Το τιμολόγιό σας απορρίφθηκε: Οι κορυφαίες 8 συμβουλές για την τιμολόγηση εταιρειών

Το κλείσιμο μιας συμφωνίας με μια επιχείρηση ή έναν εταιρικό πελάτη αποτελεί σημαντική ώθηση για κάθε επιχείρηση, μικρή και μεγάλη., είναι ένα άλλο πράγμα εξ ολοκλήρου.

Μπορεί να πάει τόσο ομαλά όσο ελπίζατε, ή να καταλήξετε σε μια συνολική χάος. Όλα εξαρτώνται από τον τρόπο τιμολόγησης των πελατών σας. Μόλις ληφθεί και καταγραφεί, το τιμολόγιο ενεργοποιεί μια σειρά διαδικασιών που έχουν ως αποτέλεσμα τα χρήματα να χρεώνουν τον λογαριασμό σας - εκτός και αν κάτι πάει στραβά.

Το κλειδί για την έγκαιρη εκκαθάριση των τιμολογίων σας έγκειται στις λεπτομέρειες. Οι παρακάτω συμβουλές προέρχονται από τα δύο χρόνια μου στους λογαριασμούς πληρωτέους και τους λογαριασμούς εισπρακτέους, και μετά από αυτούς θα σας εξοικονομήσει χρόνο, χρήματα και μια μεγάλη πίεση.

Δείτε επίσης: Τι είναι πληρωτέοι λογαριασμοί; Μετρήσεις σε ένα λεπτό

1. Μάθετε πού τα τιμολόγιά σας πραγματικά διακινούν

Ενώ ασχολείστε με μεγάλες εταιρείες, πρέπει να έχετε κατά νου ότι οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι μια από τις πρώτες διαδικασίες που θα ανατεθούν και αυτοματοποιηθούν. Και όπου υπάρχει αυτοματοποίηση, η ανοχή για λάθος είναι δίπλα σε κανένα. Αυτό ισχύει και για τα τιμολόγιά σας.

Αυτό σημαίνει ότι κάποιος που βρίσκεται σε διαφορετική χώρα (και μάλιστα μια διαφορετική ζώνη ώρας) πιθανότατα καταγράφει τα τιμολόγιά σας. Είτε πρόκειται για ένα τρίτο μέρος είτε για ένα κοινό κέντρο εξυπηρέτησης, τα πρότυπα ποιότητας είναι αυστηρά. Δεν θα διστάσουν να απορρίψουν ένα τιμολόγιο, ειδικά από έναν μικρό πωλητή, με την παραμικρή υποψία ότι κάτι είναι κλειστό. Αυτό που μπορεί να σας φανεί σαν μια ασήμαντη λεπτομέρεια θα μπορούσε στην πραγματικότητα να προκαλέσει σοβαρές επιπτώσεις στον εξωτερικό συνεργάτη σε περίπτωση ελέγχου.

Επιπλέον, το AP λειτουργεί με μεγάλο όγκο εγγράφων και κάθε ένα από αυτά αξιολογείται πολύ γρήγορα. Δεν υπάρχει χρόνος να αναλύσουμε λεπτομερώς κάθε τιμολόγιο - είτε είναι σωστό είτε όχι, και αυτό είναι. Βεβαιωθείτε ότι τα τιμολόγιά σας είναι αποδεκτά και εγκρίνονται αμέσως. Πως? Λοιπόν, συμμορφώνοντας!

2. Να το καρφώ από την αρχή

Η πλειονότητα των ζητημάτων πληρωμής που έχω δει θα μπορούσε εύκολα να αποφευχθεί απλά ακολουθώντας τις απαιτήσεις χρέωσης του πελάτη. Όσο περισσότεροι άνθρωποι εμπλέκονται στη ρύθμιση της συμφωνίας, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να χάνουν αυτές τις πληροφορίες.

Οι εκπρόσωποι πωλήσεων είναι συχνά αυτοί που λαμβάνουν τις οδηγίες τιμολόγησης, αλλά καθώς εστιάζουν περισσότερο στην εξασφάλιση νέων πελατών, τείνουν να παραμελούν τις διατυπώσεις που ακολουθούν.

Βεβαιωθείτε ότι οι πωλήσεις και οι χρεώσεις σας είναι στην ίδια σελίδα. Μην περιμένετε μέχρι να περάσει το τιμολόγιο, για να βεβαιωθείτε ότι έχει εκδοθεί σωστά.

Δείτε επίσης: Πότε λειτουργεί η τιμολογιακή χρηματοδότηση;

3. Διατηρήστε τα τιμολόγιά σας ευανάγνωστα

Είτε στέλνετε ηλεκτρονικά είτε χρεόγραφα, πιθανότατα σαρώνονται από την αρχή και οδηγούνται σε λογισμικό ανάγνωσης τιμολογίου. Ο λογαριασμός AP επαληθεύει τα επόμενα.

Σε αυτό το σημείο μπορεί να πάει πολλά πράγματα. Πρώτα απ 'όλα, αυτές οι εφαρμογές δεν είναι καλές στην ανάγνωση του χρώματος. Ίσως μπείτε στον πειρασμό να προσθέσετε διαφορετικά χρώματα στα τιμολόγιά σας, αλλά είναι καλύτερο να τα κρατάτε απλά. Έχοντας όλο το κείμενο και τους αριθμούς σε μαύρο είναι απαραίτητο.

Επιπλέον, μην σαρώσετε τα τιμολόγια μόνοι σας - η προκύπτουσα εικόνα στο σύστημα του πελάτη είναι βέβαιο ότι δεν μπορεί να διαβαστεί. Ο σωστός τρόπος για να προχωρήσετε είναι να δημιουργήσετε ένα PDF.

Δεύτερον, βεβαιωθείτε ότι ξεχωρίζουν τα βασικά στοιχεία (ημερομηνία τιμολόγησης, ημερομηνία λήξης, αριθμός, αριθμός PO, όνομα εταιρείας και διεύθυνση, ποσά και φορολογικοί συντελεστές). Πρέπει να είναι εύκολο να εντοπιστούν με μια πρώτη ματιά. Διαφορετικά, το τιμολόγιο θα μπορούσε να απορριφθεί αμέσως, ακόμα και αν υπάρχουν πραγματικά πληροφορίες.

4. Σχεδιάστε τη σωστή οντότητα

Όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία, τόσο περισσότερες οντότητες είναι πιθανό να έχει. Εκτός εάν η φόρμα παραγγελίας δηλώνει διαφορετικά, τιμολογήστε τη μονάδα στην οποία πράγματι συνεργάζεστε.

Πολλοί προμηθευτές τείνουν να απευθύνονται στα τιμολόγιά τους στα κεντρικά γραφεία των εταιρειών όταν αμφιβάλλουν για τη σωστή διεύθυνση χρέωσης. Το AP σίγουρα θα τα απορρίψει και θα σας ζητήσει να στείλετε ξανά το έγγραφο με διορθωμένα στοιχεία.

Επιπλέον, μην συντομεύετε ποτέ το όνομα της εταιρείας ή τη διεύθυνσή της. Ορισμένες χώρες (η Σιγκαπούρη, για παράδειγμα) έχουν πολύ αυστηρούς κανονισμούς σχετικά με αυτό και το AP μπορεί να μην δέχεται τιμολόγια με συντομογραφίες ή ελλείποντα στοιχεία.

Αυτό ίσως ακούγεται παράλογο, αλλά μερικές φορές έπρεπε να απορρίψω τιμολόγια που είχαν λάθος αριθμό δαπέδου ή δρόμου στη διεύθυνση του πελάτη. Χρησιμοποιήστε ακριβώς αυτό που σας παρέχεται από τον συνεργάτη σας.

Δείτε επίσης: Πώς να προβλέψετε ταμειακή ροή

5. Σεβόμαστε την εντολή αγοράς

Οι πελάτες σας πιθανότατα θα χρειαστούν έναν αριθμό παραγγελίας (ή "PO") στο τιμολόγιό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαληθεύσει αν συμβαίνει αυτό και ότι συμμορφώνεστε με όλες τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην PO.

Το PO είναι αυτό που ψάχνει το AP για πρώτη φορά καθώς τα τιμολόγια βιβλίων χρησιμοποιούν αυτόν τον αριθμό. Εάν δεν υπάρχει ή είναι δύσκολο να εντοπιστεί, το τιμολόγιο θα μπορούσε να απορριφθεί και να χάσει την προβλεπόμενη πληρωμή. Παρακολουθήστε την οικονομική περίοδο που καλύπτει η PO και τα διαθέσιμα μετρητά. Η αποστολή ενός τιμολογίου με μια ξεχασμένη ή εκτός χρημάτων είναι βέβαιο ότι θα καθυστερήσει η πληρωμή κατά ημέρες, αν όχι εβδομάδες. Αυτό είναι ιδιαίτερα προβληματικό κατά τη μετάβαση από ένα οικονομικό έτος / τρίμηνο σε ένα άλλο.

Είναι επίσης μια καλή πρακτική να διατηρείται μία PO ανά τιμολόγιο. Μπορεί να φαίνεται πιο βολικό να συμπεριληφθούν πολλές ΟΠ σε ένα έγγραφο, αλλά θα δυσκολευτεί να κλείσει το AP, ειδικά όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με ένα από αυτά.

6. Λογαριασμός στο σωστό νόμισμα

Η ασυμφωνία νομίσματος είναι ένας άλλος κοινός λόγος για τις καθυστερημένες πληρωμές, ειδικά όταν κάνετε συναλλαγές με ξένους φορείς. Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν αντιμετωπίζετε τέτοια προβλήματα.

Ορισμένες χώρες, όπως η Ινδία, καθιστούν εξαιρετικά δύσκολη την επεξεργασία τραπεζικών εμβασμάτων σε ξένα νομίσματα. Έχω δει πληρωμές να σέρνονται για μήνες, λόγω αυτού, να επιλύονται μόνο με την έκδοση νέας παραγγελίας.

Σε περίπτωση που τιμολογείτε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το τοπικό, ίσως χρειαστεί να δώσετε και το εγχώριο ισοδύναμο του ποσά στο τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένων και χωρίς φόρους.

Δείτε επίσης: Οι 7 βασικές μετρήσεις Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να παρακολουθεί

7. Αναθεωρήστε τακτικά το βιβλίο διευθύνσεών σας

Η ενημέρωση των επαφών σας είναι εξαιρετικά σημαντική, ειδικά όταν δεν τιμολογείτε συχνά τους πελάτες σας. Μεγάλες εταιρείες βελτιώνουν πάντα τις διαδικασίες τους και τα συστήματα διαχείρισης δεδομένων, που συχνά οδηγούν σε αλλαγή των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συνήθως, το γνωστοποιούν εκ των προτέρων, αλλά τα αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσαν εύκολα να χαθούν στα εισερχόμενά σας ή να φιλτραριστούν ως ανεπιθύμητα. Εάν στέλνετε τιμολόγια σε προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια γενική διεύθυνση χρηματοδότησης ή λογιστικής στο CC. Οι άνθρωποι έρχονται και πηγαίνουν, οπότε μην κάνετε το λάθος να φτάσετε σε κάποιον που δεν είναι πλέον με την εταιρεία.

Οι AP λογιστές ίσως να μην ελέγχουν τα εισερχόμενά τους όσο συχνά θέλουν. Η υποβολή των τιμολογίων σας μέσω γενικών καναλιών θα διασφαλίσει ότι θα αντιμετωπιστούν εντός του κανονικού χρονικού πλαισίου.

8. Συνεχίστε με ένα χαμόγελο

Όποτε ακολουθείτε το AP σχετικά με το τιμολόγιο που απορρίφθηκε ή μια καθυστέρηση πληρωμής, η φιλικότητα θα είναι πολύ μακριά. Φυσικά, έχετε το δικαίωμα να απαιτήσετε τα χρήματα εγκαίρως, αλλά η λήψη ενός αρνητικού ήχου με έναν υπάλληλο AP δεν θα βοηθήσει.

Το ζήτημα δεν είναι πιθανώς δικό του λάθος. Είναι πολύ πιο πιθανό να πάτε ένα επιπλέον μίλι για εσάς εάν δείξετε ενσυναίσθηση και καλοσύνη. Η δουλειά τους είναι εξαιρετικά κοσμική, οπότε η αντιμετώπισή τους ως ανθρώπων και όχι ως μηχανές θα λειτουργήσει υπέρ σας.