Διαχείριση κινδύνων για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς: 10 τρόποι για την άμβλυνση της απάτης

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί μπορεί να έχουν την καρδιά τους στη σωστή θέση, αλλά, όπως κάθε οργάνωση που εκτελεί νομισματικές συναλλαγές, ο κίνδυνος απάτης είναι πάντα παρούσα. Η Kelly και η Owns, LLC, εκτιμούσαν το 2008 84 δισ. Δολάρια εγχώριας απάτης, η πιο συχνά αναφερόμενη αιτία είναι η έλλειψη εσωτερικών ελέγχων. Από τις εκκλησίες έως τις φιλανθρωπικές οργανώσεις, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να λάβουν τις κατάλληλες προφυλάξεις για να προστατευθούν από τα διεφθαρμένα άτομα και την άψογη διαχείριση. Έχουμε περιγράψει 10 τεχνικές για τη μείωση του κινδύνου απάτης σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Παρόλο που το άρθρο αυτό παρέχει μια σταθερή εισαγωγή στο μετριασμό της απάτης, σας παροτρύνουμε να επενδύσετε ένα σημαντικό μέρος του χρόνου στην έρευνα αυτής της κρίσιμης πτυχής του μη κερδοσκοπικού τομέα.

1. Οδηγείστε με παράδειγμα

Μια από τις πιο απλές τεχνικές διαχείρισης που μπορεί να χρησιμοποιήσει είναι να καταστήσει σαφείς τους ηθικούς παράγοντες της οργάνωσης. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: άμεσα και έμμεσα. Απευθυνθείτε απευθείας στο ζήτημα με την ενσωμάτωση του μετριασμού της απάτης στην κατάρτιση των εργαζομένων. Καταστήστε σαφές ότι αυτή η συμπεριφορά θα παρακολουθείται στενά, οι δράστες θα διώκονται πλήρως στο νόμο. Ενισχύστε έμμεσα αυτό το μήνυμα μέσω διαχειριστικού παραδείγματος. Οι ηγέτες της οργάνωσης θα πρέπει να επιδεικνύουν συνεχή ειλικρίνεια και επαγρύπνηση στην ανίχνευση και πειθαρχία της απαράδεκτης συμπεριφοράς. Μην μετατρέπετε την οργάνωσή σας σε παρανοϊκό, κατηγορηματικό καθεστώς, αλλά οι εργαζόμενοι και οι εθελοντές γνωρίζουν, σταθερά και ευγενικά, ότι παρακολουθούνται.

2. Διαίρεση και κατάκτηση

Υπάρχει ασφάλεια σε αριθμούς. Ενώ αυτή η διαθήκη συνήθως υποδηλώνει προστασία έναντι εχθρικών εξωτερικών δυνάμεων, είναι εξίσου εφαρμόσιμη στην ανίχνευση απειλών από μέσα. Αυτή είναι μια βασική γενική κατευθυντήρια γραμμή που πρέπει να έχετε κατά νου όταν δημιουργείτε ελέγχους σε κάθε επίπεδο του οργανισμού. Η κατανομή των καθηκόντων με τέτοιο τρόπο τα χρήματα πρέπει να αντιμετωπίζονται και να παρακολουθούνται από πολλαπλά άτομα. Ένα μόνο άτομο που ενεργεί μόνο του είναι λιγότερο πιθανό να επιχειρήσει απάτη όταν άλλοι συμμετέχουν σε μια συναλλαγή. Για παράδειγμα, μετά από μια εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων, θα ήταν κακή πρακτική η ανάθεση ενός ατόμου στην καταμέτρηση, την καταγραφή και την κατάθεση δωρεών μετρητών.

3. Ενισχύστε τον τραπεζικό σας λογαριασμό

Τα χρήματα στην τράπεζα μπορεί να μην είναι τόσο φυλασσόμενα όσο θα έπρεπε. Περιορίστε σοβαρά την πρόσβαση στα κεφάλαια, λαμβάνοντας μερικές απλές προφυλάξεις. Πρώτα απ 'όλα, μην χρησιμοποιείτε χρεωστική κάρτα. Οι χρεωστικές εγγυήσεις είναι περιορισμένες και τα χρήματα που λείπουν μπορεί να είναι δύσκολο να ανακτηθούν. Και δεύτερον, ορίστε το λογαριασμό σας για να απαγορεύσετε τις αναλήψεις μετρητών. Τα μετρητά είναι μια ολισθηρή ουσία. Οι αποσύρσεις θα πρέπει να υποβάλλονται υπό τη μορφή επιταγής προς τον λογιστή. Αυτό προσθέτει ένα επιπλέον βήμα, καθιστώντας τις αναλήψεις πιο εύκολη στην παρακολούθηση και τον έλεγχο.

4. Εξαιρετική λογιστική

Κάθε οργανισμός χρειάζεται ένα προσεκτικά και λεπτομερώς τεκμηριωμένο λογιστικό σύστημα. Αυτός είναι ίσως ο ευκολότερος τρόπος για τον εντοπισμό ύποπτης δραστηριότητας. Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος απλά σημαίνει καταγραφή όλων. Τυποποιήστε ένα μέσο καταγραφής κάθε νομισματικής συναλλαγής, ανεξάρτητα από το πόσο μικρό. Καταγράψτε ποιος κάνει τι και πότε. Στο παράδειγμα της δωρεάς χρημάτων, παρακολουθείτε ποιος συλλέγει τα χρήματα, ποιος μετρά τα χρήματα, ποιος σχετικά με υπολογίζει τα χρήματα, ο οποίος καταθέτει τα χρήματα και ούτω καθεξής. Ρυθμίστε σαφείς διαδρομές χαρτιού που είναι εύκολο να ακολουθήσετε πίσω στην πηγή. Ανάλογα με την κλίμακα της επιχείρησής σας, μπορεί να μην είναι κακή ιδέα να προσλάβετε έναν μη κερδοσκοπικό εμπειρογνώμονα λογιστικής.

5. Χρησιμοποιώντας μια πιστωτική κάρτα

Ο οργανισμός σας θα επωφεληθεί πιθανώς από τη χρήση επιχειρηματικής πιστωτικής κάρτας. Τα μετρητά και οι έλεγχοι δεν είναι πάντα πρακτικοί και, όπως προαναφέρθηκε, οι χρεωστικές κάρτες δεν είναι καλή ιδέα. Η πίστωση έχει καλύτερες προφυλάξεις και δεν θα αποβάλει τα χρήματά σας σε περίπτωση απάτης. Το κλειδί στη χρήση μιας πιστωτικής κάρτας είναι η διατήρηση αποδείξεων. Για κάθε αγορά, φροντίστε να προμηθευτείτε, να τεκμηριώσετε και να καταθέσετε μια απόδειξη. Στο τέλος κάθε περιόδου χρέωσης, ελέγξτε τις αποδείξεις διπλής επιταγής και βεβαιωθείτε ότι οι συνολικές χρεώσεις ανέρχονται στο ποσό της δήλωσής σας.

6. Έλεγχος των εργαζομένων

Η συγκέντρωση μιας αξιόπιστης ομάδας είναι προφανής. Αυτό θα περιλαμβάνει την εκτέλεση ελέγχων υπόβαθρου σε ενδεχόμενες προσλήψεις. Μάθετε μπροστά αν ο αιτών έχει ιστορικό παραπτώματος. Κάτι τέτοιο μπορεί να σας εξοικονομήσει έναν κόσμο προβλημάτων. Επίσης, ζητήστε αναφορές και επικοινωνήστε μαζί τους. Εάν λίγες αξιόπιστες πηγές μπορούν να εγγυηθούν τον αιτούντα, αυτό είναι ένα καλό ξεκίνημα. Χρησιμοποιήστε χρόνο συνέντευξης για την αντιμετώπιση ζητημάτων απάτης. Μπορείτε να πάρετε μια ανάγνωση του χαρακτήρα του αιτούντα μέσω απλής συνομιλίας. Περπατήστε τον / της μέσω υποθετικών σεναρίων σχετικά με την απάτη. Αυτό θα σας ενημερώσει για τη διαδικασία σκέψης του αιτούντος μαζί με την αποστολή του μηνύματος ότι ο οργανισμός σας λαμβάνει αυτά τα θέματα σοβαρά.

7. Ορίστε έναν προϋπολογισμό

Δεν μπορείτε να πάρετε πολύ πιο βασικό από αυτό. Ορίστε έναν προϋπολογισμό και επιμείνετε σε αυτό. Αυτός είναι ένας τρόπος να γνωρίζουμε πού θα φτάσουν τα χρήματά σας προτού να πάει πραγματικά εκεί. Δημιουργώντας προσδοκίες, μπορείτε να δείτε πού πρέπει να πάνε τα χρήματά σας και να τα συγκρίνετε με την πραγματικότητα της κατάστασης. Ο προϋπολογισμός θα βοηθήσει στην αποφυγή υπερβολικών δαπανών. Θα ξέρετε πόσα χρήματα πρέπει να αφιερώσετε σε κάθε κατηγορία και να είστε σε θέση να αναγνωρίσετε καλύτερα τις αποκλίσεις. Είναι πιθανόν ότι θα χρειαστεί να προσαρμόσετε τον προϋπολογισμό σας καθώς ο χρόνος φθάνει. Είναι εντάξει. Αλλά ανεξάρτητα από την προβλεψιμότητα των μελλοντικών περιουσιακών στοιχείων, συνεχίστε πάντα με έναν προϋπολογισμό που βασίζεται στις καλύτερες εκτιμήσεις σας.

8. Έλεγχοι

Οι περιοδικοί έλεγχοι έκτακτης ανάγκης θα βοηθήσουν στην επαλήθευση των οικονομικών του οργανισμού. Παρόλο που δεν εκτελούνται με αποκλειστικό σκοπό την ανίχνευση της απάτης, οι έλεγχοι χρησιμεύουν για την αναθεώρηση της ροής των χρημάτων.Όλοι οι οργανισμοί δεν θα μπορούν να αντέξουν οικονομικά έναν έλεγχο. Εάν συμβαίνει αυτό, χρησιμοποιήστε ένα εναλλακτικό εξωτερικό μέρος για να ελέγξετε τα λογιστικά στοιχεία και το ιστορικό συναλλαγών. Ένα εξωτερικό συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να λειτουργήσει ως ένα πολύ αναγκαίο δεύτερο σύνολο ματιών και να βοηθήσει στην ανίχνευση παραλείψεων. Εκτός από την ανίχνευση της απάτης, τέτοιες αναθεωρήσεις διπλασιάζονται ως προληπτικά μέτρα, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι ο οργανισμός παρακολουθεί ενεργά τα λάθη.

9. Υπογραφές σχετικά με τους ελέγχους

Η απαίτηση δύο υπογραφών σε επιταγές γραμμένες στο όνομα του οργανισμού θα εξασφαλίσει ότι τουλάχιστον δύο άτομα έχουν ελέγξει και εγκρίνει τη συναλλαγή. Και πάλι, αυτό πηγαίνει πίσω στη διαίρεση της εργασίας και στην αύξηση του αριθμού των ανθρώπων που είναι απαραίτητοι για την ολοκλήρωση μιας συναλλαγής. Αν επιτρέπεται σε ένα άτομο να γράψει επιταγές χωρίς επίβλεψη, η πόρτα για απάτη είναι ευρέως ανοιχτή. Επίσης, πρέπει να αποφεύγονται άδειοι έλεγχοι όποτε είναι δυνατόν.

10. Μετρητά μετρητών

Η μείωση της απάτης συμβαίνει σε όλα τα επίπεδα των οικονομικών του μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Οι περισσότεροι οργανισμοί διατηρούν μια μικρή ποσότητα μετρητών για μικρές, συχνά απρόβλεπτες συναλλαγές. Μην κάνετε το λάθος να χάσετε την αίσθηση του πόσο μικρά μετρητά ξοδεύονται. Ναι, είναι συνήθως προορίζεται για miscellany, αλλά, όπως έρχεται με τη μορφή των λογαριασμών δολαρίων, μικρά μετρητά είναι εύκολο να καταχραστούν. Κρατήστε τις αποδείξεις και διατηρήστε μια σφιχτή καταγραφή των δαπανών. Ο προσεκτικός έλεγχος των μικρών συναλλαγών θα αποτρέψει την απάτη σε υψηλότερα, πιο επιζήμια επίπεδα.