Οι τριπλοί περιορισμοί των έργων και η υλοποίηση

Ας το παραδεχτούμε - ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής μικρής επιχείρησης, είστε ουσιαστικά ένας διαχειριστής έργου. Σπάνια μπορείτε να εστιάσετε στην ειδικότητά σας. Μπορείτε να κατευθύνετε το έργο των άλλων, να κάνετε τις μεγάλες αποφάσεις, να χειρίζεστε πιθανότατα τη διαδικασία υποβολής προσφορών και προτάσεων και να ολοκληρώνετε πολλές άλλες καθημερινές εργασίες μόνο για να διατηρήσετε τα πράγματα σε λειτουργία. Έτσι, μερικές βασικές έννοιες διαχείρισης έργου μπορούν να σας βοηθήσουν σε κρίσιμες επιχειρηματικές αποφάσεις και προτάσεις.

Η διαχείριση του έργου λειτουργεί σε μια ευαίσθητη ισορροπία αυτού που ονομάζω Trifecta of Project Management:

• Ποιότητα: Το επίπεδο αριστείας του προϊόντος, αν ανταποκρίνεται ή υπερβαίνει τις προσδοκίες / προδιαγραφές
• Κόστος: Το χρηματικό ποσό που χρειάζεται για την παραγωγή του εν λόγω προϊόντος (τόσο το ύψος των υλικών για τη δημιουργία του κόστους του προϊόντος όσο και τα χρήματα που χρειάζονται
• Χρόνος: Ο χρόνος που απαιτείται για τη δημιουργία του προϊόντος που προστέθηκε με το χρόνο που θα χρειαστεί για να το παραδώσει

Ας δούμε ένα φανταστικό σενάριο. Ας υποθέσετε ότι έχετε μια εταιρεία μάρκετινγκ και γραφιστικής που μόλις πήρε έναν πελάτη που χρειάζεται διαφημιστικά φυλλάδια για μια επερχόμενη εμπορική έκθεση. Αν κοιτάξετε το έργο μέσω του μοντέλου των τριπλών περιορισμών, θα πρέπει να συνεργαστείτε με τον πελάτη σας σε ένα σχέδιο που καθορίζει σαφώς την αναμενόμενη ποιότητα, σε σχέση με το χρόνο που αναμένετε να δαπανήσετε για αυτό, την προσδοκία τους για ημερομηνία ολοκλήρωσης και το κόστος, συμπεριλαμβανομένων πρόσθετων εξόδων και άλλων παρόμοιων στοιχείων κόστους. Συχνά, ο σχεδιασμός ενός έργου δεν είναι μια σκληρή επιστήμη. Τα πράγματα συμβαίνουν και τα χρονοδιαγράμματα ή τα κόστη πρέπει να αλλάξουν λίγο. Απλώς χτίστε σε κάποια καθυστέρηση στο χρονοδιάγραμμα και κάποια ευελιξία στο κόστος. Στη συνέχεια διαχειριστείτε καθώς πηγαίνετε. Διαβάστε παρακάτω για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις εκτιμήσεις που πρέπει να κάνετε για κάθε πτυχή του μοντέλου των τριπλών περιορισμών για τα έργα.

Ποιότητα

Από την αρχή, μιλήστε με τους πελάτες σας σχετικά με τις ανάγκες σε σχέση με το κόστος και το χρόνο. Γράψτε ακριβώς τι είναι αυτό που θέλουν και τι είναι και δεν είναι πρόθυμοι να συμβιβαστούν σε σχέση με την ποιότητα. Λάβετε υπόψη ότι τόσο στο τέλος όσο και στο τέλος του πελάτη, είναι εύκολο να παρασυρθούμε με την επιθυμία να βελτιώσουμε τα προϊόντα και να κάνουμε αλλαγές. Αυτό, ενώ θα μπορούσε ενδεχομένως να κάνει ένα καλύτερο προϊόν, θα μπορούσε επίσης γρήγορα να ξεφύγει από τον έλεγχο. Θα μπορούσατε να βρεθείτε έξω από το χρόνο και τα χρήματα με ένα ημιτελές προϊόν. Θα ήταν πιο σκόπιμο να δημιουργηθεί ένα προϊόν που θα λειτουργήσει και να το κάνει επίσης εντός χρονικού και οικονομικού προϋπολογισμού από ό, τι για το προηγούμενο σενάριο. Μπορεί να είναι σκόπιμο να ορίσετε ένα "προϋπολογισμό μαξιλαριού" σε περίπτωση εμφάνισης αυτού του γεγονότος.

Κόστος

Όταν μιλάτε για το κόστος, προσέξτε τις σταθερές τιμές. Συχνά (λόγω της ποιοτικής σπείρας που συζητήθηκε νωρίτερα), τα πάγια έξοδα μπορούν πραγματικά να αντισταθμίσουν τον παραγωγό, κοστίζοντας περισσότερο από ό, τι σκόπευαν. Αντ 'αυτού, να τους δώσουν ένα ελάχιστο και ένα μέγιστο που είναι πρόθυμοι να πληρώσουν. Στη συνέχεια, πηγαίνετε για το ελάχιστο. Πιθανότατα, ακόμη και αν στοχεύσετε στο ελάχιστο, θα καταλήξετε σε έναν αριθμό πιο κοντά στο μέγιστο. (Αυτό πηγαίνει πίσω στην ιδέα ενός προϋπολογισμού μαξιλάρι).

Πρόγραμμα

Ο προγραμματισμός μπορεί να είναι απογοητευτικός και κουραστική. Ωστόσο, μπορεί πραγματικά να σας αποπληρώσει μακροπρόθεσμα. Ορίστε ημερομηνίες για κάθε επίπεδο παραγωγής, όταν αναμένετε να έχετε κάνει ορισμένες πτυχές του έργου. Κατανοήστε ότι οι προθεσμίες παραγωγής δεν μπορούν και δεν θα ικανοποιηθούν πάντα, έτσι και πάλι με την ιδέα του προϋπολογισμού για τα μαξιλάρια, βεβαιωθείτε ότι οι προθεσμίες σας είναι τουλάχιστον λίγες ημέρες μετά την πραγματική ανάγκη να τηρηθεί η προθεσμία

Για περισσότερες πληροφορίες …

Εάν υλοποιήσετε αυτές τις ιδέες, γνωρίζοντας ότι το trifecta λειτουργεί ως σύστημα ελέγχου και ισορροπίας, τότε θα είστε σε θέση να παράγετε εργαλεία που να μπορούν να λειτουργήσουν αποτελεσματικά και εντός προϋπολογισμού. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα βασικά στοιχεία διαχείρισης έργων, παρουσιάζονται μερικοί μεγάλοι πόροι:

• PMI.org - Κεντρικά γραφεία για όλα τα πράγματα διαχείριση έργου.
• Wiki για τη Διαχείριση Έργων - Ένα εξαιρετικό εισαγωγικό άρθρο σχετικά με τις έννοιες και τις προσεγγίσεις διαχείρισης έργων
• Triangle Management Project - Μια διεξοδικότερη συζήτηση για το μοντέλο των τριπλών περιορισμών.