαφώς καθορισμένους στόχους που δεν θα πρέπει να αλλάξουν μετά την ολοκλήρωση της πρώτης φάσης του έργου. Όλοι οι ενδιαφερόμενοι που επωφελούνται από το αποτέλεσμα ή εμπλέκονται στην εκτέλεση του έργου πρέπει να ονομάζονται και οι ανάγκες τους να δηλώνονται κατά την αρχική διαδικασία σχεδιασμού του έργου

Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Ο υπεύθυνος έργου
• Ο "πελάτης" ο οποίος λαμβάνει τα παραδοτέα - αυτός μπορεί να είναι κάποιος στην ομάδα σας (εσωτερικός) ή ένας πραγματικός πελάτης πληρωμής.
• Η ομάδα ή οι υπεύθυνοι για οποιαδήποτε τακτική το σχέδιο.

Μην υποθέτετε ότι κατανοείτε αυτόματα τις ανάγκες και τους στόχους κάθε ενδιαφερόμενου. Πριν προχωρήσετε πολύ στην τεκμηρίωση του σχεδίου σας, μιλήστε σε αυτούς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πραγματικά το έργο και τις ικανότητες και τους πόρους του καθενός στην ομάδα.

2. Σπάστε το έργο σε μια λίστα παραδοτέων

Αναπτύξτε μια λίστα με όλα τα παραδοτέα. Αυτός ο κατάλογος θα πρέπει να αναλύσει το μεγαλύτερο έργο σε μικρότερα καθήκοντα που μπορούν να ανατεθούν σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας και θα πρέπει να συμπεριλάβετε εκτιμώμενες προθεσμίες που σχετίζονται με κάθε παραδοτέο ή έργο.

Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε και τεκμηριώνετε τη διαδικασία έγκρισης για κάθε παραδοτέο. Αν το σχέδιό σας είναι για έναν εξωτερικό πελάτη, βεβαιωθείτε ότι είστε σαφής στην εσωτερική διαδικασία έγκρισής του, ώστε να μην εκπλαγείτε από καθυστερήσεις ή να επιβραδύνετε με το να περάσετε από τις ανταγωνιστικές απόψεις.

3. Συζητήστε με την ομάδα σας

Εντοπίστε με όνομα όλα τα άτομα ή / και οργανισμούς που συμμετέχουν σε κάθε παραδοτέο ή έργο και περιγράψτε λεπτομερώς τις ευθύνες τους. Διαφορετικά, η κακή επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και καταστάσεις όπου τα μέλη της ομάδας μπορεί να χρειαστεί να επαναλάβουν την εργασία τους.

Κρατήστε μια συνάντηση kickoff για να μιλήσετε με την ομάδα σας για το σχέδιο επιδιώξεών σας. Ζητήστε τους να σας βοηθήσουν να σκεφτείτε τον καλύτερο τρόπο για να κάνετε τη δουλειά. Όχι μόνο αυτό θα σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί, θα σας βοηθήσουν να κάνετε το buy-in τους επειδή θα αισθάνονται περισσότερη κυριότητα στη διαδικασία. Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, όπως το Basecamp, μπορεί να σας βοηθήσει να κρατάτε όλους σε καλό δρόμο και να αποθηκεύετε έγγραφα και συνομιλίες σε ένα μόνο σημείο

Εάν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνείτε σχετικά με τα έργα, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια λύση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εισερχόμενων ομάδων που θα σας επιτρέψει να αντιστοιχίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται προσοχή που σχετίζεται με το έργο στα μέλη της ομάδας, ανάλογα με την περίπτωσή σας, αντί να προωθήσετε απεριόριστα τεράστια κουβέντα συζήτησης.. Εντοπισμός κινδύνων

Προσδιορίστε τους κινδύνους που ενέχει το έργο σας. Σκεφτείτε τι θα κάνετε εάν κάτι διαρκεί πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο ή εάν το κόστος καταλήγει πολύ περισσότερο από αυτό που αρχικά αναμενόταν

Δεν χρειάζεται να έχετε συγκεκριμένη πορεία δράσης για κάθε πιθανό αρνητικό αποτέλεσμα, αλλά πρέπει να περάσετε λίγο χρόνο με την ομάδα σας, σκέπτοντας τι μπορεί να πάει στραβά. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε όσα μπορείτε για να μετριάσετε αυτούς τους κινδύνους από την αρχή, αντί να σας παρασυρθούν αργότερα. Οι παράγοντες κινδύνου μπορούν επίσης να επηρεάσουν κάπως τον τρόπο με τον οποίο υπολογίζετε τον προϋπολογισμό σας.

5. Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό

Επισυνάπτεται στη λίστα των ορόσημων και των παραδοτέων θα πρέπει να είναι πληροφορίες σχετικά με το κόστος του έργου και τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό. Αντισταθείτε στην επιθυμία να εκχωρήσετε μεγάλα ποσά δολαρίων σε μεγάλα έργα χωρίς να προσδιορίσετε με ακρίβεια πώς πρόκειται να δαπανηθούν τα χρήματα. Αυτό θα βοηθήσει την ομάδα σας να καταλάβει τους πόρους με τους οποίους πρέπει να συνεργαστεί για να ολοκληρώσει τη δουλειά. Όταν ρυθμίζετε τον αρχικό προϋπολογισμό σας, αυτοί οι αριθμοί μπορεί να είναι εύρος και όχι απόλυτος.

Για ορισμένα στοιχεία, ίσως χρειαστεί να λάβετε αποσπάσματα από μερικούς διαφορετικούς προμηθευτές. Μπορεί να είναι χρήσιμο να τεκμηριώσετε συνοπτικά το συμφωνημένο πεδίο έργου στην τεκμηρίωση του προϋπολογισμού σας, σε περίπτωση που καταλήξετε να χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στο μεγαλύτερο έργο με βάση δημοσιονομικούς περιορισμούς ή αν ο πωλητής σας δεν παραδώσει ακριβώς αυτό που περιμένατε. > 6. Προσθήκη ορόσημων

Χρησιμοποιήστε τη λίστα παραδοτέων ως πλαίσιο για την προσθήκη ορόσημων και εργασιών που θα πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη του μεγαλύτερου στόχου. Καθορίστε εύλογες προθεσμίες, λαμβάνοντας υπόψη την παραγωγικότητα, τη διαθεσιμότητα και την αποτελεσματικότητα των μελών της ομάδας έργων.

Σκεφτείτε τα ορόσημα σας στο πλαίσιο SMART. Οι στόχοι σας πρέπει να είναι:

Ειδικοί:

Σαφής, συνοπτικός και γραπτός σε γλώσσα που μπορεί να καταλάβει ο καθένας.

• Μέτρηση: Χρήση αριθμών ή ποσοτικής γλώσσας. Αποφύγετε τις ασαφείς περιγραφές που αφήνουν την επιτυχία μέχρι την προσωπική, υποκειμενική ερμηνεία
• Αποδεκτές: Αποκτήστε buy-in από τους ενδιαφερόμενους για τους στόχους, τα ορόσημα και τα παραδοτέα σας.
• Realistic: αλλά δεν θέτουν στόχους που είναι αδύνατο να επιτευχθούν. Είναι απογοητευτικό για την ομάδα σας και για τους ενδιαφερόμενους και ενδέχεται τελικά να καθυστερήσει το έργο σας επειδή η πραγματοποίηση του αδύνατου συνήθως κοστίζει περισσότερο και διαρκεί περισσότερο.
• Χρονική βάση: Ορίστε συγκεκριμένες προθεσμίες. Αν πρέπει να αλλάξετε προθεσμίες που σχετίζονται με τα ορόσημα, τεκμηριώνετε πότε και γιατί κάνατε την αλλαγή. Αποφύγετε τις αλλαγές stealth-ή επεξεργαστείτε τις προθεσμίες χωρίς να ενημερώσετε την ομάδα σας και τους σχετικούς ενδιαφερόμενους.
• 7. Ορισμός οδηγιών αναφοράς προόδου Αυτές μπορεί να είναι μηνιαίες, εβδομαδιαίες ή ημερήσιες αναφορές. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να δημιουργηθεί ένας χώρος εργασίας συνεργασίας για το έργο σας στο διαδίκτυο ή εκτός σύνδεσης, όπου όλα τα μέρη μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας-εγγράφου πόσο συχνά θα ενημερώνετε τους ενδιαφερόμενους για την πρόοδο και τον τρόπο με τον οποίο θα μοιράζεστε πληροφορίες - όπως σε εβδομαδιαία σύσκεψη ή καθημερινό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο που ορίσατε όταν προσδιορίσατε τα ορόσημα σας καθοδηγήστε τις αναφορές σας. Προσπαθήστε να μην αναδημιουργήσετε τυχόν τροχούς ή να χάσετε χρόνο δημιουργώντας νέες αναφορές κάθε φορά που χρειάζεται να επικοινωνήσετε με την πρόοδο. Λάβετε υπόψη ότι η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου όπως το Basecamp μπορεί να κρατήσει τα ενδιαφερόμενα μέρη στον βρόχο χωρίς να γεμίσει τα εισερχόμενά σας ή να χάσει συνομιλίες σε μακρές συνομιλίες Slack.

Το μυστικό για τον αποτελεσματικό προγραμματισμό και διαχείριση έργων παραμένει οργανωμένο και επικοινωνεί καλά με ομάδα και τους ενδιαφερόμενους. Είτε αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου είτε όχι, σκεφτείτε πού και πώς αποθηκεύετε όλα τα υλικά και τους πόρους που σχετίζονται με το έργο σας-κρατήστε τα πάντα σε ένα μέρος, αν μπορείτε. Καλή τύχη!